Officier de Subventions- Contrats et D’Approvisionnement (Grant/Contract & Procurement Officer )

IMA World Health, une filiale de Corus International, recherche des candidatures au poste d’Officier de Subvention-contrats et D’Approvisionnement (Grant & Contracts Procurement Officer) pour son bureau local en Haiti. Corus International est né de la fusion stratégique d'IMA World Health et de Lutheran World Relief. Il comprend aussi aujourd'hui les groupes Charlie Goldsmith Associates, Ground Up Investing et Farmers Market Coffee. Corus International travaille dans plus de 20 pays d'Afrique, du Moyen-Orient et d'Amérique latine, en mettant l'accent sur la santé, les moyens de subsistance et les interventions d'urgence.
Aujourd'hui, IMA dispose d'une grande expertise dans la gestion et la mise en œuvre de programmes complexes et couronnés de succès financés par des donateurs dans les domaines de la nutrition, de la santé maternelle et infantile, du renforcement des systèmes de santé (HSS), du paludisme, du VIH/SIDA, de la violence sexuelle et sexiste (SGBV) et des maladies tropicales négligées (NTD). IMA a géré une moyenne de 100 millions de dollars par an au cours des quatre dernières années fiscales, par le biais de subventions et de contrats provenant du DFID, de l'USAID, du CDC, de la Banque mondiale, du Fonds mondial, de l'OFDA, du PNUD, du MCC et de donateurs privés. IMA met en œuvre des programmes financés par les donateurs en Haïti depuis 1998.
Le projet IHSD vise l’augmentation de la disponibilité, de l’accès et de l’utilisation de services de santé dans six départements géographiques du pays et le renforcement de capacités des organisations partenaires.

Titre du poste : Officier de Subventions- Contrats et D’Approvisionnement
Statut du poste : À plein temps
Lieu d’affectation : Pétion-Ville
Durée : CDD- (01) an renouvelable si performances satisfaisantes
Supervision : Direction des Subventions et Contrats

Sous la supervision de la Direction des Subventions et Contrats. :

• Gérer administrativement le cycle complet d'attribution des subventions et des sous-contrats, y compris la sollicitation, l'examen, l'exécution, la gestion de la mise en œuvre, le suivi, la communication avec les bénéficiaires et la clôture.
• Assurer le suivi de signature et le rappel des dates limites des livrables.
• Assurer la réception des livrables mensuels, trimestriels et/ou annuels des ONGs & NPIs.
• Faire le dispatching des livrables reçus aux départements concernés (Techniques & Finance).
• Recevoir les demandes de paiement aux NPIs du bureau finance pour vérification et approbation suivant les termes et conditions de leurs contrats/agréments.
• Initier les paiements en temps opportun des ONG et NPIs.
• Assurer l’actualisation des documents de support pour le paiement des contractuels du ministère suivants les politiques et procédures de CORUS et du Bailleur.
• Assurer la pleine conformité avec les politiques, les meilleures pratiques et les procédures de IMA/Corus et de l'USAID relatives aux sous-contrats et au développement des subventions, aux attributions, à la mise en œuvre, au suivi et à l'évaluation, et à la clôture des subventions et des contrats.
• Organiser des réunions de lancement pour les contrats, les subventions et les accords locaux afin d'établir des relations de travail et des mécanismes de communication avec les partenaires et de s'assurer qu'ils comprennent les conditions, les livrables attendus, l'énoncé des travaux, le budget approuvé, les exigences en matière de rapports et de conformité, et les canaux de communication.
• Être le Point de Focal pour la direction des subventions et de contrats pour les demandes ponctuelles des NPI, MSPP et autres Partenaires assurant un suivi minutieux pour des réponses rapides.
• Organiser et le système de classement de La Directrice de Contrats & subvention ; gérer les dossiers, fichiers et archives, en assurer la complétude et l’accès facile.
• Planifier les agendas, organiser, préparer et distribuer le matériel nécessaire, les comptes-rendus et faire le suivi des réunions présidées par la Direction des Subventions et Contrats.
• Assurer la liaison officielle de CORUS avec les points focaux des bénéficiaires pour la gestion des contrats, des subventions et des ententes, et coordonner les communications avec les sous-boursiers, les sous-récipiendaires et les bénéficiaires.
• Planifier les déplacements/voyages des différentes déplacements (itinéraire, autorisations, réservations, rédaction de rapports de voyages, et rapports dépenses, etc.) – et participer, au besoin, aux déplacements des directrices
• Assurer la conformité des dossiers d’achats et le suivi des documents à approuver et/ou vérifier par la Direction du Grant & Contract.
• Assurer le suivi de toutes les activités relatives au partenariat d’IMA avec les NPI, le MSPP en se focalisant sur le respect des échéances selon les planifications établies.
• Assurer la coordination de tous les suivis nécessaires impliquant les autres Services de L’IMA (Administration, Comptabilité, Programme etc…) en vue de l’aboutissement d’un délivrable relatif à la Direction des Subventions et Contrats.
• Supporter l’équipe administration et financière dans le recueil d’information des autres directions pour l’élaboration du rapport annuel du MPCE et autres obligations légales/fiscales de IMA en tant qu’ONG.
• Assurer le suivi de remplissage du « Risk assessment » et autres documents internes de CORUS/IMA.
• Coordonner la réception, le dispatche, le traitement des requêtes programmatiques et financiers reçus des partenaires et bénéficiaires , s’assurer qu’ils soient complets et exécutés dans les délais .
• Préparation et actualisation, sur une base régulière du plan d’achat annuel suivant les besoins internes et programmatiques de l’organisation.
• Assurer le suivi de toutes les autres tâches qui lui sera attribué.

