Supervision

Le Spécialiste Financier/ Analyste budgétaire est hiérarchiquement supervisé par le Spécialiste Financier Senior & Gestion Budgétaire. En tant que membre du personnel de l’UGP, le Spécialiste Financier/ Analyste budgétaire subit une évaluation de sa performance annuelle suivant le processus standard de l’UGP.

Contexte
L’Unité de Gestion des Programmes (UGP) du MSPP a été créé en 2005 pour gérer les subventions de bailleurs de fonds pour le MSPP. Elle fournit une assistance technique à tous les sous-bénéficiaires pour atteindre les buts, objectifs, et cibles fixées dans le contexte des programmes appuyés. Dans ce cadre, elle travaille en forte collaboration avec les autres directions et unités du MSPP pour optimiser le financement fourni afin d’atteindre les résultats prévus, tout en assurant la conformité avec les règles, procédures, et dispositions standard liées à l’utilisation des fonds alloués par les bailleurs respectifs. Le personnel de l’UGP est responsable avec le MSPP sur toutes les questions qui touchent directement ou indirectement l’exécution des programmes mis en œuvre et l’utilisation des fonds alloués. Pour jouer ce rôle, l’UGP sert de liaison entre le Ministère (MSPP) et les bailleurs, et fournit au Ministère tous les éléments nécessaires à leurs interactions régulières avec ces bailleurs.

I. Résumé du poste

Sous l’autorité du Spécialiste Financier Senior & Gestion Budgétaire, le Spécialiste Financier/analyste budgétaire est le cogestionnaire technique des projets gérés par l’UGP/MSPP dans les domaines relatifs à la Comptabilité et la Finance. Il/Elle participe à l’accomplissement des activités comptables et financières, s’assure du traitement des dossiers et de l’enregistrement des transactions financières et comptables suivant les procédures en vigueur et les normes comptables généralement reconnues, s’assure que les rapports requis sont préparés, dans le délai, conformément aux procédures de chaque bailleur de fonds et suivant les normes comptables, s’assure du suivi des décaissements et du classement adéquat des documents et pièces comptables des Projets. Il s’assure de la conformité des dossiers de décaissement traités avant de les soumettre au Spécialiste Financier Senior et Gestion Budgétaire.

Les responsabilités de ce poste incluent présentement les activités relatives, mais ne sont pas limitées aux fonds financés par CDC incluant les fonds PEPFAR et autres financements tel que Projet d’Appui au Renforcement de Systèmes de Santé (PROSYS)financé par la Banque Mondiale, la subvention - du Fonds Mondial pour le Renforcement du Système de Santé en Haïti (RSSH) et le Renforcement des Systèmes et de la Prestation des Services de Santé et l’Apport d’une Assistance Technique pour Améliorer les Résultats de Santé en Haïti pour lesquels l’Unité de Gestion de Projet (UGP/MSPP) est le Fiduciaire.
Le Spécialiste Financier/ Analyste Budgétaire interagit avec les autres membres de l’équipe fiduciaire et partage la co-responsabilité de l’atteinte des objectifs et de la mise en œuvre des activités avec les entités concernées du MSPP.
Responsabilités premières
• Réexaminer les documents de support versés au dossier de liquidation du partenaire, contrôler l'utilisation qui est faite des fonds avancés vis-à-vis du budget de projet approuvé et être responsable de l'archivage des documents ;
• Garantir l’adhésion aux termes des Accords et Conventions de financement signés entre l’UGP/MSPP et le bailleur source (PEPFAR) ou BM/FM, se conformer aux principes comptables généralement reconnus (PCGR) ;
• Maintenir une liaison fonctionnelle efficace entre UGP/MSPP/PEPFAR/WB/FM et les partenaires, garantir en temps opportun un suivi tant sur les problèmes liés aux aspects financiers que sur ceux qui soient apparentés au fonctionnement même du projet ;
• Informer les institutions dont il est responsable des différents dépôts effectuer sur le compte et proposer les écritures y relatives ;
• Fournir des rapports mensuels sur l’Etat des avances de fonds de projet par le programme au partenaire ainsi que ceux relatifs aux liquidations de ces dernières ;
• Faire les liquidations d’avance mensuellement pour les sites qui leurs sont attribués ;
• Maintenir à jour dans le système les engagements pour les sites.

