Sous l'autorité de l’Administrative Operations Manager, le Deputy Transportation Manager a notamment la responsabilité d'exercer les attributions du Département des transports en matière de réglementation et d’application des politiques internes du CRS. Il ou elle contribue aux analyses et études économiques et aux réflexions sur l'usage des véhicules, sur les questions d'amélioration de la sécurité et à la définition des orientations relatives à la sûreté des véhicules et passagers.

Gestion des véhicules

• S’assurer que tous les documents relatifs à l’affectation et l’utilisation des véhicules sont dûment remplis, signés et classés.
• Communiquer les règlements gouvernant l’utilisation des véhicules aux chauffeurs et au personnel.
• Vérifier l’emploi des systèmes mis en place : Autorisation de Voyage, Fiche de Contrôle au Parking, Programmation régulière d’entretien, Plans de travail hebdomadaire, Remise/Reprise des véhicules de location, Bons de carburant, Véhicule Management System (VMS), etc.
• S’assurer que la fiche de bord de chaque véhicule est dument remplie.
• S’assurer que l’entretien et la vérification des véhicules pendant le weekend soient faits d’une façon logique et rigoureuse.
• S’assurer que les résultats des vérifications effectuées sur les véhicules au cours du weekend soient rapportés a L’Administrative Operations Manager pour suivi.
• Coordonner la gestion et distribution du carburant.
• S’assurer que chaque véhicule contient des outils de secours et un kit médical. S’assurer qu’une copie des clés originales des véhicules soit gardée dans l’armoire affectée à cet effet.
• Travailler en étroite collaboration avec le Garage Coordinator afin de garantir le bon fonctionnement, réparation rapide et entretien rationnel des véhicules.
• Obtenir les fiches de planification de l’utilisation des véhicules de chaque département pour vérifier de concert avec les Dispatchers que lesdits véhicules sont attribués conformément.
• S’assurer que les véhicules programmés pour la réparation ou pour entretien régulier vont au Garage, et que les véhicules de terrain partent et reviennent comme programmé.
• Faire des « spot check » au parking le weekend pour vérifier la rentrée à temps des véhicules de terrain. Aviser son superviseur de toute anomalie.

Préparation de rapports

• Préparer les rapports mensuels d’utilisation des véhicules
• Préparer le rapport mensuel de consommation du carburant et le déboursement et les requêtes de renflouement du stock en carburant
• Préparer le rapport mensuel sur l’état des vehicules de location et le suivi des contrats et leur renouvellement en cas de besoin.
• S’assurer, après rédaction des rapports d’accidents par les employés du suivi avec la Police et de l’OAVCT. Acheminer les copies à son superviseur.
• Préparer un rapport trimestriel d’accidents de véhicules avec leurs résultats.
• Rapport semestriel des véhicules acheminés au Garage pour réparation.

Documents relatifs à la circulation des véhicules
• Soumettre des dossiers complets pour chaque véhicule à la Direction générale des Impôts, à la Police, à l’O.A.V.C.T. et au Service de la Circulation.
• S’assurer que tous les documents et plaques d’immatriculation des véhicules sont à jour. Renouveler les plaques, l’assurance, et les cartes d’enregistrement, au besoin.
• Assurer de concert avec le Garage Coordinator la distribution des plaques d’immatriculation et des vignettes respectives de chaque véhicule.
• Mettre des photocopies des documents dans chaque véhicule et s’assurer régulièrement que lesdits documents sont complets et à jour.

Recrutement, Formation, Evaluation des Performance
• En étroite collaboration avec son superviseur, identifier les besoins en formation des chauffeurs et autres staff au sein du Département.
• Coordonner le recrutement des chauffeurs et assurer les évaluations de performance avec une institution indépendante.
• Organiser les sessions de coaching et des réunions régulières avec le staff.

• Formation généraliste de type Administrative, Managériale, ou Logistique;
• Diplôme universitaire ;
• Trois années d’expérience professionnelle au sein d’une institution avec des responsabilités importantes de préférence dans la gestion des véhicules ;
• Capacité à dialoguer et à négocier avec des collègues
• Sens politique, diplomatie et souplesse d'adaptation ;
• Bonne connaissance du Français écrit et parlé et maîtrise de l'anglais souhaitable
• Forte expérience en informatique en logiciels MS Word et MS Excel;
• Bonne connaissance du fonctionnement de certains services d’Etat tels que la DGI, le Service de la Circulation, l’O.A.V.C.T;
• Polyvalence et capacité de travail dans un contexte en pleine évolution ;
• Capacité à travailler en équipe et à encadrer le staff ;
• Etre disposé à faire des déplacements hors de Port-au-Prince.

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation copies diplômes,) avec la mention du poste A-DTM-0810

2010-09-03