Le/la Coordonnateur/Coordonnatrice des RH est au service de la mission en vue de l’aider à organiser et gérer le staff de manière à faciliter l’atteinte de ses objectifs à court, moyen et long terme. Le rôle du/de la Coordonnateur/Coordonnatrice RH est de développer et de gérer correctement les politiques de ressources humaines et des procédures de CARE en Haïti. Il/ elle est responsable de la planification des RH, le recrutement, la sélection, la gestion de la rémunération, la performance, la motivation, la sécurité participative du personnel de CARE.

Le/la Coordonnateur/Coordonnatrice des Ressources Humaines couvre principalement les fonctions suivantes :
• Gestion du recrutement du personnel national ;
• Supervision de la section Payroll dans la gestion de la paie des employés locaux ;
• Planification à long terme des besoins en Ressources Humaines de la mission avec la Direction ;
• Développement, communication, mise en œuvre des politiques et procédures en Ressources Humaines ;
• Fournir des conseils éclairés et confidentiels notamment sur les problèmes de supervision, motivation, productivité ou les conflits ou les conditions de travail ;
• De concert avec la Direction, Solliciter les conseils et assistance nécessaire de la Firme de Consultation, dans le règlement des problèmes légaux liés aux Ressources Humaines impliquant l’Organisation ;
• Assurer que CARE Haïti, dans ses actions, est toujours conforme au Code du Travail haïtien ;
• Être responsable de la mise en place des objectifs pour le département et s’assurer qu’ils soient suivis en élaborant des structures et des méthodes de travail appropriées ;

• S’assurer que les besoins en personnel du département sont identifiés et remplis de la façon la plus adéquate possible ;
• S’assurer que le degré de motivation du personnel reste bon ;
• Gestion de la performance.

II. Responsabilités et tâches
Créer, communiquer, mettre en œuvre, et modifier les politiques, procédures et outils de gestion des RH – 10%

• S’assurer que des stratégies en ressources humaines à CARE, les politiques, procédures et directives sont mises en œuvre et régulièrement mis à jour sur la base des procédures de CARE International et assurer la conformité avec les meilleures pratiques et les lois haïtiennes ;
• Examiner les pratiques et recommander des systèmes afin de motiver, d’attirer et de retenir du personnel et promouvoir la diversité des genres ;
• Développer et administrer des systèmes de rémunération, gestion de récompense et veiller à ce que tous les employés sont informés de tout changement ;
• Gérer les griefs des employés, des problèmes disciplinaires et d’autres problèmes administratifs conformément aux politiques et procédures de CARE et de consulter le conseiller juridique au besoin ;
• Élaborer des politiques sur les conditions de travail, la gestion du rendement, les procédures disciplinaires, la gestion des transferts et des absences, et veiller à ce que ces politiques soient respectées ;
• Modifier les politiques et pratiques pour obtenir les résultats escomptés dans tous les domaines d’interventions par une revue régulière des processus ;
• S’assurer que les principes, politiques, procédures et outils nécessaires existent dans chaque domaine géré par le département ;
• S’assurer de la mise à jour du Manuel des Ressources Humaines de la Mission et s’assurer de sa dissémination.

Gestion du recrutement du staff national au sein la mission - 10%.

• À partir du plan des besoins en ressources humaines pour la Mission, gérer le recrutement et la sélection ;
• Réviser les DP pour s’assurer que les informations soient précises et conformes aux valeurs et principes de la mission ;
• Assurer la conformité des requêtes d’embauche et des Descriptions de Postes ;
• Élaborer et diffuser les offres d’emploi sur les médias appropriés
• Enregistrer les descriptions de postes ou sur les supports existants
• Faire la présélection des CV reçus et acheminer la liste des candidats présélectionnés aux départements/projets demandeurs ;
• Planifier les rendez-vous d’entretiens avec les candidats sur demande du département/projet et constituer le panel adéquatement ;

• Coordonner les activités de recrutement avec les Responsables des bureaux de terrains/antennes ;
• Mettre à jour régulièrement le rapport du recrutement et le partager chaque semaine avec l’équipe ;
• Communiquer les offres d’emploi aux candidats sélectionnés ;
• Informer par courriel ou par téléphone les candidats non sélectionnés ;
• Assurer les suivis de fin de probation avec le superviseur et le nouvel employé ;
• Valider les demandes de recrutement selon les procédures de CARE Haïti ;
• Participer aux entretiens de recrutement en impliquant les responsables de secteur concerné pour les positions seniors ;
• Vérifier le reporting des entretiens d’embauche, et la sélection des candidats répondant aux qualifications requises et organiser le contrôle de référence et le contrôle bridger ;

Gestion Administrative du département- 15%.

