Agronomes et Vétérinaires Sans Frontières (AVSF) a pour but d’agir pour le développement rural en appui aux agricultures paysannes dans des régions défavorisées et de contribuer à des actions de plaidoyer au Nord et au Sud en faveur de ces agricultures. Dans la cadre de la réorganisation de son bureau à Campérin, elle compte recruter un(e) Assistant(e) Administratif(ve).


Sous la supervision de la Coordinatrice administrative et Financière de AVSF, l’Assistant (e) Administratif (ve) participe à la bonne gestion administrative et financière, et des ressources humaines de la coordination et de la mission.

Tâches et Responsabilités

Responsable de l’organisation de la vie du bureau et de son bon fonctionnement Coordonner les activités d’entretien du bureau avec le personnel dédié
• Faire réaliser les réparations ou aménagements des locaux (sollicitation de devis, supervision de la réalisation des travaux, paiement…)
• Coordonner l’organisation des visites et missions (déplacements, réservation d’hôtel, d’avion, suivi des demandes de visa etc….)
• Coordonner la gestion des véhicules et la répartition des déplacements entre les chauffeurs

Gestion Administrative :
• Assurer le suivi de la réalisation de toutes les formalités administratives de la Coordination (enregistrement de l’organisation, renouvellement patente et quitus)

• Veiller à la bonne gestion administrative des courriers de la coordination : envoi, réception et classement.
• Veiller à l’archivage de tous les documents administratifs et financiers.
• Assurer le briefing des équipes nationales sur les procédures administratives et financières
• S’assurer de la récupération/centralisation des boarding pass (billets, carte d’embarquement) du personnel national.
• Veiller à la mise à jour régulière de la liste des contacts du personnel et de tout autre document administratif.
• Participer à la compilation de tous les documents administratifs


Comptabilité et Finance

Gestion comptable et financière

• Participer à la saisie hebdomadaire de la comptabilité (recevabilité des pièces, affectation comptables et budgétaires etc…)
• Assurer le rapprochement bancaire mensuel des comptes de la coordination et des projets



Gestion de la trésorerie
• Assurer la gestion de la petite caisse et des avances
• S’assurer de la réalisation des décomptes de caisse mensuels
• Rédiger et procéder aux paiements par chèque et ordre de virement
• Faire le suivi des paiements et des contrats


Gestion des Ressources Humaines

Administration du personnel
• S’assurer de la mise à jour de la liste du personnel.
• Faire le suivi des dossiers médicaux (AIC, CAH). L’enrôlement de nouveaux employés, suivi des remboursements d’indemnités.
• S’assurer de la validation des contrats et toute autre démarche administrative ayant trait au personnel auprès des instances concernées (ONA, DGI etc…)
• Veiller à la compilation des archives et des dossiers individuels des employés.


Gestion du personnel
• S’assurer de la bonne connaissance et du respect par l’ensemble du personnel des procédures et règles des ressources humaines de la coordination.
• Participer à la gestion de la formation
• Participer à la vulgarisation et la mise en application de la politique RH
• Elaborer les contrats de travail du personnel de la coordination et les transmettre à la RAF pour validation.



Représentation, Coordination, et communication
• Entretenir de bonnes relations avec les partenaires, les autorités locales, l’administration sur tous les aspects administratifs, financiers et RH.
• Participer à la communication sur les changements de règles, procédures etc… et la bonne compréhension de ceux-ci.
L’Assistant (e) administratif (ve) peut également être mobilisée sur tous types de tâches nécessaires au fonctionnement de la structure AVSF en Haïti.

Qualifications requises
Profil recherché / Expérience professionnelle

L’Assistant (e ) Administratif (ve) doit avoir:
Un diplôme universitaire dans le domaine de la Gestion ou de la Comptabilité.
Une expérience significative (2 ans) dans un poste similaire

Compétences requises

a) Compétences professionnelles
• Connaissance du « Code de Travail d’Haïti » et des prestations légales
• Connaissance du « Code fiscal haïtien»
• Compétence informatique
Microsoft Office (word, excel, powerpoint et outlook)
Maitrise du logiciel comptable SAGE ou d’un logiciel similaire (un atout)
• Maitrise de la langue française et bonne capacité rédactionnelle ;

b) Compétences transversales
• Bonne aptitude de communication et de relations interpersonnelles
• Autonomie, sens de l’organisation et gestion des priorités
• Rigueur et dynamisme professionnelle
• Sens de responsabilité
• Disponibilité immédiate

c) Autres compétences
• Flexible, capable de travailler sous pression et ponctuel.

Le canditat est responsable de son transport journalier allé et retour du bureau.

? Poste à plein temps, basé à Camp-Perrin avec des déplacements sur Dame-Marie.
? Avoir la capacité d’assurer son logement à Camp-Perrin ou aux Cayes
? Être disponible à partir de 5 février 2024
? Grille de salaire entre 1200 à 1400 USD Brut

curriculum Vitae, lettre de motivation et diplômes

La candidature de femme est très recommandée

2024-02-05