Corus International est né de la fusion stratégique d'IMA World Health et de Lutheran World Relief. Il comprend aussi aujourd'hui les groupes Charlie Goldsmith Associates, Ground Up Investing et Farmers Market Coffee. Corus International travaille dans plus de 20 pays d'Afrique, du Moyen-Orient et d'Amérique latine, en mettant l'accent sur la santé, les moyens de subsistance et les interventions d'urgence.
Aujourd'hui, IMA World Health dispose d'une grande expertise dans la gestion et la mise en oeuvre de programmes complexes et couronnés de succès financés par des donateurs dans les domaines de la nutrition, de la santé maternelle et infantile, du renforcement des systèmes de santé (HSS), du paludisme, du VIH/SIDA, de la violence sexuelle et sexiste (SGBV) et des maladies tropicales négligées (NTD). IMA a géré une moyenne de 100 millions de dollars par an au cours des quatre dernières années fiscales, par le biais de subventions et de contrats provenant du DFID, de l'USAID, du CDC, de la Banque mondiale, du Fonds mondial, de l'OFDA, du PNUD, du MCC et de donateurs privés. IMA World Health met en oeuvre des programmes financés par les donateurs en Haïti depuis 1998.
Le projet IHSD est un des projets de IMA World Health qui vise l'augmentation de la disponibilité, de l'accès et de l'utilisation de services de santé dans six départements géographiques du pays et le renforcement de capacités des organisations partenaires.
IMA World Health recherche des candidatures pour le recrutement d'un (e) Assistant (e) administratif(ve) pour le projet IHSD financé pat USAID/Haïti

RESUME DU POSTE
L'assistante administrative va apporter un appui à l'administration et à la direction des subventions et des contrats. Il/elle servira également de liaison avec les partenaires et les fournisseurs. Il/elle devra développer et maintenir des relations de travail cordiales avec les membres des bureaux régionaux

Appui à l'Administration et la Direction des Subventions et Contrats.
1. Être un soutien administratif et logistique proactif, opportun et efficace aux directions en limitant les interruptions et en les déchargeant des détails administratifs.
2. Gérer leurs calendriers et leurs agendas, réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et les demandes de rencontres.
3. Faire le triage des courriels, requêtes, demandes de réunions/rendez-vous et les canaliser, le cas échéant, vers les personnes concernées pour suivi.
4. Réceptionner, analyser et trier les correspondances reçues et les canaliser, le cas échéant, vers les personnes concernées tout en assurant le suivi, le classement et le partage si nécessaire.
5. Rédiger ou finaliser les drafts de correspondances, allocutions, ou présentations des Directeurs.
2 |Assistante Administrative - Projet IHSD
6. Être le Point de contact pour la direction Administrative et des subventions et pour les demandes ponctuelles de l'USAID, MSPP et IMA, et un suivi pour des réponses rapides. Maintenir à jour le dossier compilant toutes les correspondances (reçues et expédiées par les différentes unités du bureau).
7. Organiser et maintenir le système de classement des bureaux de la Directrice des Finances et Administration et La Directrice de Contrats & subvention ; gérer les dossiers, fichiers et archives de ces deux directions, en assurer la complétude et l'accès facile.
8. Planifier les agendas, organiser, préparer le/la local/salle, préparer et distribuer le matériel nécessaire, les comptes-rendus et faire le suivi des réunions présidées par les directrices.
9. Préparer le briefing - au besoin - pour les réunions auxquelles participe les directeurs.
10. Maintenir une base de données des décisions ou demandes des directeurs et assurer un suivi rapproché et opportun des décisions, requêtes et demandes d'information.
11. Planifier les déplacements/voyages des différentes déplacements (itinéraire, autorisations, réservations, rédaction de rapports de voyages, et rapports dépenses, etc.) - et participer, au besoin, aux déplacements des directrices
12. Réaliser des recherches sur des sujets ou des domaines spécifiques, faire une compilation de documents et de matériel de référence et préparer les synthèses et de briefings à partir des diverses sources documentaires.
13. Veiller au bon fonctionnement des appareils et équipements du bureau des directeurs et à la disponibilité du matériel et fourniture de bureau nécessaires.
14. Maintenir informé les directions de l'évolution des problèmes, de l'état d'avancement de leur résolution et des prochaines étapes - si nécessaire - pour des solutions à long terme.
15. Assister dans le suivi et la mise en oeuvre du plan de travail, dans l'évaluation des résultats, dans l'identification d'opportunités ou de menaces afin de mettre en oeuvre de manière opportune les actions nécessaires.
16. Tenir un registre des contrats actif, afin d'assurer leurs renouvellements à temps (ONGs, Loyer et autres).
17. Assister le directeur « Grant et Contrat dans la revue des dossiers de Procurement et assurer le suivi des documents à approuver.
18. Assurer le classement approprié des dossiers de la Direction Grant et Contrat.
19. Assurer la scannérisation et le classement sur SharePoint de tous les dossiers de cette direction.
20. Seconder le Directeur Grants et Contrat dans ses suivis avec les sous-partenaires du projet.
21. Assurer le suivi de toutes les autres tâches qui lui seront attribuées.

