Plan International est une organisation humanitaire et de développement fondée sur les droits qui œuvre pour une vie meilleure pour tous les enfants. Nous sommes indépendants du gouvernement et n'avons aucune affiliation politique ou religieuse.

Notre objectif est de lutter pour un monde juste qui fait progresser les droits des enfants et l'égalité pour les filles.

Nous croyons en la puissance et le potentiel de chaque enfant. Mais ceci est souvent supprimé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchés. En travaillant ensemble avec les enfants, les jeunes, nos supporters et partenaires, nous nous efforçons pour un monde juste, luttant contre les causes profondes des défis auxquels sont confrontés les filles et tous les enfants vulnérables.

Nous construisons des partenariats pour les enfants depuis plus de 85 ans et sommes actifs dans plus de 70 pays incluant Haïti, ce depuis plus de 50 ans.

Plan International Haïti est à la recherche des candidats (es) qualifiés (es) pour le poste de Logistics Officer selon les spécifications ci-dessous :

RAISON D’ETRE DU POSTE

L’officier.ière en Logistique facilitera de manière efficiente les opérations logistiques pour le bureau d’urgence en Artibonite conformément aux règlements de Plan International Haïti.

DIMENSIONS DU POSTE

• L’Officier.ière supervise les chauffeurs et personnel d’entretien. L'Officier apporte tout autre support à la Logistique.

RESPONSABILITES

1. Gestion des achats en lien avec les activités de réponse humanitaire
• Assurer les achats directs liés la réponse humanitaire de manière efficace, efficiente et transparente tout en respectant les procédures de Plan International ;
• Assurer la conformité des demandes d’achats en lien avec les activités du projet ;
• Revoir les requêtes de paiement pour assurer que toute la documentation est complète ;
• Veiller à ce que tous les documents administratifs nécessaires au suivi des opérations de réception, de stockage et de transfert soient bien établis et archivés ;
• S’assurer que les fournisseurs de services de Plan soient bien informés des procédures internes de l’organisation ;
• S’assurer du suivi des paiements de fournisseurs dans le meilleur délai tout en respectant les procédures établies ;
• Préparer les réquisitions dans le système SAP.

2. Gestion de Stock
• Garder le stock de fournitures dans un endroit sûr et selon un registre électronique qui suit de près les entrées et sorties ;
• S’assurer de la gestion du stock des téléphones, SIMs et des cartes de recharge ;
• Soumettre le rapport de stock tous les mois à son superviseur ou son délégué ;
• S’assurer de mettre à jour le système SAP au fur et à mesure et de corriger tout écart après un contrôle de stock ;
• Jouer le rôle de réceptionnaire en collaboration avec le Procurement : Recevoir, contrôler, enregistrer, stocker les articles en provenance des fournisseurs. S’assurer du déchargement, vérifier leur adéquation à la commande initiale, classer et contrôler la qualité des marchandises, préparer les bons de réception ;
• Saisir les réceptions de marchandises dans le système SAP ;
• Coordonner le stockage ou la distribution ou le transfert dans les meilleurs délais des biens avec la Logistique.

3. Gestion des déplacements locaux
• Assurer la réservation d’hôtel et de billets d’avion pour les déplacements de/vers les PUs ;
• Coordonner avec les PUs les réservations d’hôtels ;
• Coordonner avec la Logistique les déplacements vers les PUs ;
• Assurer le paiement des hôtels dans les délais.

4. Gestion Véhicule/Flotte
• Assurer la formation des nouveaux chauffeurs sur les règles de sécurité de Plan International ;
• S’assurer que l’ensemble du parc de véhicules soit toujours disponible ou fonctionnel (au moins une voiture disponible 24/7) ;
• Préparer de façon hebdomadaire le planning des mouvements des équipes pour partage au CO ;
• Garantir que les logbooks soient complétés pour chaque véhicule et remonter toute irrégularité ;
• En collaboration avec les chauffeurs et les prestataires de services, assurer le plein des véhicules et leurs réparations dès que nécessaire.

5. Infrastructures
• S’assurer d’avoir une base de données de manutentionnaires pour les services de manutention et autres petits travaux ;
• Veiller à l’entretien et au bon fonctionnement des équipements du bureau ;
• Assurer que le stock des petits matériels nécessaires au fonctionnement du bureau soit toujours disponible.

6. Services Publics
• Vérifier les factures et faire le suivi pour la sortie des bordereaux tous les mois (électricité, eau) ;
• S’assurer que les factures des services publics soient payées à temps et de façon continue.

7. Supervision du personnel (chauffeurs, personnel d’entretien)
• Gestion de leur performance ;
• Assurer le coaching, la supervision et le développement de rapports directs.

