MERLIN EST UNE ORGANISATION NON GOUVERNEMANTALE MEDICALE INTERNATIONALE

RESPONSABILITE GENERALE :

• Procéder aux achats à Port-au-Prince selon les besoins des services de Merlin de Haiti.
• Appliquer les procédures d’achat MERLIN et les faire respecter par tous les employés de Merlin
RESPONSIBILITES SPECIFIQUES :
• Contrôler la livraison des articles sur la base des demandes autorisées et effectuées, en conformité avec les procédures Merlin.
• Enregistrer et maintenir la liste des fournisseurs et effectuer des comparaisons des prix parmi elles.
• S’assurer de l’obtention formelle des autorisations nécessaires pour tous les achats entrepris, en lien avec le superviseur hiérarchique et conformément aux procédures Merlin.
• Planifier et effectuer les achats en fonction des besoins établis.
• Dans tous les dossiers achats, s’assurer de la présence et du classement de tous les devis / pro-forma nécessaires, de l’analyse comparative des prix ainsi que de tous les documents internes requis par les procédures d’achat et les règles administratives.
• Etablir un rapport hebdomadaire des achats effectués / en cours et réaliser une compilation mensuelle sous forme de rapport soumis au Coordinateur Logistique.
• Informer hebdomadairement les services demandeurs de l’état des d’achats, bons de commande, livraisons et stocks.
• Répondre aux demandes écrites de tous les sites en faisant le suivi des demandes d’achats.


Relation avec les fournisseurs :
• Etablir des contrats pour chaque commande, en lien avec la coordination logistique, et en suivre l’application et les couts correspondants.
• Veiller à ce que les contrats conclus respectent les lois et réglementations en vigueur.
• Gérer les conséquences du non-respect de ses obligations par un des fournisseurs.

Rapports / Suivi :
• Assurer le classement et la gestion des classeurs et dossiers informatiques pour tous les achats, les stocks et les livraisons (compilation des fichiers informatiques, suivi des commandes, etc.).
• Assurer la compilation et le classement des dossiers d’achat (compilation et classement des autorisations d’achat, etc.).
• Assurer la saisie de rapports hebdomadaires sur des achats effectués et réaliser une compilation mensuelle sous forme de rapport à la coordination logistique (All orders - Active).
• Travailler en collaboration avec le Magasinier afin de veiller à ce que la procédure de gestion de stocks soit appliquée.
• Veiller constamment à la qualité des articles achetés et/ou livrés.
• Etablir un système de suivi des commandes et un système de relance de celles-ci.


Administration :
• Veiller au respect des procédures et des normes administratives concernant les commandes et leur suivi, le contrôle des stocks et l’expédition.
• Enregistrer correctement les dépenses, les reçus, les bons de commandes, les lettres de transport, etc.
• Compléter les bases de données en fonction des commandes reçues et envoyées, et les transmettre conformément aux instructions reçues
• S’assurer que les commandes soient réceptionnées, veiller à ce que les documents nécessaires soient complétés et signaler tout changement des prix et l’évolution hebdomadaire de la commande.

EXIGENCES ESSENTIELLES :
Qualifications
• Licence dans le domaine d’administration, de la gestion financière ou commerciale
Expérience
• Au minimum une année d’expérience en matière d’achats, d’entreposage et de gestion administrative ou commerciale.
• Avoir une excellente connaissance des programmes Word et Excel.
Compétences
• Diplomatie, tact et techniques de négociation.
• Capacités de travail en équipe.
• Capacité d’adaptation face aux pressions et à l’évolution des besoins.
• Attention aux détails et excellentes notions de calcul.
Langues
• Français
EXIGENCES SOUHAITABLES :
• Connaissance de l’anglais
• Expérience avec une ONG internationale
• Connaissance des politiques des achats et des règles de transparence dans un contexte humanitaire.

CV, Diplome ou Certificats, lettre de motivation

2010-08-06