Plan International est une organisation humanitaire et de développement fondée sur les droits qui œuvre pour une vie meilleure pour tous les enfants. Nous sommes indépendants du gouvernement et n'avons aucune affiliation politique ou religieuse.

Notre objectif est de lutter pour un monde juste qui fait progresser les droits des enfants et l'égalité pour les filles.

Nous croyons en la puissance et le potentiel de chaque enfant. Mais ceci est souvent supprimé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchés. En travaillant ensemble avec les enfants, les jeunes, nos supporters et partenaires, nous nous efforçons pour un monde juste, luttant contre les causes profondes des défis auxquels sont confrontés les filles et tous les enfants vulnérables.

Nous construisons des partenariats pour les enfants depuis plus de 85 ans et sommes actifs dans plus de 70 pays incluant Haïti, ce depuis plus de 50 ans.

Plan International Haïti est à la recherche des candidats (es) qualifiés (es) pour le poste de Coordinateur/trice Administration & Logistique selon les spécifications ci-dessous :

RAISON D’ETRE DU POSTE

Le/La Coordinateur/trice Administration et Logistique appuie la mise en œuvre de la réponse humanitaire coordonnant toutes les opérations administratives, logistiques et financières dans le respect des normes et règlements en vigueur à Plan International Haïti.

DIMENSIONS DU POSTE

• Le/la Coordinateur/trice Administration et Logistique contribue à la coordination des achats liés à la réponse humanitaire en lien avec les, Emergency Response Manager, Emergency Response Field Coordinators et Spécialistes Techniques. Il/elle assure le suivi des aspects administratifs notamment le lien avec les prestataires de services financiers et les partenaires d’implémentation.

RESPONSABILITES

1. Gestion des achats en lien avec les activités de réponse humanitaire
• Réaliser et coordonner les activités d’achats pour la réponse humanitaire de manière efficace, efficiente et transparente tout en respectant les procédures de Plan International;
• Assurer la conformité des demandes d’achats en lien avec les activités du projet ;
• Revoir les requêtes de paiement pour assurer que toute la documentation est complète ;
• Collecter et coordonner la planification des besoins de liquidités mensuelles et hebdomadaires de l’équipe humanitaire ;
• Assurer la collecte et la révision de la liquidation des avances de l’équipe humanitaire ;
• Veiller à ce que tous les documents administratifs nécessaires au suivi des opérations de réception, de stockage et de transfert soient bien établis et archivés;
• S’assurer que les fournisseurs de services de Plan soient bien informés des procédures internes de l’organisation;
• S’assurer du suivi des paiements de fournisseurs dans le meilleur délai tout en respectant les procédures établies;
• Assurer les rôles suivants dans le système SAP : préparer les bons de commande ; créer les fournisseurs etc.

2. Suivi des requêtes administratives en lien avec les accords de partenariats
• Supporter les demandes d’évaluation de partenaires en faisant la liaison entre les partenaires et le contrôle interne ;
• Assurer le suivi de la signature des accords de partenariats ;
• Partager la documentation nécessaire au respect des clauses de l’accord de partenariat au contrôleur interne et assurer le suivi avec les partenaires selon les retours du contrôleur interne ;
• Suivre les demandes de transferts (financiers et/ou matériels) dus aux partenaires.

3. Gestion des stocks de matériels en lien avec les activités de réponse humanitaire
• Garder le stock de fournitures dans un endroit sûr et selon un registre électronique qui suit de près les entrées et sorties ;
• S’assurer de la gestion du stock des téléphones, SIM et des cartes de recharge ;
• Soumettre le rapport de stock tous les mois à son superviseur ou son délégué ;
• S’assurer de mettre à jour le système SAP au fur et à mesure et de corriger tout écart après un contrôle de stock ;
• Jouer le rôle de réceptionnaire en collaboration avec le Procurement: Recevoir, contrôler, enregistrer, stocker les articles en provenance des fournisseurs.
• S’assurer du déchargement, vérifier leur adéquation à la commande initiale, classer et contrôler la qualité des marchandises, préparer les bons de réception ;
• Saisir les réceptions de marchandises dans le système SAP ;
• Coordonner le stockage ou la distribution ou le transfert dans les meilleurs délais des biens avec la Logistique.

4. Gestion des déplacements locaux lies aux activités de réponse humanitaire
• Assurer la réservation d’hôtel et de billets d’avion pour les déplacements de/vers les PUs;
• Coordonner avec les PUs les réservations d’hôtels;
• Coordonner avec la Logistique les déplacements vers les PUs;
• Assurer le paiement des hôtels et lignes aériennes dans les délais.

5. Responsabilités en situation d’urgence
• Assurer la priorisation des activités liées à la réponse humanitaire ;
• Être disponible pour l’organisation en situation d’urgence ;
• Prendre Connaissance de son rôle et ses responsabilités dans le Disaster Preparedness Plan (DPP) à chaque niveau d’alerte et s’y adhérer.

