Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l'élimination de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern. Concern offre des chances égales d’emploi à tous – les candidatures féminines sont encouragées à postuler à tous les rôles qui les intéressent et dont elles ont les qualifications requises. La candidature des personnes ayant une déficience physique est vivement encouragée dans le but promouvoir la diversité dans nos équipes.

Rôle principal : Le gestionnaire logistique est responsable de la gestion et de la prestation d’un service logistique efficace et efficient à tous les programmes. Cela comprend la mise en œuvre et le suivi de toutes les disciplines logistiques afin de s’assurer que les politiques et les bonnes pratiques standard de Concern sont appliquées et respectées. Le rôle fournira un leadership, un soutien technique et un renforcement des capacités au personnel logistique du pays dans tous les domaines de son rôle.

Tâches et responsabilités principales, y compris, mais sans s'y limiter:
1. Gestion des approvisionnements
• Maintenir un système d’approvisionnement de haute qualité au sein de la mission d’Haiti, qui est responsable, transparent et conforme aux exigences de Concern Worldwide ainsi que celles des donateurs en matière d’approvisionnements.
• Assurer le plein respect des politiques et des stratégies en matière d’approvisionnements; élaborer un contrôle interne efficace, un processus efficace et transparent, une conception et un fonctionnement adéquats d’un système d’approvisionnement axé sur le client.
• Coordonner la préparation en temps opportun des plans d’approvisionnement pour le bureau et les projets, établir les échéances et surveiller leur mise en œuvre.
• Assurer le rapport qualité-prix dans le processus d’approvisionnement grâce à une concurrence loyale, à des études de marché régulières et à des analyses comparatives.
• Mettre en œuvre et gérer la liste/le catalogue de prix des fournitures couramment achetées au moyen d’enquêtes régulières sur le marché de consommables et matériaux ainsi que la revue de la liste des fournisseurs et prestataires de services privilégiés.
• Établir et mettre en œuvre un système approprié de suivi et de contrôle des processus d’approvisionnement, y compris l’organisation de la demande de cotations, l’invitation à l’appel d’offre, la réception et l’évaluation des cotations/dossiers d’appel d’offre, la négociation de certaines conditions de contrats en pleine conformité avec les politiques et procédures de Concern.
• Diriger la mise en œuvre du système de contrôle interne qui garantit que les bons de commande (PO)/contrat sont dûment préparés, expédiés et que les livraisons sont bien organisées et documentées.
• Entreprendre la revue de la demande de fournitures, de la sélection et de l’évaluation des fournisseurs, de la gestion de la qualité, de la relation client ainsi que l’évaluation de la performance des fournisseurs.
• Veiller à ce que les dossiers et enregistrements d’approvisionnement soient conservés et archivés de façon appropriée à partir de l’autorisation de la demande jusqu’à l’utilisation final.
• Fournir régulièrement des rapports de suivi des demandes aux programmes et autres départements.
• Réviser, gérer et maintenir une base de données/liste de fournisseurs locaux, détaillant les critères de qualité, de prix, de service, d’éthique, etc.;
• Assurer le suivi auprès du siège en ce qui concerne les achats et les frets internationaux et assurer le suivi du processus de dédouanement administratif auprès des autorités douanières.
• Coordonner et examiner tous les paiements des fournisseurs et des prestataires de services conformément aux procédures de paiement établies.

2. Gestion des stocks
• Mettre en œuvre et assurer la pleine conformité avec les politiques et procédures de Concern en matière de gestion de stocks pour la réception et l’expédition de toutes les fournitures dans les magasins de Concern en Haiti.
• Maintenir le contrôle et la redevabilité des stocks, surveiller l’entreposage des articles achetés, des enregistrements et des expéditions de façon efficace et responsable.
• Orienter l’assistant logistique responsable de la gestion quotidienne des stocks sur les principes efficaces et effectives de la gestion des stocks en veillant à ce que les dossiers exacts soient en place et que des comptages physiques réguliers de stock soient effectués.
• Effectuer une contrevérification régulière du comptage physique des stocks et des équipements.
• Réviser et fournir des rapports mensuels sur le rapprochement des stocks à la direction et partager des informations pertinentes aux collègues de projets.