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• Avoir un Diplôme/ Licence ou plus en Administration, Gestion de projets, Gestion de subventions, contrats et Procurement ou une expérience équivalente dans ces domaines.
• Avoir un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans des postes similaires.
• Avoir une excellente maitrise du Microsoft Office suite (Word, Excel Powerpoint )
• Avoir une capacité avérée en communication écrite et orale formelle de haut niveau en Français et en Anglais, et parler couramment le Créole.
• Être une personne intègre, responsable, avec focus continu sur résultats, indépendante, proactive, discrète, qui sait prendre des initiatives.
• Avoir des compétences organisationnelles, en gestion du temps, être attentif aux détails.
• Avoir de bonnes compétences en rédaction et synthèse, en communication, en gestion des relations humaines.
• Avoir une capacité de travailler en équipe.
• Être capable de travailler sous pression, avec une supervision limitée et un sens aigu des priorités, et pouvoir gérer plusieurs dossiers à la fois (multitasking) dans un environnement complexe et dynamique avec plusieurs homologues et partenaires avec mode de travail et personnalités diverses.
• Avoir la capacité à travailler dans un environnement multiculturel et international et faire preuve de comportement et d’attitudes sensibles aux genres et non discriminatoires.
• Être disponible pour un horaire flexible (tôt/tard et le weekend au besoin) et capable de se déplacer sur le terrain au besoin.
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Cette description de poste n'est pas conçue pour couvrir ou contenir une liste complète d'activités, de fonctions ou de responsabilités pour le poste. Les devoirs, responsabilités et activités peuvent changer à tout moment avec ou sans préavis. Tous les postes sont tenus d'effectuer toute tâche supplémentaire assignée par le superviseur. Les positions globales liées par des contrats ne seront pas modifiées sans préavis et approbation.
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Ce poste peut nécessiter des déplacements fréquents à l'intérieur du pays et Les voyages peuvent se faire dans des zones peu sûres ou dangereuses, des zones avec des infrastructures limitées, et peuvent nécessiter une exposition à des températures très élevées ou basses et/ou à des altitudes élevées.

Diversité, équité, inclusion et tolérance zéro face aux abus

En tant que membre de la famille Corus, chaque employé doit :

Aider à développer et à maintenir un environnement qui accueille et développe une main-d'œuvre diversifiée.
Favorisez un environnement de travail où chacun se sent valorisé et inclus.
Soutenir les processus d'évaluation et de promotion des employés en fonction des compétences et de la performance.
Promouvoir un environnement sûr, sécurisé et respectueux pour tous les membres de la famille Corus, les parties prenantes en général, et en particulier pour les communautés que nous servons.
Suivre le Code de conduite de Corus pour aider à prévenir tout type d'abus, y compris le harcèlement au travail, les abus et l'exploitation sexuels et la traite des personnes.
Adhérer aux valeurs fondamentales de l'organisation

Corus International interdit la discrimination et le harcèlement de tout type et offre des opportunités d'emploi égales aux employés et aux candidats sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'âge, d'origine nationale, de handicap, d'orientation sexuelle, de statut d'ancien combattant protégé ou de toute autre caractéristique protégée par Droit américain ou international

N.B. La description de poste n’étant pas exhaustive, le titulaire du poste peut être amené à effectuer d'autres tâches qui correspondent globalement aux fonctions clés ci-dessus.

CV+copie Diplome

2024-01-05