8. Responsabilités par rapport à la protection des enfants
• S’assurer que les contrats et protocoles ou MoU avec des consultants, des partenaires contiennent les normes minimales en matière de respect des droits des enfants à la protection contre la violence.
• Faciliter la compréhension de faire un relevé des partenaires clés et d’organiser des séances de travail pour leurs représentants, interfaces et sous-traitants.
• Exiger un feed-back de ses supervisés concernant les partenaires et leurs comportements vis-à-vis des enfants tout en se basant sur une évaluation post-contrat, en collaboration avec le Child Protection Advisor.
• Réaliser à intervalles réguliers des séances de rappel, avec le support du Child Protection Advisor, pour son staff afin que ces derniers puissent être plus sensibles aux questions relatives à la protection des enfants.
• Signaler à l’équipe/comité ou à la personne responsable de gérer les plaintes toute allégation, faits avérés ou inquiétude relevant de la mise en œuvre de la Politique de Protection de l’Enfant.
• S’assurer de monter des comportements dignes des valeurs de Plan International en matière de sauvegarde des enfants 7/7 et 24/24.
• Faciliter les suivis de contrôle d’audit en matière de sauvegarde en mettant le staff sous sa supervision à la disposition de points focaux internes et externes pour compléter les processus y relatifs.
• S’assurer que chacun-e de ses employé-e-s comprenne la nécessité de considérer les 18-24 ans parmi les catégories d’individus avec qui ils/elles ne peuvent entretenir des relations d’ordre amoureux et autres violant les normes minimales de la Politique de sauvegarde.
• Appuyer dans la mesure du possible les actions visant la participation des communautés (familles, enfants parrainés ou non impliqués dans nos activités) dans le cadre des processus de révision ou de mise en place de politique de sauvegarde des enfants et des jeunes.

9. Responsabilités par rapport au genre
• Faire en sorte qu’une liste de fournisseurs féminins soit disponible en support au Procurement ;
• S’assurer que l’espace physique du bureau soit un espace accueillant tant pour les femmes que pour les hommes ;
• S’assurer que le choix d’espace pour les activités de formation, rencontres et autres activités similaires tienne compte des besoins sexospécifiques des garçons et des filles, des femmes et des hommes, ainsi que des normes d’accessibilité ;
• Signaler à qui de droit toute allégation ou suspicion d’agression ou de harcèlement sexuel au sein de l’organisation ;
• Maintenir une communication ouverte avec les collègues en évitant tout langage et/ou attitude susceptible d’être interprétés comme étant sexistes ou défavorables au personnel féminin de l’organisation.

10. Responsabilités en situation d’urgence
• Être disponible et flexible en cas de déclenchement de nouvelles interventions pour répondre à une crise dans la zone ;
• Prendre Connaissance de son rôle et ses responsabilités dans le Disaster Preparedness Plan (DPP) à chaque niveau d’alerte et s’y adhérer.

11. Autres Responsabilités
• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan International Haïti au niveau externe
ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures de Plan International Haïti ;
• Exécuter toutes autres tâches assignées par le Emergency Response Manager, superviseur direct ou leur délégué ;
• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s'y limiter, de s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

RELATIONS DE TRAVAIL CLES

1. Interne
• Emergency Response Field CO
• Program Team Bureau Urgence
• Finance Officer
• Administration Coordinator Urgence
• ERM
• Coordinateurs et Spécialistes Techniques
• Le personnel de Logistique du CO
• IT Département

2. Externe
• Les prestataires de services (manutention, entretien…)
• Les fournisseurs
• Les partenaires étatiques et d’implémentation
• Les visiteurs

• Diplôme universitaire en Logistique/Administration ou équivalent ;
• Formation ou Expérience en Gestion de Stock ;
• Deux (2) années d’expérience dans un poste similaire ;
• Une (1) année d’expérience minimum dans la supervision de staff ;
• Capacité de gérer et de coordonner des taches multiples ;
• Très bonne connaissance des logiciels suivants : Excel, Word, Access et Power Point.
• Flexibilité, honnêteté et sensibilité culturelle ;
• Sens de l’initiative et capacité de travailler avec un minimum de supervision ;
• Capacité à travailler en équipe et sous pression ;
• Excellente capacité de communication orale et écrite en Français ;
• Bonne compréhension de l’Anglais ;
• Bonnes relations interpersonnelles ;
• Capacité à établir et à maintenir les bonnes relations de travail.

Lettre de motivation, CV, copies des diplômes et attestations de travail, certificat de police.

L'égalité, la diversité et l'inclusion sont au cœur même de tout ce que représente Plan International. Notre organisation est basée sur une culture d'inclusion et nous nous efforçons de créer un environnement de travail qui garantit que chaque équipe, dans chaque bureau, dans chaque pays, est riche en personnes, pensées et idées diverses.

Nous assurerons l'égalité des chances et ne tolérerons aucune discrimination pour quelque motif que ce soit. Nous favorisons une culture organisationnelle qui embrasse et illustre notre engagement envers l'égalité des sexes, les droits des filles et l'inclusion tout en aidant le personnel à adopter de bonnes pratiques, des attitudes positives et des principes d'égalité des sexes et d'inclusion.

Seuls les candidats (es) dont les dossiers auront été présélectionnés seront contactés par téléphone.

2024-01-07