3. Gestion du parc automobile
• Coordonner la gestion globale du parc automobile et assurer la réponse aux besoins conformément aux politiques et procédures de Concern.
• Assurer un fonctionnement sécuritaire de la flotte grâce à la sélection et à la formation des conducteurs, à l’entretien/le maintenance de la qualité afin d’inclure des vérifications de routine et un service régulier et à la mise en place et ou à l’application des procédures d’utilisation de la flotte adaptées au contexte locale.
• Mettre en place un système de vérifications quotidiennes et de maintenance préventive et s’assurer que les chauffeurs suivent le système de façon consistante.
• Coordonner avec l’officier de transport pour s’assurer que le garage dispose d’outils adéquats pour assurer le service, la réparation et l’entretien et que les horaires de service des véhicules sont respectés et qu’une maintenance adéquate est effectuée à temps.
• Gérer, en collaboration avec l’officier de transport, l’approvisionnement en carburant du parc automobile, les contrats de fourniture de carburant, le stockage et la distribution conformément aux procédures standards de stockage.
• S’assurer que tous les véhicules ont suffisamment d’équipement de dissuasion contre le vol et qu’ils sont utilisés régulièrement.
• Assurer la sécurité des clefs des véhicules et que les utilisateurs suivent les principales procédures d’enregistrement et de sortie.
• Surveiller l’utilisation des pièces de rechange pendant des réguliers entretiens et importantes maintenances et s’assurer que les bonnes quantités et qualités des pièces de rechange sont achetées et sont en stock ainsi que l’aliénation appropriée des pièces de rechange usées.
• Examiner régulièrement les questions liées à la gestion de la flotte et les remonter à son superviseur.
• Faire les démarches nécessaires avec les parties prenantes (police, compagnie d’assurance, les personnes impliquées, etc) en cas d’accident et s’assurer que toute la documentation nécessaire soit complétée et bien archivée.
• S’assurer que des moyens de transport appropriés et rentables sont utilisés pour les approvisionnement en tout le temps.
• Revoir les rapports mensuels de transport couvrant l’analyse des indicateurs clés de performance, la consommation de carburant, la disponibilité et l’utilisation de chaque véhicule, les coûts d’entretien/maintenance et de réparation, etc.

4. Communication et gestion de la sécurité
• Assurer le suivi des risques de la sécurité; cartographier les incidents de sécurité dans la zone géographique d’opérations et faire rapport en conséquence.
• Veiller à ce que les procédures de sécurité soient respectées par le personnel de la Concern en Haiti
• Veiller à ce que des systèmes efficaces soient mis en place pour la gestion de la sécurité dans les bureaux de Concern en Haiti.
• Coordonner étroitement avec les ONGs, les agences des Nations Unies et d’autres acteurs sur les questions liées à la sécurité et informer à temps le directeur des systèmes sur toutes les mises à jours pertinentes.
• Établir et maintenir une communication étroite avec l’officier de transport et le directeur des systèmes en cas d’incident
• Connaître les politiques de sécurité de Concern et aider le personnel à s’assurer qu’elles sont respectées.

5. Représentation
• Etablir des relations de travail positives avec les autorités gouvernementales, les ONG et les représentants des donateurs.
• Assister et représenter l’organisation aux réunions du secteur logistique, de sécurité, d’urgence, etc.
• Aider à organiser des visites occasionnelles de sites de projet par des visiteurs de Dublin, des donateurs, des évaluateurs ou des visiteurs du consortium.
• Veiller à ce que des communications efficaces soient établies et maintenues entre les différents bureaux de Concern en Haiti.

