I. Contexte de la mission

Médecins du Monde Suisse, organisation humanitaire, intervient depuis plus de 20 ans dans la zone goa?vienne, département de l’Ouest d’Hai?ti. Elle accompagne l'Unite? Communale de Sante? (UCS) de Petit-Goa?ve et Port au Prince en coordonnant des projets en accord avec les politiques nationales de sante?.
Active notamment dans le domaine de la Santé Sexuelle et Reproductive et de la Violence Basée sur le Genre, MdM Suisse intrervient dans la prévention, éducation et prise en charge des violences basées sur le genre et amélioration de la santé sexuelle à niveau du département de l’Ouest.
La sante? sexuelle et reproductive et la lutte contre les violences ont toujours e?te? au cœur des projets menés par les e?quipes pluridisciplinaires de MdM Suisse dont le principe d’action repose sur le renforcement de la gouvernance locale.
Suite aux catastrophes naturelles et sanitaires qui ont secoué? le pays ces dernie?res anne?es (tremblement de terre en 2010, ouragan Matthew en 2016), MdM Suisse a e?galement coordonne? des projets d’urgence axe?s principalement sur la re?habilitation de structures sanitaires et la prise en charge du chole?ra. MdM Suisse est aussi active dans la réponse à la Covid19.

II. Equipe en place

L’équipe de Haïti est divisée entre Port au Prince :
- Coordinateur Général
- Coordinateur Programmes
- Coordinateur Technique Logistique
- Assistant Coordinateur Support
- Un référent accès humanitaire et risque
- 1 chauffeur

Petit Goâve :
- Equipe programme (2 Chef de projet, 3 Psychologues, équipe animateurs)
- Equipe support (1 Administrateur + 1 Logisticien base + 3 chauffeurs)
Et Jacmel :
- Equipe programme et support (1 Chef de projet + 1 Logisticien-Administrateur + 1 Chauffeur)

Et l’équipe mission sera renforcée en fonction de l’évolution opérationnelle de la mission.

Le coordinateur Admin/Fin/RH de la mission sera sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du Coordinateur général.

III. Objectifs généraux du poste
Le coordinateur Admin/Fin/RH de la mission a la responsabilité de prendre en charge, au niveau de la mission, l’ensemble de l’administration financière et veiller à l’exactitude, au respect des délais et à l’intégrité de celle-ci.
Le coordinateur Admin/Fin/RH de la mission a la responsabilité d’assurer le respect des politiques et procédures en matière de finances, d’administration et de ressources humaines, de manière à réaliser avec efficacité les objectifs de la mission.

Responsabilités et tâches

• Administration :
Être un membre actif de l’équipe de coordination de la mission et contribuer à la définition de ses objectifs et de ses plans stratégiques.
En tant que membre de l’équipe de coordination et en étroite collaboration avec elle et les responsables de terrain, définir et mettre en place la structure organisationnelle de la mission.
Définir et coordonner la politique de communication interne, en collaboration avec toutes les équipes de coordination sur le terrain, organiser les réunions du personnel et promouvoir les valeurs et la vision de MdM CH afin de renforcer l’engagement et la participation active du personnel et son adhésion aux valeurs de l’organisation.
Assurer la maintenance et le sauvegarde su système de classement.
Créer, vérifier et suivre des contrats d’achat, de service, de partenaire.
Préparer et suivre le paiement du loyer des bureaux coordination et bases et les différentes charges de fonctionnement.
Assurer toute tache administrative
• Finances :
Produire et coordonner le budget annuel de la mission et mettre à jour le budget tout au long de l’exercice budgétaire, s’assurer que les moyens sont adaptés et proportionnés, anticiper les changements et les défis et planifier en conséquence.
Assurer, de manière régulière, le suivi des dépenses par rapport au budget, analyser les écarts et décider des mesures correctrices en collaboration avec la coordination générale si nécessaire.
Former et encadrer le personnel financier de la mission sur tous les points relatifs à la comptabilité, aux finances et au budget ; sensibiliser les membres clés de la direction comme les coordinateurs, les détenteurs de budget et les gestionnaires concernés aux risques financiers et à l’étendue de leurs responsabilités en la matière.
Évaluer les risques financiers de la mission et les réduire, s’assurer de la mise en place de systèmes de contrôles internes fiables et du respect de la déontologie financière au sein de la mission.
Préparer les rapports financiers destinés aux bailleurs.
Assurer la comptabilité au niveau de la mission.
Enregistrer quotidiennement les opérations comptables suivant les procédures prescrites.
Vérifier l’éligibilité des pièces et justificatifs avant leur acceptation.
Assurer le rendu dans les délais et avec qualité de la comptabilité.
De concert avec les administrateurs de projet planifier les besoins mensuels de la mission et faire la demande de fonds au près du siège.
• Ressources Humaines :
Élaborer les organigrammes et les descriptifs de postes, déterminer les différents niveaux de responsabilités et de délégation de pouvoirs, afin d’assurer la mise en œuvre efficace de la stratégie de la mission.
Planifier les besoins opérationnels et budgétaires des RH afin de s’assurer de disposer à la fois des ressources humaines et des compétences/capacités nécessaires à la mission en collaboration avec l’équipe de coordination, et les responsables terrain.
Recruter, former, superviser le personnel dans le domaine des finances et administration.
En appui aux autres responsables de département, organiser le recrutement de l’équipe programme.
Offrir soutien et conseils aux responsables hiérarchiques dans la résolution des conflits entre membres du personnel
Assurer la mise à jour et l’archivage des dossiers du personnel.
Assurer le paiement des salaires mensuellement du personnel.
Préparer le paiement des taxes et impôts pour le personnel et les consultants.
Vérifier que les procédures administratives relatives à la fiscalité et au paiement des charges sociales sont bien suivies et se conformer à l’environnement juridique du pays.
Assurer l’organisation des divers mouvements internes et externes.
• Autres :
D’autres tâches similaires pourront, ponctuellement, dans le cadre de la réalisation des programmes, être demandées à l’employé par la Direction de MdM Suisse

Éducation Diplôme universitaire, de préférence en économie, ou en finances
Formation en gestion des RH

Expérience Au moins trois ans d’expérience dans des postes comparables
Expérience de deux ans dans une ONG
Une expérience avec MdM est un atout

Langues Langue de la mission indispensable (Français)

Connaissances Logiciel comptable-Excel-Microsoft
Connaissance de SAGA un atout

Compétences


• Vision stratégique
• Organisation
• Planification
• Travail en équipe

L’offre doit contenir :
-le CV a? jour du candidat
-une lettre de motivation en langue française avec au moins 3 contacts de référence

Seulement les candidatures complètes seront prises en considération.
Seuls les candidats pre?se?lectionne?s seront contacte?s et passeront a? la prochaine étape du processus de sélection.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

2024-02-22