Contexte

L’Unité de Gestion des Programmes (UGP) du MSPP a été créée en 2005 pour gérer les subventions de bailleurs de fonds pour le MSPP. Elle fournit une assistance technique à tous les sous-bénéficiaires pour atteindre les buts, objectifs, et cibles fixées dans le contexte des programmes appuyés. Dans ce cadre, elle travaille en forte collaboration avec les autres directions et unités du MSPP pour optimiser le financement fourni afin d’atteindre les résultats prévus, tout en assurant la conformité avec les règles, procédures, et dispositions standard liées à l’utilisation des fonds alloués par les bailleurs respectifs. Le personnel de l’UGP est responsable avec le MSPP sur toutes les qui touchent directement ou indirectement l’exécution des programmes mis en œuvre et l’utilisation des fonds alloués. Pour jouer ce rôle, l’UGP sert de liaison entre le Ministère (MSPP) et les bailleurs, et leur fournit tous les éléments nécessaires à leurs interactions régulières.

Résumé du poste

Le/la Chargé(e) de portefeuilles régionaux est le gestionnaire technique des projets gérés par l’UGP/MSPP qui supervise les activités au niveau des départements sous sa responsabilité dans les domaines relatifs aux infrastructures de santé, à la chaine d’approvisionnement du système de santé haïtien, au renforcement du système de laboratoires en Haïti, et au renforcement des services de santé en général et particulièrement dans le cadre de la réponse nationale au VIH/SIDA, à la Tuberculose, et à la malaria.
Il/elle assure les fonctions de gestion de projet et de coordination technique entre les principales parties prenantes nécessaires à la bonne exécution des activités dans les domaines couverts par sa spécialité au sein des projets mis en œuvre par l’UGP, de veille et de point focal technique pour les partenaires techniques et financiers de l’UGP/ MSPP qui interviennent au niveaudes différents départements géographiques.
Les responsabilités de ce poste incluent présentement, les Projets financés par le Projet d’Appui au Renforcement de Systèmes de Santé (PROSYS) financé par la Banque Mondiale, la subvention du Fonds Mondial pour le Renforcement du Système de Santé en Haïti (RSSH), et les Projets supportés par CDC pour le MSPP, mais peuvent s’étendre au-delà de ceux-ci.
Il/elle utilise les ressources mises à sa disposition pour atteindre les objectifs fixés et met à disposition de l’UGP ses connaissances dans le domaine en proposant des actions pour améliorer l’efficacité des interventions.
Son sens du leadership devra lui permettre de s’assurer de l’exécution des plans dans les délais impartis, de gérer les interactions entre les différents membres de l’équipe impliqués dans les opérations, et maintenir en même temps une communication dynamique avec les autres parties prenantes du projet qu’elles soient locales, gouvernementales, ou internationales.
Il/elle garantit la cohésion des différents portefeuilles et des politiques de santé s’y rapportant, politiques dont il/elle devra veiller à l’intégration dans ses plans.
Le/la Chargé(e) de portefeuilles régionaux partage la coresponsabilité de l’atteinte des objectifs et de la mise en œuvre des activités avec les entités du MSPP concernées. Il est imputable de l’absorption et de l’optimisation de l’utilisation des ressources par les sous récipiendaires.

Responsabilités

Sous l’autorité du Chef d’équipe de gestion des portefeuilles et en collaboration avec les Directions et les Unités du MSPP bénéficiaires des projets gérés par l’UGP MSPP, les partenaires techniques et financiers de l’UGP MSPP et les différentes composantes de l’UGP MSPP telles que les Directions administrative, financière, et d’audit interne, il/elle assume les responsabilités suivantes au niveau départemental/régional:

1) Gestion de projet
Il/elle est responsable de la bonne exécution des activités des projets dans son domaine d’intervention selon l’approche du cycle de projet notamment :
• Fournir un appui direct aux responsables des infrastructures de santé, aux responsables des Directions Départementales Sanitaires, de laboratoire et de la surveillance et réponse épidémiologique concernées du MSPP et autres parties prenantes impliquées pour la planification opérationnelle et budgétaire des activités des projets et des requêtes associées, conformément aux exigences légales et de qualité requise. Cet appui direct doit assurer à tout moment une documentation adéquate et opportune de la part des sous récipiendaires en vue de garantir un financement sans discontinuité des activités planifiées.
• Assurer la révision technique et stratégique systématique des plansde travail proposés par les responsables des portefeuilles sus cités, et autres parties prenantes impliquées au regard des plans du MSPP, des accords de financement et conventions partenaires, et soumission de sa recommandation pour validation par la Direction Technique de l’UGP ;
• Assurer la révision des budgets sous-jacents aux plans de travail proposés par les unités concernées du MSPP et autres parties prenantes impliquées au regard des coûts du secteur, etc. afin d’assurer la cohérence des budgets avec les plans de travail et les objectifs des projets, la disponibilité budgétaire et la soumission de sa recommandation pour validation par la Direction Technique de l’UGP ;
• Accompagner de manière proactive les portefeuilles de l’UGP et les unités centrales du MSPP dans la mise en œuvre des activités et appuyer la résolution opportune de tout problème empêchant la mise en œuvre des activités sous sa responsabilité en mobilisant, le cas échéant, les acteurs pertinents (à l’UGP, MSPP, et/ou partenaires techniques et financiers) ;
• S’assurer de la supervision technique et financière de la mise en œuvre des activités planifiées par les portefeuilles de l’UGP et les directions et les unités concernées du MSPP et autres parties prenantes impliquées et alerter en cas de retards avant que ceux-ci ne soient critiques. En particulier, il/elle devra coordonner avec les responsables de portefeuilles régionaux de l’UGP pour la supervision des activités pertinentes pour d’autres domaines d’intervention de l’UGP dans les départements ;
• S’assurer que les politiques de sauvegardes environnementales et sociales, d’infrastructure, de surveillance épidémiologique, et de laboratoire, pertinentes pour les activités sous sa responsabilité soient appliquées, avec l’appui techniques des responsables de sauvegardes environnementales et sociales de l’UGP ;
• S’assurer du suivi des requêtes administratives, de passation de marchés et financières (pour les activités sous sa responsabilité) soumises par les directions et les unités concernées du MSPP et autres parties prenantes impliquées à l’UGP MSPP ;
• S’assurer de la révision technique des termes de référence développés par les directions et unités du MSPP liées aux activités sous sa responsabilité, afin d’en assurer la qualité (clarté des objectifs, livrables, chronogramme, responsabilités, etc.) ;
• Réviser les rapports techniques et de dépenses des activités réalisées par les directions et les unités concernées du MSPP, les services de l’UGP/MSPP et les autres parties prenantes impliquées, conformément aux formats et exigences de rapportage des projets ;
• Préparer avec l’appui des différents Chargé (e)s de portefeuilles les rapports décrivant les avancées des activités vis-à-vis les résultats attendus, selon les calendriers établis dans les projets, en coordination avec les responsables de Suivi et Evaluation de l’UGP/MSPP ;
• Valider et vérifier, le cas échéant, l’effectivité et de la qualité, des activités et des résultats rapportés.
• Appuyer la réalisation de toute autre activité nécessaire pour assurer la bonne mise en œuvre des activités de projets de l’UGP et liées au système de laboratoire, de surveillance, et de renforcement des services de santé en Haiti.

