Coordinateur/Coordinatrice Finances



Titre du poste : Coordinateur/ Finances

Pays : Haiti



Lieu de travail : Port au Prince déplacement sur les autres bases (Jacmel, Ile de La Gonâve, le département du Nord)

Supervisés Assistant Finance- IKM La Gonave, Manager des Opérations - Jacmel, Offcier Finance & Comptable -IKM PAP.



Lien hiérarchique : Directeur Finance International



Introduction :

«Fondasyon Depase Fwontyè yo» créée en Haïti depuis 2015 par Beyond Borders, une ONG américaine installée en Haïti depuis 1993. Beyond Borders aide les citoyens à créer le mouvement pour sortir de l'oppression et de l'aliénation. « Fondasyon Depase Fwontyè yo » soutient tous les mouvements visant à lutter contre le système « restavèk » (esclavage des enfants), à faciliter l'accès à l'éducation universelle, à lutter contre la violence à l'égard des femmes et des filles et à remplacer le système d'oppression des pauvres par un autre. Les systèmes qui soutiennent le travail durable et assurent la durabilité. Les activités transfrontalières sont menées directement avec son personnel et également en étroite collaboration avec d'autres organisations partenaires locales. « Fondasyon Depase Fwontyè yo » met actuellement en œuvre ses trois programmes: « Repanse Pouvwa » (éliminer la violence à l'égard des femmes et des filles), « Inisyativ Kominote Modèl Riral (IKM) et « Inisyativ Kominote Modèl Ibèn » (IKM). « Fondasyon Depase Fwontyè yo », a ses bases à Jacmel, Port-au-Prince et à La Gonave. Elle travaille en étroite collaboration avec l'équipe « Beyond Borders» basée aux États-Unis et au Canada.



Description générale du poste : Sous la responsabilité du Directeur International de Finance, le/la Coordinateur/Coordinatrice Finances optimise le fonctionnement des services financier et contribue à la gestion efficiente et qualitative des ressources financières de la Fondation. Le/la Coordinateur/Coordinatrice Finances est responsable de la bonne exécution technique de toutes les activités comptables et financières de la mission et de ses programmes. Dans ce contexte, il / elle assure la gestion correcte et efficace des ressources financières, conformément aux procédures de la Fondation et aux directives du Département des Finances de Beyond Borders. Il / Elle doit assurer le développement de donnes financiers, la vérification des budgets et les planifications financières, vérifier la qualité des pièces justificatives et préparer les rapports financiers des projets. Il / Elle est responsable de la gestion et la vérification des tous les processus financiers de la mission, réaliser tous les changements nécessaires pour améliorer ces processus et assurer le respect du manuel de procédure de l’organisation.



Le/la Coordinateur/Coordinatrice Finances s’assure la supervision directe des membres du staff financiers dans les programmes, et travaille en étroite collaboration avec le/la Responsable Ressources Humaines, les coordinateurs/ coordinatrices/ directeurs/directrices des programmes, les partenaires, la Directrice de Gestion de Bailleurs du Fonds de Beyond Borders, et la Directrice Exécutive Adjointe de Beyond Borders.

Enjeux du Poste :
? Assurer le fonctionnement et l’évolution des outils de gestion financière, formaliser les processus et procédures de gestion en veillant à l’amélioration continue et la simplicité des processus.
? Garantir la bonne gestion comptable, la bonne gestion de la trésorerie et la gestion budgétaire et financière des programmes et de la Fondation
? Garantir la bonne gestion des partenariats en lien avec les directeurs/directrices et/ou coordinateurs/coordinatrices des programmes
? Consolider, analyser & contrôler les informations financières produites pour les mettre à la disposition de tous les acteurs clés dans la Fondation et Beyond Borders
? Appui au développement de projets pour le renouvellement de financements institutionnels
? Appui au développement de la stratégie opérationnelle du programme et contribuer à l’élaboration de la stratégie financière pluriannuelle
? Renforcer les capacités des staff clés et des partenaires en matière financière.
? Assurer une gestion efficiente des fonds, une comptabilité et un reportage financier de qualité à tous les niveaux.
? Développer, réviser et conseiller sur les accords de subvention, les protocoles d’accord et les contrats de consultants.
? Maintenir de bonnes relations avec le personnel de partenaires et d’agences de coopération au développement actif dans le pays et dans l’international.