• Faire en sorte que la mise à jour des tableaux des congés, du mouvement du personnel, des changements du staff soit effectuée continuellement ;
• S’assurer du suivi des fins de contrats mensuellement avec les managers de départements/projets ;
• S’assurer que le dossier de tous les actuels et anciens employés nationaux soit audité périodiquement, préparer un rapport sur la complétion de tout dossiers manquants avec les concernés ;
• Garantir que tous les dossiers du personnel soient complétés ;
• Passer au payroll toutes les informations nécessaires pour l’enregistrement et le paiement adéquat des bénéfices sociaux de tout le personnel (Congés, Assurance, préavis etc…) ;
• Préparer mensuellement pour la Finance le rapport de congé et le préavis;
• Préparer et rédiger les documents administratifs tels que : contrats, et certificat de travail, addendum, lettres diverses ;
• Orienter le nouveau staff en ce qui la concerne les procédures : assurance, congé de toute sorte, PSEA, culture organisationnelle etc. ;
• Être en relation avec la compagnie d’assurance pour les principaux aspects relatifs à la couverture des assurances santé et vie (enrôlement, changement de classe, reclassement des dépendants, réclamations, annulation, etc.) ;
• Assurer le suivi avec la finance pour le paiement mensuel des factures de la compagnie d’assurance et du cabinet d’avocats;
• Assurer la mise à jour des Category ID pour le personnel national ;
• Superviser indirectement les taches des Officiers Admin (bureaux de terrain) liées à la fonction RH;
• Gérer et faire le suivi administratif des transferts et des promotions des employés ;
• Consulter les départements/projets pour obtenir des informations et déterminer si les besoins sont satisfaits en termes de services de performance des ressources humaines ;
• Organiser et effectuer des visites de terrain ;

• Assurer la conformité des communications RH.

Assister la Mission à définir et combler ses besoins en Ressources Humaines – 10%

• Recommander si possible des candidats internes à travers un plan de gestion de carrière et de talents bien travaillé et documenté ;
• Conseiller sur les termes d’embauche (type de contrat, salaire, et bénéfices, date…) ;
• Superviser la coordination des transferts internes ;
• Superviser la coordination de l’orientation des nouvelles recrues ou des transférés.

Gestion des Contrats de travail – 10%.

• Veiller à ce que les contrats de travail soient bien rédigés ;
• Déterminer, en collaboration avec la Direction, le salaire à l’embauche les allocations, et bénéfices ;
• Veiller au respect de la grille salariale appliquée en Haïti et à la notion d’équité vis-à-vis des employés ;
• Effectuer le classement des contrats et des dossiers du nouvel employé ;
• Conseiller sur les renouvellements et extensions de contrat.

Gestion de l’orientation et de l’intégration du nouvel employé-5%.

• Organiser des séances d’intégration et d’orientation (invitation, planification, documentation) de tout nouveau membre du personnel ;
• Planification avec les différentes sections le plan d’orientation individuel ou collectif pour le personnel. Maintenir ce plan a jours en fonction des nouveautés de la mission (procédures et tout autre changement) ;
• Recueillir les souhaits de formation exprimés au moment de l’entretien annuel d’évaluation ;
• Faire une étude sur les possibilités de formation externes et internes ;
• Établir un planning d’accueil des nouveaux employés (Sécurité, superviseur et Orientation spécifique avec tous les autres secteurs) ;
• Organiser les opérations de planification et de gestion administrative de ces formations ;

Gestion de la performance – 10%

• Analyser les évaluations de performance ; discuter des points de dissemblance et formuler des recommandations à la Direction pour les actions correctives ;
• Revoir la politique de performance pour l’ajuster à la réalité de la mission et ainsi améliorer les pratiques ;
• S’assurer que le système de gestion de la performance soit compris et mis en application par tout le staff ;

• Contribuer au suivi et la mise en application du processus d’établissement des objectifs et résultats attendus pour tous les employés ;
• Rencontrer périodiquement les superviseurs/managers pour des séances de formations ou des ateliers de travail sur la gestion de la performance ;
• Effectuer les suivis réguliers sur les plans d’amélioration de performance avec les superviseurs et supervises concernés ;
• Promouvoir des pratiques visant à reconnaitre et considérer l’accomplissement et les performances ;
• Accompagner les départements/projets pour toutes questions liées à la gestion de la performance.