Liaison avec les partenaires/ Fournisseurs
1. Être le Point focal pour l'envoi des documents, l'information ou les rapports à ces bureaux.
2. Maintenir une base de données avec les copies de toutes les informations, documents, rapport ou autres soumises à ces bureaux.
3. Suivre les réponses aux demandes de la Haute Instance et des Directions Départementales du MSPP.
4. Développer et maintenir des relations de travail cordiales avec les membres des bureaux régionaux.

1. Avoir un Diplôme Supérieur au moins du niveau de la Licence en Administration, Gestion de projets, Secrétariat. Avoir un minimum de deux (2) ans d'expérience dans des postes similaires.
2. Être une personne intègre, responsable, avec focus continu sur résultats, indépendante, proactive, discrète, qui sait prendre des initiatives.
3 |Assistante Administrative - Projet IHSD
3. Avoir des compétences organisationnelles, en gestion du temps, être attentif aux détails.
4. Avoir de bonnes compétences en rédaction et synthèse, en communication, en gestion des relations humaines.
5. Avoir une capacité de travailler en équipe.
6. Avoir une capacité avérée en communication écrite et orale formelle de haut niveau en Anglais et en Français, et parler couramment le Créole.
7. Avoir la Maitrise de certains logiciels tels que Microsoft Office Suite, et autres.
8. Être capable de travailler sous pression, avec une supervision limitée et un sens aigu des priorités, et pouvoir gérer plusieurs dossiers à la fois (multitasking) dans un environnement complexe et dynamique avec plusieurs homologues et partenaires avec mode de travail et personnalités diverses.
9. Avoir la capacité à travailler dans un environnement multiculturel et international et faire preuve de comportement et d'attitudes sensibles aux genres et non discriminatoires.
10. Être disponible pour un horaire flexible (tôt/tard et le weekend au besoin) et capable de se déplacer sur le terrain au besoin.

Diversité, équité, inclusion et tolérance zéro face aux abus
En tant que membre de la famille Corus, chaque employé doit:
Aider à développer et à maintenir un environnement qui accueille et développe une main d'oeuvre diversifiée.
Favoriser un environnement de travail où chacun se sent valorisé et inclus.
Soutenir les processus d'évaluation et de promotion des employés en fonction des compétences et de la performance.
Promouvoir un environnement sûr, sécurisé et respectueux pour tous les membres de la famille Corus, les parties prenantes en général, et en particulier pour les communautés que nous servons.
Suivre le Code de conduite de Corus pour aider à prévenir tout type d'abus, y compris le harcèlement au travail, les abus et l'exploitation sexuels et la traite des personnes.
Adhérer aux valeurs fondamentales de l'organisation.

Corus International interdit la discrimination et le harcèlement de tout type et offre des opportunités d'emploi égales aux employés et aux candidats sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'âge, d'origine nationale, de handicap, d'orientation sexuelle, de statut d'ancien combattant protégé ou de toute autre caractéristique protégée par Droit américain ou international.

- CV
- Copies des Diplomes et Certificats
- Lettre de motivation

Envoyer le dossier à
jobshaiti@lwr.org

2023-11-17