Plan International est une organisation humanitaire et de développement fondée sur les droits qui œuvre pour une vie meilleure pour tous les enfants. Nous sommes indépendants du gouvernement et n'avons aucune affiliation politique ou religieuse.

Notre objectif est de lutter pour un monde juste qui fait progresser les droits des enfants et l'égalité pour les filles.

Nous croyons en la puissance et le potentiel de chaque enfant. Mais ceci est souvent supprimé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchés. En travaillant ensemble avec les enfants, les jeunes, nos supporters et partenaires, nous nous efforçons pour un monde juste, luttant contre les causes profondes des défis auxquels sont confrontés les filles et tous les enfants vulnérables.

Nous construisons des partenariats pour les enfants depuis plus de 85 ans et sommes actifs dans plus de 80 pays incluant Haïti, ce depuis plus de 50 ans.

Plan International Haïti est à la recherche des candidats (es) qualifiés (es) pour le poste de Administration Coordinator selon les spécifications ci-dessous :

RAISON D’ETRE DU POSTE







Assurer la coordination et la supervision de tous les aspects administratifs des bureaux de l’Unité de Programme en mettant en œuvre les stratégies et politiques et processus qui facilitent l'optimisation des ressources, la fourniture en temps opportun des biens et des services.







DIMENSIONS DU POSTE







Le/La Coordinator supervise l’Administrative Assistant et le/la Logistics Assistant.







RESPONSABILITES







1. Achats de biens et de services



• Réaliser et coordonner les activités d’achats pour l’Unité de Programme de manière efficace, efficiente et transparente tout en respectant les procédures de Plan International;



• Jouer un rôle important dans l’identification, l’évaluation des fournisseurs et le suivi de l’évolution des marchés;



• Apporter un appui technique et opérationnel au niveau de l’Administration de l’Unité de Programme;



• Veiller à ce que tous les documents administratifs nécessaires au suivi des opérations de réception, de stockage et de transfert soient bien établis et archivés;



• S’assurer que les fournisseurs de services de Plan soient bien informés des procédures internes de l’organisation;



• S’assurer du suivi des paiements de fournisseurs dans le meilleur délai tout en respectant les procédures établies;



• Maintenir une relation de travail très professionnelle avec les autres départements concernés par le processus d’achat dans l’Unité de Programme.







2. Gestion de la flotte de véhicule



• Faire en sorte que le parc de véhicule est bien géré;



• Mettre en place des outils pour faciliter les mouvements du staff sans difficulté.







3. Gestion de stock et du carburant/Immobilisation



• Maintenir une coordination rapprochée avec le responsable de stock pour une bonne organisation du stock, la sécurité du stock, la sortie des matériels/produits avariés ou en mauvais état et des inventaires à temps;



• Supporter la commission d’inventaire dans le processus d’inventaire et de destruction et suivre ses recommandations dans son plan d’action au cours de l’année.







4. Gestion des petites caisses, de la cafeteria et des voyages Locaux



• Gérer de façon professionnelle les petites caisses et la cafeteria du bureau;



• Assurer la gestion de déplacements du staff national (réservations d’avions et hôtels) et en faire un rapport régulier;



• Gérer les relations avec les hôtels pour le staff.



• Assurer le paiement des hôtels et lignes aériennes dans les délais.







5. Rédiger tous les contrats et les correspondances pour les différentes sections de la programmation et l’administration



• Transmettre les contrats rédigés auprès des différents secteurs et partenaire externes après vérification et approbation du superviseur et assurer de placer les copies dans les dossiers;



• Suivre des contrats de service avec les autres secteurs et les employés sous votre supervision.







6. Services généraux/Services publics



• S’assurer du suivi à temps pour l’Entretien des bâtiments et des équipements du bureau de Plan International Haiti (climatiseurs, inverter, batterie, génératrice, plomberie) ;



• Vérifier les factures et faire le suivi pour la sortie des bordereaux tous les mois ;



• S’assurer que les factures des services publics soient payées à temps et de façon continue.







7. Supervision du personnel



• Gestion de leur performance ;



• Assurer le coaching, la supervision et le développement de rapports directs.







8 Support aux activités des Projets /Autres



• Supporter les activités de programmes et coordonner toutes les activités quotidiennes ;



• Superviser et faciliter les conférences/ateliers/visites ;



• Être disponible à participer dans les activités de réponse à l’urgence au sein de l’organisation ;



• Assurer que le bureau soit fonctionnel et agréable et encadrer l’équipe qui se trouve sur sa supervision de façon attentive, professionnelle.







9. Responsabilités par rapport à la protection des enfants



• S’assurer que les contrats et protocoles ou MoU avec des consultants, des partenaires contiennent les normes minimales en matière de respect des droits des enfants à la protection contre la violence.



• Faciliter la compréhension de faire un relevé des partenaires clés et d’organiser des séances de travail pour leurs représentants, interfaces et sous-traitants.