6. Responsabilités par rapport à la protection des enfants
• S’assurer que les contrats et protocoles ou MoU avec des consultants, des partenaires contiennent les normes minimales en matière de respect des droits des enfants à la protection contre la violence.
• Faciliter la compréhension de faire un relevé des partenaires clés et d’organiser des séances de travail pour leurs représentants, interfaces et sous-traitants.
• Exiger un feed-back de ses supervisés concernant les partenaires et leurs comportements vis-à-vis des enfants tout en se basant sur une évaluation post-contrat, en collaboration avec le Child Protection Advisor.
• Réaliser à intervalles réguliers des séances de rappel, avec le support du Child Protection Advisor, pour son staff afin que ces derniers puissent être plus sensibles aux questions relatives à la protection des enfants.
• Signaler à l’équipe/comité ou à la personne responsable de gérer les plaintes toute allégation, faits avérés ou inquiétude relevant de la mise en œuvre de la Politique de Protection de l’Enfant.
• S’assurer de monter des comportements dignes des valeurs de Plan International en matière de sauvegarde des enfants 7/7 et 24/24.
• Faciliter les suivis de contrôle d’audit en matière de sauvegarde en mettant le staff sous sa supervision à la disposition de points focaux internes et externes pour compléter les processus y relatifs.
• S’assurer que chacun-e de ses employé-e-s comprenne la nécessité de considérer les 18-24 ans parmi les catégories d’individus avec qui ils/elles ne peuvent entretenir des relations d’ordre amoureux et autres violant les normes minimales de la Politique de sauvegarde.
• Appuyer dans la mesure du possible les actions visant la participation des communautés (familles, enfants parrainés ou non impliqués dans nos activités) dans le cadre des processus de révision ou de mise en place de politique de sauvegarde des enfants et des jeunes.

7. Responsabilités par rapport au genre
• Faire en sorte qu’une liste de fournisseurs féminins soit disponible (Procurement) ;
• S’assurer que l’espace physique du bureau soit un espace accueillant tant pour les femmes que pour les hommes ;
• S’assurer que le choix d’espace pour les activités de formation, rencontres et autres activités similaires tienne compte des besoins sexospécifiques des garçons et des filles, des femmes et des hommes, ainsi que des normes d’accessibilité ;
• Organiser de concert avec les conseillers techniques genre et droits de l’enfant des sessions de formation sur le genre et la protection des enfants à l’intention des chauffeurs ;
• Signaler à qui de droit toute allégation ou suspicion d’agression ou de harcèlement sexuel au sein de l’organisation ;
• Maintenir une communication ouverte avec les collègues en évitant tout langage et/ou attitude susceptible d’être interprétés comme étant sexistes ou défavorables au personnel féminin de l’organisation.
8. Autres Responsabilités
• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan International Haïti au niveau externe
ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures de Plan International Haïti ;
• Exécuter toutes autres tâches assignées par le Country Director, superviseur direct ou leur délégué ;
• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s'y limiter, de s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

RELATIONS DE TRAVAIL CLES

1. Interne
• Contact élevé avec le personnel de l’équipe de réponse humanitaire (CO & PU)
• Contact élevé avec le personnel de l’Administration (CO & PU)
• Tout le Staff de Plan International Haïti

2. Externe
• Les prestataires de services
• Les fournisseurs
• Les visiteurs
• Les partenaires de PIH (IBESR, Caisses, etc.)

• Diplôme universitaire en Administration/Gestion ou équivalent ;
• Bonne Connaissance des procédures administratives de Plan International ;
• Expérience d’au moins deux (2) année a un poste Administration/Gestion ;
• Une (1) année d’expérience minimum dans la supervision de staff ;
• Capacité à travailler en équipe et sous pression ;
• Très bonne connaissance des logiciels suivants : Excel, Word, Access et Power Point ;
• Bonne capacité de rédaction et de communication en français, anglais et créole ;
• Capacité de gérer et de coordonner multiples tâches ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Relation interpersonnelle efficiente ;
• Capacité à travailler en équipe et sous pression ;
• Sens de l’initiative et capacité de travailler avec un minimum de supervision ;
• Flexibilité, honnêteté et sensibilité culturelle ;
• Capacité à établir et à maintenir les partenariats et les bonnes relations de travail.

Lettre de motivation, CV, copies des diplômes et attestations de travail, certificat bonnes vies et mœurs.

L'égalité, la diversité et l'inclusion sont au cœur même de tout ce que représente Plan International. Notre organisation est basée sur une culture d'inclusion et nous nous efforçons de créer un environnement de travail qui garantit que chaque équipe, dans chaque bureau, dans chaque pays, est riche en personnes, pensées et idées diverses.

Nous assurerons l'égalité des chances et ne tolérerons aucune discrimination pour quelque motif que ce soit. Nous favorisons une culture organisationnelle qui embrasse et illustre notre engagement envers l'égalité des sexes, les droits des filles et l'inclusion tout en aidant le personnel à adopter de bonnes pratiques, des attitudes positives et des principes d'égalité des sexes et d'inclusion.

Seuls les candidats (es) dont les dossiers auront été présélectionnés seront contactés par téléphone.

2024-01-04