En tant que membre de l'équipe des finances du bureau de terrain relevant de l'Officier des finances, l'assistant(e) des finances fournit un soutien au bureau des finances sur le terrain en ce qui concerne la gestion des dossiers, les décaissements, la numérisation, l'archivage et les questions administratives relevant du département des finances. Le titulaire du rôle est également responsable de la préparation des chèques et de l'obtention des signatures et des approbations des personnes requises.
En cas d'urgence humanitaire majeure et d'incident de sécurité, le titulaire du rôle devra travailler en dehors du profil de rôle normal et être en mesure de modifier les heures de travail en conséquence.

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ:

Transactions bancaires (40 %) :
• Préparer toutes les transactions bancaires pour les employés et les fournisseurs, y compris les calculs de taxes.
• Effectuer le paiement aux fournisseurs, vérifier que les pièces justificatives sont conformes à la politique de SCI.
• Préparer les bons d'achat.
• Préparer les chèques et obtenir les signatures des personnes requises.
• Être la personne de contact pour recevoir les demandes de décaissement et autres documents pertinents.

Système de classement (30 %) :
• Effectuer le classement des pièces justificatives du bureau (Sud) pour maintenir les contrôles internes.
• Assurer l’étiquetage des fichiers pour les paiements en espèces, les paiements bancaires, les paies, les régularisations, les paiements d'impôts, etc.
• Numériser et archiver les dossiers financiers.
• Fournir le soutien nécessaire lors des exercices d'audit interne et externe.

Saisie de données (10 %) :
• Faire la saisie des paiements en espèces.
• Vérifier quotidiennement la feuille de comptage de l'encaisse
• Assurer des procédures de saisie de données appropriées et de qualité.

Autres tâches financières (10 %) :
• Effectuer le rapprochement des comptes de bilan
• Fournir les documents requis à l'audit interne/externe
• Aider à remplacer tout autre poste de l'équipe des finances pendant les vacances de postes, les congés ou l’augmentation de la charge de travail.
• Assumer toute autre responsabilité pertinente qui lui est confiée.

Accompagnement des partenaires (5 %) :
• Assurer des visites régulières entre les Finances du bureau pays et les partenaires.
• Assurer le renforcement des capacités des unités opérationnelles des partenaires par le biais d'opportunités de formation, d'apprentissage et de développement.
• Superviser et surveiller les performances des partenaires conformément à l'Accord et conformément aux politiques et procédures de Save the Children.
• Soutenir l’établissement de procédures administratives standard (SOP), de formulaires, de modèles et de systèmes de rapportage.

Généralités (5 %) :
• Se conformer aux politiques et pratiques de Save the Children en matière de protection de l'enfance, de code de conduite, de santé et de sécurité, d'égalité des chances, de fraude et d'autres politiques et procédures pertinentes.
• Assurer la sécurité, la santé et le bien-être du personnel et veiller à ce que la gestion du personnel et les autres processus, politiques et systèmes reflètent les principes d'équité et de justice de Save the Children.

RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE SAUVEGARDE :
• Comprendre et promouvoir les politiques, les procédures de sauvegarde et le code de conduite.
• Démontrer un comportement professionnel de haut niveau en matière de sauvegarde et maintenir les normes requises par les politiques de sauvegarde et le code de conduite.
• Prendre les mesures nécessaires pour prévenir les abus, l’exploitation, les préjudices ou les accidents.
• Prendre l’engagement de rendre Save the Children sûr pour les enfants et les adultes en veillant à ce que les problèmes de protection des enfants, d’intimidation et de harcèlement soient signalés de manière efficace conformément à la politique (dans les 24 heures). L’absence de signalement est considérée comme une violation de la politique.

COMPORTEMENTS (valeurs dans la pratique)
Redevabilité :
• Détient l’auto-responsabilité de prendre des décisions, d’utiliser la gestion des ressources de manière efficace, la réalisation et le rôle modelant les valeurs de Save the Children.
• Détient l'équipe et les partenaires responsables de livrer sur leurs responsabilités en leur donnant la liberté pour livrer de la meilleure façon qu'ils l'entendent, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer l’exécution et appliquant des conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition :
• Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même.
• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres.
• Pense de façon stratégique et sur une échelle globale.

Collaboration :
• Construit et maintient des rapports efficaces avec son équipe, les collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes.
• Apprécie la diversité et la considère comme une source de force compétitive.
• Accessible, a l’écoute, facile à aborder.

Créativité :
• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes.
• Prêt à prendre des risques contrôlés.

Intégrité :
• Honnête, encourage la franchise et la transparence ; démontre les plus hauts niveaux d'intégrité.

Responsabilités professionnelles supplémentaires
Les tâches et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être tenu d'effectuer des tâches supplémentaires dans la limite de son niveau de compétences et d'expérience.
Egalité des chances
Le titulaire du poste est tenu d'exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures du SCI en matière d'égalité des chances et de diversité.
Protection de l'enfance :
Nous devons assurer la sécurité des enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les mauvais traitements.
Protéger notre personnel :
Le titulaire du poste est tenu d'exercer ses fonctions conformément à la politique de lutte contre le harcèlement de SCI.
Santé et sécurité
Le titulaire du poste est tenu d'exécuter ses fonctions conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.

QUALIFICATIONS
• Diplôme universitaire en finance ou en comptabilité.

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
• Expérience en finance dans un environnement d'ONG ou d'organisation internationale est requise.
• Expérience avérée en matière de soutien à une équipe de haute direction et de soutien stratégique dans plusieurs secteurs et/ou régions.
• Expérience avérée en matière de renforcement des capacités des partenaires nationaux.
• Connaissance des besoins des principaux donateurs d'urgence et expérience de la budgétisation et de l'établissement de rapports aux donateurs.
• Bon souci du détail et capacité d'analyse.
• Connaissance de l'informatique (Word, Excel avancé, Outlook, Internet Explorer, systèmes financiers).
• Sensibilité culturelle et capacité à établir rapidement des relations avec une grande variété de personnes.
• Patient, adaptable, flexible, capable d'improviser et de rester réactif et de communiquer clairement et efficacement sous pression.
• Excellentes compétences en matière de planification, de gestion et de coordination, avec la capacité d'organiser une charge de travail composée de tâches et de responsabilités variées et changeantes.
• Solides compétences en communication (écrite et orale) et en relations interpersonnelles en français et en anglais, avec de l'expérience dans la gestion d'équipes.
• Une compréhension de la gestion et des tâches de l'équipe de la chaîne d'approvisionnement est souhaitable.
• Sens aigu des affaires et capacité à contribuer aux décisions stratégiques.
• Accent sur le développement de carrière et la capacité d'apprendre et de s'adapter rapidement.
• Capacité à constituer une équipe proactive, à motiver le personnel et à travailler en collaboration avec ses collègues, et à fournir un soutien et des conseils au besoin.

PROTECTION DE L'ENFANT :
Niveau 2 : soit le titulaire de l’emploi aura accès aux données personnelles sur les enfants et / ou les jeunes dans le cadre de son travail ; soit le titulaire de l’emploi travaillera dans un poste « réglementé » (comptable, avocat, cadre juridique); par conséquent, un contrôle de police sera requis (au niveau standard au Royaume-Uni ou équivalent dans d’autres pays).

CHAMP D'APPLICATION DU RÔLE :

Relève de : Officier des finances Sud.
Personnel rattaché à ce poste : N/A

CV et lettre de motivation, Diplomes et/ou certificats

2024-02-07