2) Coordination

Il/elle est responsable de la bonne coordination technique et financière des activités d’exécution des projetsde son niveaud’intervention notamment entre :
• UGP MSPP (dans ses différentes composantes)
• Directions et unités concernées du MSPP
• Les portefeuilles des infrastructures de santé, des départements sanitaires, du laboratoire et de la surveillance épidémiologique
• Partenaires techniques et financiers de l’UGP MSPP
• Les autres parties prenantes impliquées

3) Point focal technique des partenaires techniques et financiers de l’UGP MSPP

Il/elle est le point focal technique des partenaires techniques et financiers de l’UGP MSPP à son niveau d’intervention. A ce titre, il entretient des relations privilégiées avec ces derniers notamment pour informer, analyser, réviser, rapporter, apprécier, etc.les différents processus et résultats en relation à l’exécution des subventions gérées par l’UGP MSPP. Il participe et contribue aux processus stratégiques, techniques et opérationnels relatifs à l’exécution des subventions gérées par l’UGP MSPP à son niveau d’intervention. Le cas échéant, il peut représenter les partenaires techniques.

4) Veille technique et stratégique

Dans une démarche proactive de propositions de renforcement du système sanitaire spécialement dans le cadre de laboratoire, de surveillance et d’infrastructure sanitaires, il/elle est responsable d’assurer une veille technique et stratégique dans son domaine d’intervention aux niveaux local, national et international et d’en partager les principaux résultats avec les portefeuilles sus cités, les directions et unités concernées du MSPP, les partenaires techniques et financiers de l’UGP MSPP et les autres parties prenantes impliquées si pertinents.

Profil des compétences et qualifications requises

Education/formation et expériences
• Diplôme en sciences de la santé, ou en gestion/administration, ou équivalent.
• Au moins cinq (5) ans d’expérience en gestion de projets, avec familiarité à la préparation de propositions techniques (plans et budgets) et la gestion de portefeuilles.
• Au moins trois (3) ans d’expérience dans le domaine de gestion de projets de santé
• Expérience dans la coordination de projets et de financements soutenus par des partenaires techniques et financiers serait un atout.

Connaissances, compétences et aptitudes
• Proactivité dans l’anticipation et la résolution de problème de mise en œuvre de projet
• Maitrise et pratique des différentes phases de la gestion du cycle de projet
• Connaissance du système national de santé, du MSPP et des priorités sanitaires du pays notamment des aspects clés de surveillance épidémiologique, de gestion du système de laboratoire
• Aptitudes de communication, coordination, et de travail en équipe et multidisciplinaire
• Sens de la priorisation dans la coordination des différentes activités
• Compétencesde facilitation et de recherche de consensus
• Capacités d’analyse et de synthèse
• Autonomie, rigueur et approche solution et résultats.
• Connaissance des pratiques de financement du développement est un atout.
• Bonne maitrise du français et du créole.
• Bonne maitrise des outils informatiques et de communications courants (MS Office, etc.)

Supervision
Le/la Chargé(e) de portefeuilles régionaux est supervisé/e par le Chef d’équipe de gestion des portefeuilles.
En tant que personnel de l’UGP, le/la Chargé(e) de portefeuilles départementaux sera sujet à une évaluation de la performance annuelle suivant le processus standard de l’UGP.

Le dossier de candidature est constitué du CV et titres académiques accompagnés d’une lettre de motivation adressé à M. Yves Gérard Joseph PIERRE-LOUIS, Directeur Exécutif, UGP/MSPP, 10, Delmas 81, Delmas, Haïti.

Tout autre renseignement complémentaire peut être obtenu par écrit auprès de l’Unité de Gestion du projet à l’adresse email suivante : recrutement@ugp.ht

2023-11-23