DESCRIPTION DES TÂCHES :
Sous l’autorité hiérarchique du Responsable Administratif et Financier le/la assistant(e)
Administratif(ive) et financier(ière) est en charge de la réalisation des tâches administratives et le suivi des opérations financières et comptables.

Les responsabilités de l’assistant(e) administratif(ive) et financier(ière) couvrent les aspects suivants :

Gestion Administrative
• Réceptionner et traiter le courrier et autres documents administratifs (lettres, courriers officiels, archivages etc…)
• Préparer et organiser les différentes réunions : convocation, préparation et envoi des informations préalables, réservation de salles, des hébergements, réception et suivi des participants, en collaboration avec la logistique
• Rédiger et/ou centraliser les comptes rendus de réunions administratives.
• Établir en collaboration avec la logistique les kits de mission (ordre de mission, coordonnées de l’hébergement, carnet de route …).
• Réserver l’hébergement des personnes en mission.
• Commander des billets d'avion, réservations d'hôtels etc...
Comptabilité
• Organiser la comptabilité
• Réception des factures et paiement des fournisseurs.
• Gestion de la petite caisse du bureau.
• Établir les inventaires de caisse et les rapprochements bancaires mensuels.
• Garantir le respect des procédures comptables et financières du bailleur.
• Contrôler la conformité des pièces comptables réceptionnées.
• Classer et archiver les pièces comptables.
• Préparer les documents pour les audits comptables internes et externes.
Gestion budgétaire
• Participer à la préparation et la production des rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels
• Participer à la préparation les demandes de fonds pour les besoins du projet en collaboration avec le Responsable Administratif et Financier.
Contrôles Internes
• Veiller à l’application des procédures de comptabilité et de gestion financière, conformément au guide de l’organisation.
• Participer au contrôle (ordinaire et inopiné) des caisses, des comptes banque, des factures et autres pièces justificatives.
• Participer aux audits financiers et assurer que toutes les recommandations d'audit sont mises en application au cours l'année suivante.
• Être garant du classement adéquat des pièces justificatives pour les besoins des audits annuels et des contrôles des partenaires.
Ressources Humaines
• Veiller à la conformité et la complétude des contrats en lien avec le Responsable Administratif et Financier.
• Gérer le calendrier des absences/présences des personnels en lien avec le Responsable Administratif et Financier.
• Assurer le suivi des fins et renouvellement de contrats en collaboration avec le Responsable Administratif et Financier.
Autres missions :
• Effectuer toute autre tâche confiée par la hiérarchie.

Profil recherché
Niveau d’étude : Licence en administration, finances, comptabilité et gestion
Expérience professionnelle
Avoir une expérience avérée d’au moins trois ans sur un poste similaire ;
Aptitudes
• Aptitude à travailler en équipe ;
• Sensibilité à l’approche interculturelle et inter-agences au niveau national ;
• Sens de l’organisation, rigueur et capacité de synthèse ; Bon relationnel ;
• Sens de l’autonomie et des responsabilités ;
• Français courant obligatoire ; Anglais un atout
• Excellente maîtrise de Word, Excel, et logiciels comptables.
• Expérience des projets financés par les agents de Développement serait un atout

Les personnes intéressées peuvent :
Envoyer les documents cités ci-dessous à info@vivariohaiti.org, en indiquant la
référence Poste Assistant/te Administratif.

• CV
• Lettre de motivation
• Certificat de bonne vie et mœurs
• Photocopie des diplômes, certificat et attestations de travail
• Trois références professionnelles incluant contacts mails et téléphones

La date de clôture pour les dépôts des dossiers de candidature est fixée au 30/11/23
Viva Rio se réserve le droit de modifier cette date si nécessaire. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

2023-11-21