Responsabilités particulières
Sous l’autorité immédiate du Spécialiste Financier Senior et Gestion Budgétaire et en collaboration avec les Directions et les Unités du MSPP bénéficiaires des projets gérés par l’UGP/MSPP, les partenaires techniques et financiers de l’UGP/MSPP et les différentes composantes de l’UGP/MSPP telles que les Directions Administrative, financière, il/elle assume les responsabilités suivantes :

Gestion des Budgets des entités partenaires ou du Bureau Central
• S’assurer que l’entité dispose un budget valide, pour la période au cours de laquelle, la requête est présentée pour les activités à payer ;
• S’assurer de la disponibilité budgétaire lors du traitement de chaque requête reçue des différentes entités ;
• Fournir à l’Analyste Financier Senior toutes les informations permettant la préparation des plans budgétaires des entités par les projets gérés par l’UGP ;
• Rapporter à l’Analyste Financier Senior toutes anomalies relevées dans le solde des lignes budgétaires.

Gestion des paiements aux bénéfices des entités partenaires ou du Bureau Central
• Analyser les réquisitions de paiement et requêtes provenant des différentes entités impliquées dans l’exécution des projets dont l’UGP est fiduciaire ;
• S’assurer que les justificatifs présentés par les entités sont valides et adéquatement présentés ;
• Communiquer à l’entité toute anomalie empêchant le traitement immédiat du dossier et s’assurer que le dossier non conforme a été retourné à l’entité pour être complété ;
• Vérifier les paiements antérieurs dans le cas des paiements récurrents ou des paiements sur des contrats ;
• Vérifier la justification des voyages antérieurs dans le cas des demandes d’avance de voyage.
• Préparer si nécessaire des « Tableaux Excel » pouvant fournir des détails du paiement à effectuer ;
• Préparer le voucher/ bordereau de décaissement et le chèque ou la lettre de transfert ;
• Préparer les documents de demande de paiement (Voucher /Bordereaux de décaissement, chèque, lettre de transfert de fonds, liste des bénéficiaires des transferts, liste des PJ nécessaires pour la validation du décaissement) ;
• Faire la saisie sur Sage Accpac de la transaction en vérifiant l’imputation relative à l’entité concernée par le paiement ;
• Transmettre à l’Assistante Administrative les documents préparés pour suites nécessaires ;
• Aviser l’Analyste Financier Senior si pour un décaissement le compte relatif n’existe pas. Eviter d’utiliser le « SET UP » ;
• Faire le suivi des chèques retournés et des retours sur les lettres de transferts. Les traiter automatiquement ou au plus tard le 15e jour du mois suivant ;
• Préparer le tableau des paiements d’Honoraires et le transmettre à la comptabilité pour la déclaration de prélèvement d’Acompte de 2% sur les contrats ;
• Effectuer toutes autres tâches, en rapport au poste, sollicitées par la Direction financière.

Gestion des Justifications des avances de voyage et des autres décaissements

Avances de voyages
• Recevoir et analyser les Fiches de justification des avances de voyage soumises par les bénéficiaires ;
• Procéder au remboursement des fonds dus aux bénéficiaires d’avance de voyage ;
• Faire la saisie du remboursement sur Sage Accpac ;
• Préparer et faire approuver la documentation de liquidation des avances de voyage par les responsables concernés ;
• Faire la saisie de la liquidation des avances de voyage sur Sage-Accpac ;
• Estampiller les Pièces Justificatives conformes du sceau Payé en portant son visa et la date ;
• Transmettre le dossier complété à l’Assistante Administrative pour classement.

Autres décaissements aux bénéfices des entités

• Comparer les PJ reçues avec la liste des PJ requises au moment du décaissement ;
• Analyser les PJ reçues et déterminer s’ils sont acceptables en termes d’authenticité, de conformité, de validité et de contenu ;
• Aviser l’entité concernée pour toutes justifications incomplètes et/ou pour toutes PJ non acceptées ;
• Fixer un délai à l’entité pour la soumission des PJ manquantes ;
• Estampiller les Pièces Justificatives conformes du sceau Payé en portant son visa et la date ;
• Dresser à la fin du mois la liste de tous les décaissements non justifiés de façon intégrale et la transmettre au supérieur hiérarchique pour les suites nécessaires.

