Le titulaire du poste devra fournir un soutien de secrétariat, administratif et logistique a la directrice de pays en cas de besoin. Renforcer l'efficacité du CD en apportant un soutien à la gestion de l'information ; représenter le CD auprès du personnel et des personnes extérieures à l'organisation.
De plus, le titulaire du poste fournira des services d'administration, d'information et de soutien proactifs et complets au directeur des opérations du programme, au directeur de l'ACCM, à la directrice de pays adjointe/directrice de PDQA et à d'autres membres de l'équipe de gestion du programme
En cas d’urgence humanitaire majeure, le titulaire du rôle sera tenu de travailler en dehors de son profil de rôle normal et pourra modifier ses heures de travail en conséquence.

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ:

Tâches de soutien administratif :
• Aider le CD en produisant de l'information, en transcrivant, en formatant, en saisissant des documents, en les éditant, en les récupérant, en les copiant et en transmettant des textes, des données et des graphiques.
• Faire gagner du temps au CD en lisant, recherchant et acheminant la correspondance, en rédigeant des lettres et des documents, en collectant et analysant des informations, en lançant des téléconférences.
• Tenir à jour le calendrier des rendez-vous du CD en planifiant et en programmant des réunions, des conférences et des téléconférences.
• Accueillir les invités pour le CD en les accueillant en personne, en filtrant les appels entrants pour le CD à sa demande ; et répondre ou rediriger les demandes de renseignements.
• Collaborer avec l'assistant chargé des voyages et de l'hébergement pour organiser les voyages pour le CD, y compris les réservations de vols et l'hébergement à l'hôtel.
• Assurer le suivi, au nom du CD, des missions en cours et des mesures à prendre auprès de tous ses subordonnés directs.
• Passer des appels téléphoniques à la demande de la directrice de pays.
• Organiser le bureau du CD en conservant ses dossiers confidentiels.
• Sur demande, prendre des notes combinées des réunions que le CD peut avoir avec un ou plusieurs membres du personnel.
• Effectuer la traduction de documents de l'anglais vers le français et vice versa
• Tenir à jour l'emploi du temps et l'agenda de la directrice de pays et la soutenir activement dans ses suivis.

Soutien opérationnel à la direction:
• Organiser les transports et les déplacements de l'équipe de direction en collaboration avec l'administration et les services généraux.
• Fournir au directeur des opérations du programme des services de traitement de texte et de secrétariat.
• Fournir des services administratifs de base au directeur des opérations du programme, à la directrice de pays adjoint/directrice du PDQI et au directeur de l'ACCM.
• Coordonner avec toutes les unités de travail et tous les départements la préparation des rapports émanant du bureau du CD, tels que les rapports trimestriels, etc.
• Travailler avec les chefs de département pour s'assurer que les rapports d'activité mensuels sont soumis et les traiter avant de les transmettre à la directrice de pays.
• Vérifier divers documents à soumettre à la directrice de pays pour approbation.
• Assurer la liaison avec tous les départements en ce qui concerne leurs demandes de signature ou d'audience avec la directrice de pays.
• Examiner et organiser les documents et autres matériels soumis à la directrice de pays et vérifier les informations de base, l'exactitude et la conformité.

Fonctions de relations publiques:

• Accueillir les visiteurs et interagir avec eux pour le compte de la directrice de pays.
• Représenter le CD, sur instruction du CD, lors de réunions appropriées ; s'exprimer au nom du CD.
• Assurer la liaison avec les personnes concernées, les organisations externes, etc. pour organiser des réunions, préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux.
• Organiser des réunions avec des entités internes et externes.
• Faciliter les communications avec les représentants des interlocuteurs externes, telles que les partenaires, les bénéficiaires et le grand public.
• Maintenir le contact avec toutes les parties prenantes clés, les partenaires et les fonctionnaires concernés.

Gestion d'événements et de réunions :

• Prendre des rendez-vous et tenir à jour le calendrier de la directrice de pays.
• Coordonner tous les détails liés aux événements tels que les réunions, les engagements sociaux, les rassemblements d'entreprise/furcation, etc.
• Gérer les espaces disponibles pour les réunions avec la réception et la mise en place de l'audiovisuel et de la conférence selon les besoins.
• En collaboration avec l'équipe de communication, coordonner les événements sur le calendrier de l’organisation pour la communication, le positionnement et la visibilité.
• Participer aux réunions périodiques, préparer les comptes rendus et assurer le suivi des décisions prises avec les personnes concernées.
• Organiser des réunions et des ateliers sur demande.
• Assister aux réunions pour en rédiger les procès-verbaux.
• Transcrire et distribuer les procès-verbaux des réunions.

Classement et Correspondance :

• Recevoir et expédier tout le courrier adressé et envoyé par le CD.
• Assurer le traitement de texte et le soutien administratif tel que la traduction, la dictée, la prise de notes, le filtrage des appels et la gestion du papier à lettres.
• Maintenir un système d'archivage général des dossiers exécutifs essentiels et des correspondances diverses de la directrice de pays.
• Traiter tous les documents de manière discrète, sûre et confidentielle.
• Recueillir, compiler, vérifier et analyser les informations à utiliser dans des documents tels que des mémos, des lettres, des rapports, des discours, des présentations et des communiqués de presse.
• Classement physique et électronique des dossiers.