6. Gestion du budget
• Préparer, gérer et surveiller les budgets logistiques
• Faciliter, surveiller les achats liés au transport; s’assurer que des codes budgétaires exacts sont fournis.
• Examiner les comptes de gestion (managements accounts) mensuels et participer aux révisions budgétaires
7. Formation et renforcement des capacités
• Gérer et superviser l’officier d’achat, l’officier de transport et l’assistant logistique.
• Elaborer et mettre en œuvre un plan de formation et de renforcement des capacités pour tout le personnel dans les services logistiques (gestion des achats, stock et transport).
• Former les chauffeurs au bon fonctionnement, à l’entretien/maintenance de base et aux soins de l’équipement sous leur responsabilité.
• Former le personnel non logistique sur les politiques, procédures et standards logistiques de Concern.
• Visiter régulièrement les zones d’opérations et offrir aux chauffeurs un soutien sur place.
• S’assurer que tout le personnel du département logistique a une fiche descriptive de poste à jour.
• Faire le suivi de la performance du personnel à travers les PDR et fournir un feedback régulier.
• Effectuer l’induction pour le nouveau personnel.
• Sensibiliser le personnel concerné aux politiques et procédures de Concern.
8. Rapportage et coordination
• Assister à la réunion de coordination logistique dans le pays.
• Consolider les rapports logistiques (transport, achat, stock) hebdomadaire et ou mensuels et les soumettre à temps au directeur des systèmes.
9. Autres
En tant que membre de l'équipe support, fournir de manière proactive des services de de haute qualité et un soutien efficace au personnel de l'organisation y compris, mais sans s'y limiter:

• Participer activement dans la planification de l'équipe et d'autres réunions, travailler à définir ses objectifs et des objectifs communs des membres de son équipe et en s'efforçant de s'assurer qu'ils sont atteints avec succès ;
• Avoir une culture de travail collaboratif amical au sein de l'équipe, le partage d'informations et de connaissances pour permettre à l'équipe d’assurer un soutien efficace pour le reste de l'organisation ;
• En tant que membre de l'équipe logistique, travailler en collaboration avec d'autres équipes, départements, programmes afin d’assurer que les meilleures pratiques de la logistique soient entendues, capturées, promues et diffusées ;
• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques, normes et procédures de Concern Haiti relatives à la logistique, le transport, le stock et l’approvisionnement ;
• Toutes autres tâches relatives à ses fonctions qui pourraient lui être demandé par son superviseur ;

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et pourra être modifiée à la demande de son superviseur en fonction des impératifs de service.
Le poste d’un employé (m/f) pourra être changé, modifié à tout moment et l’employé(e) a pour devoir de faire preuve d’enthousiasme, de dynamisme et de performance au mieux de sa capacité dans l’exécution des nouvelles tâches qui lui sont confiées.

• Un diplôme universitaire en logistique ou domaines connexes ;
• Expérience professionnelle d’au moins cinq ans dans un poste de supervision en logistique;
• Expérience d’au moins trois ans au sein d’une ONG ;
• Expérience de l'obtention de résultats dans des environnements de travail difficiles ;
• Capacité à s'organiser, à planifier efficacement, à travailler sous pression ;
• Expérience dans la collaboration avec le personnel international et du siège (du pays mère), des représentants du gouvernement et d’autres ONG; la capacité de travailler avec une large gamme de personnes ;
• Compétences en négociation et en représentation ;
• Bonne expérience dans la formation et renforcement des capacités du personnel ;
• Expérience en gestion financière et gestion du personnel ;
• Haut niveau d’intégrité personnelle et de discrétion ;
• Bonne connaissance des outils liés à la gestion de la logistique ;
• Bonne maîtrise de Microsoft Office Professional ;
• Bonne connaissance du français (à l’oral et à l’écrit) ; la connaissance de l’anglais serait un atout ;
• Capacité à travailler de manière indépendante et à gérer un flux de travail important ;
• Empathie pour les objectifs de l'organisation ;

Nous aimerions également :
• Excellentes qualités en communication et goût pour le travail en équipe ;
• Capacité à travailler sous pression et souvent à respecter des délais stricts ;
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives.

