L’Appel d’Urgence de Caritas est la deuxième phase d’urgence et réhabilitation préparée par les organisations membres (OM) de Caritas étant opérationnels en Haïti comme réponse au tremblement de terre dévastateur du 12 janvier 2010. Cinq OM de Caritas sont inclus dans l’Appel et recherchent des fonds pour leurs programmes qui entrent dans une stratégie commune pour la réhabilitation d’Haïti. L’Appel est conçu de telle sorte que les fonds non désignés soient centralisés dans un compte géré par le Comité de Coordination de Caritas . Les décisions de financement se feront par le Comité selon les critères prédéfinis et les fonds déboursés en conséquence. Un/e Officier est cherché(e) pour gérer et faire le suivi des fonds d’EA tout en fournissant également des conseils et le suivi des partenaires qui reçoivent des fonds. Cette personne sera un directeur financier qualifié avec l’expérience considérable dans les ONG et le secteur humanitaire.

• Gérer le compte commun des fonds de l’Appel d’Urgence non affectés ;

• Passer en revue les budgets de projets proposés pour financement et fournir un avis financier aux membres du comité pour coordination;

• Appuyer les partenaires d’EA à développer et finaliser leur budgets selon les fonds reçus et la période d’appel (1 mai 2010 au 30 avril 2011) et détailler les notes du budget ;

• Faire un suivi périodique de la capacité des partenaires à enregistrer et justifier toutes les transactions ;

• Vérifier les besoins d’argent de partenaires et développer un calendrier de déboursement des fonds pour le projet selon un budget détaillé et les accords ;

• Vérifier que les bons de transfert sont bien complétés et corrects ;

• Suivre les rapports financiers des partenaires par rapport aux budgets approuvés sur une base trimestrielle, ou selon les exigences du bailleur (celui qui est plus fréquent) ;

• Organiser et faire des inventaires des ressources matérielles de projets achetés avec les fonds d’EA sur une base biannuelle ;

• Assister les partenaires dans la liquidation des avances pour assurer qu’ils sont faits à temps et en conformité avec les principes comptables convenus et règles du bailleur ;

• Documenter et classer toutes les liquidations de partenaires en mentionnant les dépenses rejetées et les améliorations à faire ;

• Maintenir un registre des partenaires qui détaille leurs avances reçues, liquidations faites et reliquats de fonds ;

• Développer des outils de finance pour faciliter et améliorer le suivi des dépenses et liquidations des projets ;

• Assurer que tous les partenaires ont un système de contrôle de présence de personnel et des heures de travail et les processus d’achat et sélection des fournisseurs ;

• Gestion des finances du Secrétariat et préparer les rapports financiers selon le calendrier de rapportage d’EA;

• Etre capable à tout moment de fournir une mise à jour sur les fonds reçus et déboursés d’EA ;

• Travailler avec le Responsable Financier de Caritas International à Rome pour la préparation du rapport global des fonds d’EA ;

• Fournir des informations aux bailleurs comme demandé ;

Gestion des Accords des Partenaires et Assurer la Conformité :

• Assister dans la préparation des accords avec les partenaires de projets approuvés, surtout les termes et conditions de financement et la préparation d’un calendrier des avances de fonds;

• Suivre tous les accords et budgets des partenaires et assurer la conformité avec les bailleurs de fond ;

• Assister les partenaires dans l’établissement des rapports financiers intérimaire et final comme demandé ;

• Former les partenaires sur les politiques et procédures financières des bailleurs;

• Faire d’autres formations en matière financière pour les partenaires si nécessaire et demandé (renforcement de la gestion des financements, analyses des budgets et dépenses, conformité avec les règlements des bailleurs, etc.) ;

• Rendre visite aux partenaires pour :

-Réaliser des contrôles internes et fournir l’assistance et les conseils sur place ;

-Assurer que les dossiers d’EA de partenaires soient bien organisés d’une façon logique et compréhensive et que les systèmes de gestion, logistique, achat et comptabilité sont bien développés et compris par les personnes externes bien que internes

• Préparer des rapports sur les visites aux bureaux de partenaires avec des recommandations et prochaines étapes à suivre ;

• Participer aux réunions de coordination et autres réunions programmatiques si nécessaire afin de planifier et coordonner les activités;

• Assister dans la préparation des termes de référence et recrutement d’un auditer externe à la fin du projet selon les exigences de CI.

 Avoir un niveau universitaire – Maîtrise en finance ou comptabilité ;
 Plus de cinq ans d’expérience professionnelle dans la gestion financière et la comptabilité ;
 Plus de deux ans d’expérience de travail avec une ONG ;
 Connaissance des principes comptables convenus ;
 Expérience de gestion des projets de partenaires locaux et/ou internationaux ;
 Capacité de travailler dans un environnement multiculturel et de communiquer avec sensibilité ;
 Forte capacité à planifier, organiser, coordonner et analyser ;
 Excellente connaissance du français écrit et parlé et du créole. Connaissance de l’anglais est un avantage;
 Autonomie, esprit d’équipe, sens poussé de la responsabilité, des résultats et d’éthique ;
 Ethique morale et connaissance de l’enseignement social de l’église ;
 Capacité à travailler sous pression et à faire face aux exigences dans des délais très courts;
 Expérience avec les programmes de finance, e.g. Sun Systems, Quickbooks, etc ;
 Maîtrise des logiciels suivants : Word, Excel et Power Point ;
 Expérience dans la préparation et facilitation de formations;
 Expérience de travail avec les structures de l’Eglise Catholique de préférence.

Chaque employé travaillant dans des situations d’urgence doit utiliser les compétences suivantes pour bien assumer ses responsabilités afin de réaliser les résultats escomptés.

• Communique stratégiquement étant sous pression
• Gere le stress et les situations complexes
• Promeut activement le bien être et la sécurité
• Contribue à la gestion et mise en œuvre des programmes d’urgence de haute qualité

Etre capable de faire des visites de terrain à nos partenaires dans tous les départements (15-25% de temps)

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation, copie de diplômes) avec la mention du poste S-OCF-0910

2010-10-15