Autres tâches :

• Tenir l'inventaire des fournitures de bureau pour le CD.
• Compiler et récupérer les dépenses officielles et les demandes de remboursement du CD, ainsi que sa feuille de temps mensuelle.
• Tenir un tableau pour les conges des membres de la direction.
• Examiner diverses demandes de paiement (fournisseurs, avances de voyage, etc.) avant signature/approbation par la directrice de pays.
• Faire le back-up de l'ordinateur portable du CD chaque semaine.
• Assurer la logistique de l'acquisition des documents de représentation (cartes de visite, brochures institutionnelles, publications, etc.)
• Assister la directrice de pays dans la documentation, la recherche et l'impression de documents et d'articles.
• Exécuter tout mandat ad hoc demandé par la direction et relevant de sa compétence.

RESPONSABILITÉS DE SAUVEGARDE:
• Comprendre et promouvoir les politiques, les procédures de sauvegarde et le code de conduite.
• Démontrer un comportement professionnel de haut niveau en matière de sauvegarde et maintenir les normes requises par les politiques de sauvegarde et le code de conduite.
• Prendre les mesures nécessaires pour prévenir les abus, l’exploitation, les préjudices ou les accidents.
• Prendre l’engagement de rendre Save the Children sûr pour les enfants et les adultes en veillant à ce que les problèmes de protection des enfants, d’intimidation et de harcèlement soient signalés de manière efficace conformément à la politique (dans les 24 heures). L’absence de signalement est considérée comme une violation de la politique.


COMPORTEMENTS (valeurs dans la pratique)

Redevabilité :
• Détient l’auto-responsabilité de prendre des décisions, d’utiliser la gestion des ressources de manière efficace, la réalisation et le rôle modelant les valeurs de Save the Children.
• Détient l'équipe et les partenaires responsables de livrer sur leurs responsabilités en leur donnant la liberté pour livrer de la meilleure façon qu'ils l'entendent, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer l’exécution et appliquant des conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition :
• Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même.
• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres.
• Pense de façon stratégique et sur une échelle globale.

Collaboration:
• Construit et maintient des rapports efficaces avec son équipe, les collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes.
• Apprécie la diversité et la considère comme une source de force compétitive.
• Accessible, à l’écoute, facile à aborder.

Créativité :
• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes.
• Prêt à prendre des risques contrôlés.

Intégrité :
• Honnête, encourage la franchise et la transparence; démontre les plus hauts niveaux d'intégrité.

QUALIFICATIONS
• Licence en Gestion et Administration des affaires.

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
• Minimum de 5 ans d'expérience en administration.
• Extrême sensibilité aux informations confidentielles.
• Capacité avérée à travailler sous pression et dans des délais serrés.
• Maîtrise du français, du créole et de l'anglais.
• Excellentes compétences verbales, écrites et interpersonnelles.
• Solides compétences en gestion du temps et propension à travailler avec un sentiment d'urgence, en particulier en situations de crise.
• Haut niveau d'organisation en travaillant avec de grands volumes d'informations.
• Établir des relations de travail positives avec les employés à tous les niveaux de l'organisation.
• Travaillez efficacement avec un minimum de supervision.
• Très compétent dans les applications MS Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint.
• Capacité à travailler sous pression.

Responsabilités additionnelles d’emploi :
Les devoirs et responsabilités énoncés ci-dessus ne sont pas exhaustifs. Le titulaire du poste peut être tenu d'effectuer des tâches supplémentaires dans la limite de ses compétences et de son expérience.
Opportunités égales :
Le titulaire du poste est tenu d'exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d'égalité des chances et de diversité.
Sauvegarde de l'enfance :
Nous devons assurer la sécurité des enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les mauvais traitements.

Sauvegarde de notre personnel :
Le titulaire du poste est tenu d'exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI.

Santé et sécurité :
Le titulaire du poste est tenu de s'acquitter de ses fonctions en vertu des politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.

SAUVEGARDE DES ENFANTS
Niveau 3 : Le titulaire du poste aura des contacts fréquents avec des enfants et/ou des jeunes, soit fréquemment (par exemple, une fois par semaine ou plus), soit de manière intensive (par exemple, quatre jours par mois ou plus ou du jour au lendemain) parce qu'ils travaillent dans le cadre de programmes nationaux, ou qu'ils visitent les programmes nationaux, ou parce qu'ils sont responsables de la mise en œuvre du personnel chargé du processus de contrôle et de vérification de la police.

CHAMP D'APPLICATION DU RÔLE :
Supérieur hiérarchique : Directrice de Pays
Personnel rattaché à ce poste : N/A
Direct : n/a
Indirecte : n/a
Responsabilités budgétaires : aucune
Dimensions du rôle :
L’Assistant(e) exécutif(ve) doit faire preuve d'ingéniosité, d'innovation et de proactivité pour soutenir la directrice de pays et d'autres membres spécifiques du SMT. Le/la titulaire du poste doit penser de manière indépendante et prendre des décisions sous pression. Il/Elle doit avoir de bonnes compétences en communication pour communiquer efficacement avec la directrice de Pays, les membres de l'équipe de direction et les autres parties prenantes à l'intérieur de l'organisation (y compris les parties prenantes régionales) et à l'extérieur (partenaires, donateurs, membres de la communauté, etc.).

CV et lettre de motivation, Diplomes et/ou certificats

2024-01-22