Gestion des Avances de fonds octroyées aux Entités partenaires

• S’assurer que les registres comptables utilisés par l’entité pour la gestion financière du programme sont adéquats et contiennent l’intégralité des opérations réalisées ;
• S’assurer l’ensemble des éléments requis ont été soumis dans le rapport périodique de l’entité ;
• Analyser la conformité du rapport financier et déterminer s’il est acceptable ou non ;
• Retracer la subvention rapportée par l’entité, au cours de la période, dans le Journal de Banque du projet au niveau central et vérifier que l’entité avait accusé réception des fonds transmis ;
• Examiner les documents de support versés au dossier de liquidation du partenaire et déterminer s’ils sont acceptables en termes d’authenticité, de conformité, de validité et de contenu,
• Contrôler l'utilisation qui est faite des fonds avancés vis-à-vis du budget approuvé ;
• Préparer un rapport montrant l’Etat des avances de fonds reçues par l’entité versus les liquidations de ces dernières et en discuter avec l’entité ;
• Dresser à la fin du mois la liste de tous les décaissements non justifiés de façon intégrale et la transmettre au supérieur hiérarchique pour les suites nécessaires.
• Réaliser l’archivage des documents reçus.

Gestion des activités comptables

• Participer à la préparation des rapports mensuels, trimestriels exigés par les bailleurs de fonds ;
• Participer aux activités de clôture de l’exercice fiscal ;
• Réaliser toutes activités visant à faciliter la conduite de l’audit externe des différents projets.

• Licence administration, comptabilité, finance avec 5 ans d’expérience en contrôle interne, conformité et comptabilité ;
• 3 années d´expérience dans des projets financés par des bailleurs des fonds, particulièrement la Banque Mondiale, le Fond mondial, la BID et CDC ;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale. Le français et l'anglais de niveau IV (courant) sont requis. Le titulaire doit être capable de lire, de comprendre et de rédiger des documents écrits très complexes dans les deux langues ;
• Capacité à respecter des échéances urgentes et à travailler efficacement dans des situations de pression ;
• Connaissances des Principes comptables Généralement reconnus ;
• Excellentes capacités d'analyse et de raisonnement abstrait, ainsi que d'excellentes capacités d'organisation ;
• Connaissance des techniques de révision, des principes et des bonnes pratiques de gestion comptables et financières ;
• Volonté et capacité de voyager et de travailler efficacement dans des environnements à faibles ressources
• Maîtrise des instruments informatiques (applications MS Windows, SAP, bases de données ;
• Capacité d'analyse des données, synthèse et rédaction de rapports ;
• Excellentes capacités de gestion et communication avec les différents acteurs concernés ;
• Flexibilité et capacité de gérer le stress ;
• Capacite de travailler en équipe.

Qualités essentielles :
• Entregent
• Intégrité professionnelle.
• Esprit d’initiative pour faire avancer les choses, s’appliquer aux tâches à accomplir et prendre les devants lorsque des obstacles surgissent.
• Compétences en résolution de conflits avec capacité de trouver des solutions rapides, pratiques et réalistes.
• Capacités en informatique pour naviguer efficacement dans les différentes applications web utilisées par le programme pour le suivi résultats techniques et financiers.
• Capacité de travailler en équipe pour atteindre les objectifs fixés par l'UGP/MSPP.
• Connaissance des outils de comptabilité (tel qu’ACCPAC) et gestion financière.
• Connaissance des procédures de financement de projets suivis par les institutions financières internationales dont CDC, la Banque mondiale, la Banque Interaméricaine de Développement (BID) ou le Fonds Mondial.
• Maîtrise du français parlé, lu et écrit
• Maîtrise du créole haïtien parlé, lu et écrit.
• Connaissance pratique de l'anglais parlé, lu et écrit

Bureau de l’UGP MSPP, Delmas – Haïti avec les déplacements nécessaires au niveau national
et possiblement des missions à l’international

Le dossier de candidature est constitué du CV et titres académiques accompagnés d’une lettre de motivation adressé à M. Yves Gérard Joseph PIERRE-LOUIS, Directeur Exécutif, UGP/MSPP, 10, Delmas 81, Delmas, Haïti.

recrutement@ugp.ht

2024-01-19