Planification, de budgétisation et de rapports – 10%

• Assurer le traitement et la saisie des données de base des salariés et de la documentation dans le système d’information des ressources humaines et les dossiers du personnel ;
• Développer et mettre en œuvre des politiques et des systèmes pour assurer le plus haut niveau de précision, de rapidité et d’efficacité dans la gestion des dossiers du personnel ;
• Garantir la conformité des rapports périodiques sur la gestion des RH (mouvement du personnel, congé annuel, maladie, préavis et autres) et soumettre au supérieur hiérarchique ;

Assurer la gestion du système de rémunération et d’avantages sociaux – 10%

• Coordonner des études régulières et au besoin sur la compétitivité des salaires et bénéfices offerts par CARE chaque 2 années ;
• Participer aux études périodiques de révision salariale afin de garantir que les salaires et les avantages ;
• S’assurer que la grille de salaire de CARE soit claire et cohérente ;
• Veiller à l’application des procédures des demandes de prêts ;
• Analyser les demandes de prêts et avances sur salaire, faire des recommandations et assurer le suivi auprès des personnes concernées ;

Conseiller les employés, les managers et la Direction – 5%

• Savoir diagnostiquer les problèmes importants de moral, de motivation et de productivité pouvant avoir des sources dans nos politiques et pratiques ou dans la gestion d’un projet/ section/ secteur/ en particulier et recommander des actions appropriées à la Direction ;
• Aider et détecter les besoins de changement dans la culture de l’organisation et apporter son expertise dans ce domaine notamment par le biais d’ateliers et de formation sur certaines pratiques de gestion des Ressources humaines au sens plus large ;
• Coordonner de concert avec la Direction les enquêtes en cas de plainte d’employés notamment pour discrimination ou harcèlement, abus d’autorité, exploitation sexuelle ;

• Diagnostiquer les problèmes importants de moral, de motivation et de productivité pouvant avoir des sources dans nos politiques et pratiques ou dans la gestion d’un projet/ section/ secteur/ en particulier et recommander des actions appropriées à la Direction ;
• Promouvoir la notion d’équité de genre dans la Mission ;
• Exécuter toutes autres taches à la demande du superviseur immédiat.

Off Boarding- 5%

• Assurer que le staff sortant obtienne leurs prestations légales et certificats de travail au moment de leur départ ;
• Coordonner avec toutes les entités concernées pour l’entretien de sortie, retrait des comptes ;
• Être le point focal pour la PSHEA pour le bureau pays

III. Autorité/Autonomie
Le/ la Coordonnateur/Coordonnatrice des RH est supervisé (e) par le/la Directeur Pays.

IV. Contacts/Relations clés
Contacts internes : CD, ACD-PQ, SMT, Managers des départements, Managers des projets, Correspondants au Département RH dans les bureaux de terrain.

Contacts externes : Autres organisations en Haïti, Cabinet d’avocats, Direction des affaires Sociales, CARE Atlanta, OFATMA, Ambassade & Consulats (bourses).

• Licence en administration ou en Gestion des Ressources Humaines et/ou expériences pertinentes en tant que Gestionnaire des Ressources Humaines d’au moins / 3 ans dans le domaine.
• Au minimum 3 ans d’expériences professionnelle antérieures et de connaissance dans la gestion des Ressources Humaines ou poste connexe.
• Expérience de supervision d’une équipe variée en termes de compétences et de taches
• Expérience de planification des besoins en Ressources Humaines
• Connaissance du code du travail Haïtien et du code Fiscal.
• Bonne connaissance des outils liés aux procédures administratives et à la gestion des RH
• Savoir bien communiquer en français, en créole, et a l’écrit en anglais, tant avec des individus qu’avec des groupes

• Savoir établir et entretenir de bonnes relations humaines, confiantes et ouvertes, avec des personnes de tous niveaux hiérarchiques.
• Savoir garder la confidentialité d’information sensible.
• Savoir bien planifier et mettre en œuvre des actions pour atteindre les buts fixés
• Savoir détecter, analyser et solutionner des problèmes de façon créative et positive pour tous les concernes. Savoir régler les conflits interpersonnels.
• Savoir amener et mettre en œuvre de nouvelles politiques ou pratiques organisationnelles
• Pouvoir représenter CARE à l’extérieur et maintenir des relations actives avec d’autres organisations.
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives

Le poste est basé à P-a-P avec des déplacements dans les bureaux de terrain.

CV, lettre de motivation, copies de diplômes et certificat d’emploi

2024-05-26