Caractère essentiel
• L’intégrité personnelle
• Orientation vers les résultats et proactivité
• Raisonnement analytique
• Communication efficace
• Rigueur/attention aux détails :
• Capacité à travailler de sa propre initiative et en équipe
• Dynamisme, autonomie et flexibilité - etre capable de travailler et s’adapter dans un environnement multiculturel et pluridisciplinaire
• Capacité à faire face au stress et à travailler sous pression

Compétences essentielles
• Communication efficace / Établissement de relations
• Capacité de résolution de problèmes et prompt dans la prise de décision
• Bonne capacité organisationnel
• Motivé, progressiste et proactive
• Sens de l’efficacité et des résultats ; Bon sens de l’anticipation et la prise d’initiatives - bonnes compétences en matière de réseautage.
• Bonne capacité d’écoute
• La résolution de problèmes et la prise de décision

Compétences préférés
• Plaidoyer
• Comprendre les autres
• Technologie de l'information
• Négociation

Prière de soumettre un document PDF d’application unique incluant:
une lettre de couverture,
un curriculum vitae détaillé d’un maximum de 4 pages avec les références du candidat,
une copie du matricule fiscal,
une copie d’une pièce d’identité valide et une copie du Certificat de Bonne vie et de Mœurs délivré par la Direction Centrale de la Police Judiciaire (DCPJ) (facultatif)

• Les dossiers incomplets ou ne répondant pas au profil recherché ne seront pas traités.
• Les candidat (e)s sélectionné(e) s seront contacté(e)s par téléphone et/ou mail à venir passer un test ;
• Après les tests, seuls les candidat(e)s remplissant les critères de Concern seront contactés pour l’entretien.

Concern est un employeur qui promeut légalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à tous(tes) les candidats(tes) qui pensent qu'ils/elles répondent aux exigences du poste. Aucun(ne) employé(e) ou individu à Concern n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l'échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d'un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Ceci est contre la politique de Concern et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l'argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon à faire partie du processus, prière de bien vouloir porter votre plainte auprès de la Directrice Pays, ou quelqu'un d'autre en qui vous avez confiance.

Concern a un Code de Conduite (CCoC) avec trois politiques connexes : la Politique de Protection des Participants aux Programmes (P4), la Politique de Protection de l’Enfant et la Politique contre la Traite des Personnes. Ces documents ont été développés pour assurer la protection maximale des participants aux programmes contre l’exploitation, et clarifier les responsabilités du personnel, des consultants, des visiteurs aux programmes et des organisations partenaires de Concern ainsi que les normes de conduite attendues d’eux. Dans ce contexte, le personnel de Concern a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer à atteindre et à maintenir les plus hauts standards dans la conduite quotidienne de son travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout candidat à qui l’on offre un emploi chez Concern Worldwide devra signer le Code de Conduite et les politiques connexes comme annexes de leur contrat de travail. En signant le Code de Conduite de Concern, les candidats confirment qu’ils ont compris le contenu du Code de Conduite de Concern et des politiques connexes et qu’ils acceptent de se comporter conformément aux dispositions de ces politiques. En outre, Concern s’engage au Safeguarding et à la protection des adultes et enfants vulnérables dans notre travail. Nous ferons tout notre possible pour veiller à ce que seules les personnes aptes à travailler ou à faire du bénévolat auprès des adultes et des enfants vulnérables soient recrutées par nous pour de tels rôles. Subséquemment, le travail ou le bénévolat avec Concern est soumis à une séries de vérifications et d’enquêtes, y compris la vérification des antécédents criminels des candidats et volontaires.

2024-01-26