La Caribbean Grain Company (CGC) est une grande Entreprise multiculturelle fondée en 2009 oeuvrant dans le domaine de l'agroindustrie. Elle est spécialisée dans l’importation et la distribution du riz. Elle est l’un des plus grands conglomérats du secteur privé haïtien dans son domaine.
Actuellement, elle recherche un.e Agent.e de support administratif pour son Département des Ressources Humaines.

Sous la Supervision de la Coordonnatrice des Ressources Humaines, l'Agent.e de Support administratif/RH effectuera les taches principales:

? Classer les documents des employés
? Enregistrer les présences à la Cafétéria sur le fichier EXCEL et dresser le rapport de lunch des employés du Site des Opérations
? Envoyer le Rapport de lunch à l’Assistante à la Trésorerie
? Recevoir les doléances des employés, les communiquer à la Directrice des Ressources Humaines et faire le suivi.
? Recevoir les demandes de congé et faire le suivi avec la Directrice des Ressources Humaines.
? Vérifier les pointages sur Ingress ou sur le rapport dressé par le Support des Ressources Humaines de concert avec le Département de Sécurité
? Envoyer le rapport de présence de la semaine écoulée par courriel à la Directrice des Ressources Humaines chaque lundi matin et l’informer des retards répétitifs
? Vérifier le calendrier d’anniversaire, aviser la Directrice des Ressources Humaines des anniversaires des cadres qui s’en viennent pour planification (achat de fleurs, de gâteau etc.) et faire le suivi avec l’Assistante Administrative pour le décaissement
? Calculer le paiement des Contractuels du site (Production/Logistique/ CFC, etc.) et enregistrer les montants dans le cahier de la Comptabilité
? Préparer demande de paiement appartement, accusé de réception et envoyer chèque au propriétaire de l’appartement
? Préparer demande de paiement pour les frais de nourriture et encaisser le chèque et envoyer le cash accompagné de l’accusé de réception au Directeur des Opérations
? Envoyer les informations de la paie des employés à la Directrice des Ressources Humaines, au plus tard le 22 du mois en cours (Ajout, Retrait, Suspension, Ajustement, Déductions Légales…)
? Clarifier et confirmer les informations de la paie des employés avec le Contrôleur Financier
? Vérifier la liste des employés sur les factures d’Assurance (INASSA), voir si les factures sont en conformité avec la base de données de la CGC et préparer les demandes de paiement
? Payer les frais de Lunch des Agents de Sécurité OHTSU (suivi à faire avec le chef de Sécurité)
? Vérifier la date d’échéance des Assurances Internationales (BEST DOCTORS/ BUPA/VUMI) et effectuer les renouvellements COPASSA/NASSA
? Procéder à l’adhésion des nouveaux employés au plan d’assurance locale de la INASSA
? Renouveler toutes les cartes d’accès de l’APN au début du mois de janvier
? Participer à l’organisation des fêtes de fin d’année (Employés Siège Social et Site) et Journée Récréative
? Rédiger toutes les correspondances ayant rapport aux Ressources Humaines (Lettres de travail, Lettres pour la DCPJ, Lettres d’autorisation, Assurance, Ministères, etc.)
? Préparer les demandes de paiement, vouchers et chèques pour les prêts et les avances sur salaire
? Envoyer les Réclamations d’indemnité et autres requêtes relatives aux Assurances @ INASSA, NASSA, HERO, COPASSA & BUPA
? Accompagner les employés à l’infirmerie/centre hospitalier en cas de malaise au travail
? Faire le suivi avec le Contrôleur Financier pour les Fiches de paie et autres contrôles requis par les employés
? Réserver les billets d’avion, chambres hôtel, appartement pour les étrangers
? Faire le suivi avec l’Assistante Senior aux Achats Locaux & Approvisionnement pour l’achat de matériels nécessaires pour les étrangers
? Classer les autorisations de sortie des employés du site et les classer après vérification de l’Officier RH du site
? Préparer les fiches de paie à destination de la DGI sur demande des employés
? Assister la Directrice des Ressources Humaines durant le processus de recrutement (contacter les postulants, monter leur dossier, faire le suivi pour l’obtention des cartes d’accès de l’APN après embauche, etc.)
? Enregistrer les nouveaux employés sur le système Ingress et assurer leur induction et bonne intégration au sein de la compagnie (remise de badges/salopettes/maillots d’uniformes, etc.)
? Faire le suivi avec la Responsable de Marketing après l’embauche des joueurs de basketball
? Préparer les attestations et certificat de travail
? Récupérer les matériels appartenant à la CGC (badges, carte INASSA, clés bureau/véhicule, téléphone, radio, laptop, etc.)
? Entretenir les dossiers des employés
? Préparer demande de paiement, voucher, chèque et accusé de réception pour Contribution funéraire
? S’assurer de recevoir le Certificat de décès du/de la défunt(e) au plus tard 1 mois après les funérailles
? Envoyer une couronne à la famille de la part de la CGC (suivi avec l’Assistante Senior aux Achats Locaux & Approvisionnement).

Avoir un diplome en Sciences Administratives
Etre diplomé.e ou certifié.e en technique de redaction des correspondances administratives
Avoir au moins 3 ans d'expériences dans le domaine de Gestion des Ressources Humaines.
Connaitre la technique d'archivages de dossiers administratifs et ceux des employés.

Avoir le sens de la clientèle
Etre courtois.e, discret.e et patient.e
Avoir le souci des détails

Poste en CDI
Horaire de travail: du lundi au vendredi de 7hres 45 am-4hres30 pm.

Lettre de motivation, cv, derniers certificats d'emploi, certificat de police au moment de l'embauche

2023-12-16