Conformité et contrôle
? Assurer la mise-à-jour du Manuel de Finance et veillez au respect du manuel et aux exigences des donateurs, ainsi que de la connaissance du contenu et des exigences des deux
? Surveiller et veiller à ce que les dépenses de projet et les dépenses administratives soient conformes aux budgets convenus, - identifier le potentiel ou le dépassement des dépenses du projet et assurer la liaison avec les acteurs clés dans l’organisation en ce qui concerne les actions requises (prolongations sans coût, réaffectations budgétaires, etc.)
? Assister dans la préparation du « mapping des fonds »
? Assurer l’analyse et la gestion d’impact du taux d’échange sur les budgets
? Faciliter tous les types d'audits effectués par les donateurs, les gouvernements, les auditeurs externes.
? Rédiger un manuel sur le contrôle interne afin de renforcer l’Organisation sur l’aspect de contrôle tout en tenant compte de la réalité de l’Organisation.
? Effectuer des visites dans les différents bureaux de l’Organisation et ceux de nos partenaires et produire un rapport détaillé après chaque visite afin de déceler les forces et les faiblesses afin de prendre les mesures correctives pouvant renforcer l’Organisation et nos partenaires sur le plan procédural, administratif et financier .
? Rédiger et mettre en œuvre les plans de travail pour traiter et corriger toutes les trouvailles et s’assurer de l’achèvement à temps.
? Développer des procédures de contrôle interne qui prennent en charge les directives du conseil d’administration. Coordination et renforcement des capacités.
? Coordonner l’élaboration des supports de formation pour le personnel sur la compréhension du système de gestion financière.
? Coordonner l’élaboration des supports de formation pour le personnel sur le respect des réglementations des donateurs.
? Assurer le lead concernant le développement de systèmes solides en matière d’outils de contrôles internes, politiques, procédures, suivi et rapports.

Préparation de rapports financiers
? Préparer des comptes de gestion mensuels pour approbation par le directeur financier international - incluent les données mensuelles et cumulatives du projet et des donateurs, les rapprochements bancaires, le compte des revenus et dépenses et autres informations nécessaires
? Effectuer les rapports sur l'état des donateurs, rapports trimestriels sur le budget réel des programmes et sur le financement des donateurs pour chaque budget
? Préparer des rapports financiers dans les délais - mensuels, trimestriels, bi-annuels ou annuels, conformément aux contrats et directives du projet du bailleur de fonds, qui concordent avec les rapports descriptifs correspondants, accompagnés d'une analyse des écarts budgétaires et d'explications.
? Préparer les états financiers de fin d'année, organiser et vérifier l'achèvement de l'audit de fin d'année dans les délais
? Elaborer les informations comptables / financières gérées sur le logiciel de comptabilité

Préparation budgétaire
? Préparer des budgets financiers du projet (en liaison avec les responsables des programmes, la Directrice de Gestion de Bailleurs du Fonds et d’autres) à soumettre aux donateurs. Les budgets doivent être conformes aux directives du donneur concernant les soumissions budgétaires
? Préparer le budget financier annuel sur le terrain avec les coordonnateurs de programmes, les directeurs/directrices des programmes, le Directeur International de Finance, la Directrice de Gestion de Bailleurs du Fonds
? Gérer la trésorerie et le contrôle de la trésorerie


Des relations avec les partenaires :
• Assurer le contrôle financier des projets de l’organisation avec les partenaires
• Renforcer la capacité de gestion financière des partenaires
• Réviser les rapports financiers des partenaires en veillant au respect des normes
Effectuer des visites de vérification et de contrôle interne chez les partenaires

Ressources Humaines, Appui et Supervision :
• Assurer la conformité locale avec les retenues d’impôt des employés, en veillant à ce que toutes les retenues statutaires pertinentes soient effectuées sur les salaires des employés et versées aux autorités compétentes
• Effectuer les virements bancaires en rapport avec le payroll
• Gérer / superviser et travailler en étroite collaboration avec le personnel administratif des finances
• Renforcer les capacités du personnel du département des finances et des programmes en matière financière

• Diplôme universitaire en finance comptabilité
• Au moins 5 ans d’expérience de travail dans une ONG ou autre organisation à but non-lucratif
• Au moins 3 ans d’expérience de travail dans un poste similaire
• Solide connaissance des procédures financières et comptables
• Maîtrise des logiciels, tels que Excel, Quick books, SAGE, WINPACCS...G Suite (google docs/sheets etc.), WORD, Powerpoint
• Connaissance de la réglementation financière en Haïti
• Une éthique forte, avec une capacité à gérer des données confidentielles
• Bon sens de l'organisation avec une attention portée aux détails
• Capable de former et d'encadrer le personnel et les partenaires
• Bonne gestion du temps, hiérarchisation des tâches et approche proactive
• Capacité à travailler avec peu de supervision directe
• Bonnes compétences interpersonnelles
• Bon esprit d'équipe, avec de fortes compétences analytiques.
• Flexible et capable de travailler avec une équipe diversifiée
• Personnalité dotée d'excellentes compétences en communication
• Capacité et volonté de travailler dans des conditions difficiles
• Bon niveau du Créole oral et écrit
• Bon niveau d’anglais et du français oral et écrit (souhaitée)

Curriculum vitae, lettre de motivation, diplômes et attestations de travail

Depase Fwontyè yo se yon oganizasyon ki ofri menm opòtinite a tout moun. Nou ankouraje fanm, moun ki andikape ak manm gwoup ki depi lontan ki majinalize yo postile.

2023-12-22