• Exiger un feed-back de ses supervisés concernant les partenaires et leurs comportements vis-à-vis des enfants tout en se basant sur une évaluation post-contrat, en collaboration avec le Child Protection Advisor.



• Réaliser à intervalles réguliers des séances de rappel, avec le support du Child Protection Advisor, pour son staff afin que ces derniers puissent être plus sensibles aux questions relatives à la protection des enfants.



• Signaler à l’équipe/comité ou à la personne responsable de gérer les plaintes toute allégation, faits avérés ou inquiétude relevant de la mise en œuvre de la Politique de Protection de l’Enfant.



• S’assurer de monter des comportements dignes des valeurs de Plan International en matière de sauvegarde des enfants 7/7 et 24/24.



• Faciliter les suivis de contrôle d’audit en matière de sauvegarde en mettant le staff sous sa supervision à la disposition de points focaux internes et externes pour compléter les processus y relatifs.



• S’assurer que chacun-e de ses employé-e-s comprenne la nécessité de considérer les 18-24 ans parmi les catégories d’individus avec qui ils/elles ne peuvent entretenir des relations d’ordre amoureux et autres violant les normes minimales de la Politique de sauvegarde.



• Appuyer dans la mesure du possible les actions visant la participation des communautés (familles, enfants parrainés ou non impliqués dans nos activités) dans le cadre des processus de révision ou de mise en place de politique de sauvegarde des enfants et des jeunes.







10. Responsabilités par rapport au genre



• Faire en sorte qu’une liste de fournisseurs féminins soit disponible (Procurement) ;



• S’assurer que l’espace physique du bureau soit un espace accueillant tant pour les femmes que pour les hommes ;



• S’assurer que le choix d’espace pour les activités de formation, rencontres et autres activités similaires tienne compte des besoins sexospécifiques des garçons et des filles, des femmes et des hommes, ainsi que des normes d’accessibilité ;



• Organiser de concert avec les conseillers techniques genre et droits de l’enfant des sessions de formation sur le genre et la protection des enfants à l’intention des chauffeurs ;



• Signaler à qui de droit toute allégation ou suspicion d’agression ou de harcèlement sexuel au sein de l’organisation ;



• Maintenir une communication ouverte avec les collègues en évitant tout langage et/ou attitude susceptible d’être interprétés comme étant sexistes ou défavorables au personnel féminin de l’organisation.







11. Responsabilités en situation d’urgence



• Être disponible pour l’organisation en situation d’urgence ;



• Prendre Connaissance de son rôle et ses responsabilités dans le Disaster Preparedness Plan (DPP) à chaque niveau d’alerte et s’y adhérer.







12. Autres Responsabilités



• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan International Haïti au niveau externe ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec



les politiques et procédures de Plan International Haïti ;



• Exécuter toutes autres tâches assignées par le Country Director, superviseur direct ou leur délégué ;



• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s'y limiter, de s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.







RELATIONS DE TRAVAIL CLES







1. Interne



• Contact élevé avec le personnel de L’Unité de Programme



• Tout le Staff de Plan International Haïti







2. Externe



• Les prestataires de services (manutention, entretien…)



• Les fournisseurs



• Les visiteurs



• Les autorités locales

• Diplôme universitaire en Administration/Gestion ou équivalent ;
• Bonne Connaissance des procédures administratives ;
• Trois (3) années d’expériences dans un poste similaire ;
• Deux (2) années d’expérience minimum dans la supervision de staff ;
• Très bonne connaissance des logiciels suivants : Excel, Word, Access et Power Point ;
• Bonne capacité de rédaction et de communication en français, anglais et créole ;
• Connaissance de l’anglais et de l’espagnol souhaitable ;
• Capacité de gérer et de coordonner multiples tâches ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Relation interpersonnelle efficiente ;
• Pouvoir travailler en équipe et sous pression ;
• Sens de l’initiative et capacité de travailler avec un minimum de supervision
• Flexibilité, honnêteté et sensibilité culturelle ;
• Capacité à travailler en équipe et sous pression ;
• Capacité à établir et à maintenir les partenariats et les bonnes relations de travail.

Lettre de motivation, CV, copies des diplômes et attestations de travail, certificat de police.

L'égalité, la diversité et l'inclusion sont au cœur même de tout ce que représente Plan International. Notre organisation est basée sur une culture d'inclusion et nous nous efforçons de créer un environnement de travail qui garantit que chaque équipe, dans chaque bureau, dans chaque pays, est riche en personnes, pensées et idées diverses.

Nous assurerons l'égalité des chances et ne tolérerons aucune discrimination pour quelque motif que ce soit. Nous favorisons une culture organisationnelle qui embrasse et illustre notre engagement envers l'égalité des sexes, les droits des filles et l'inclusion tout en aidant le personnel à adopter de bonnes pratiques, des attitudes positives et des principes d'égalité des sexes et d'inclusion.

Seuls les candidats (es) dont les dossiers auront été présélectionnés seront contactés par téléphone.

2024-06-10