La mission essentielle de l’Organisation est de renforcer les systèmes nationaux et locaux de santé et d’améliorer la santé des peuples des Amériques en collaboration avec le Ministère de la Santé, le Gouvernement, les agences internationales, les organisations non gouvernementales, les universités, agences de sécurité sociales, groupes communautaires et autres. L’Organisation Panaméricaine de la Santé favorise les stratégies primaires de santé, visant les membres des communautés, offrant des services de santé à tous et augmentant l’efficacité d’utilisation des ressources disponibles.

Sous la supervision de l’Administrateur du bureau et la supervision générale du Représentant, le chargé de voyage et protocole fournit un appui technique aux responsables de programmes et aux membres du personnel dans l’exécution des domaines suivants :

Gestion du protocole :
• Aider au processus de protocole en s'assurant que les visas et autres documents nécessaires pour le personnel sont obtenus à temps.
• Assurer la liaison avec la Logistique pour la gestion des déplacements au niveau national et international
• Assurer que les informations sont partagées avec le personnel sur les nouveaux changements ou les documents modifiés qui sont communiqués par l’état Haïtien et les autres missions diplomatiques
• Être le point focal au ministère des Affaires étrangères pour toutes les activités de protocole

Gestion des voyages et des réunions. Le/la titulaire du poste :
• Enregistrer et gérer les demandes de voyage au titre de réunions et de missions officielles ;
• Assurer la conformité à la politique en matière de voyages ;
• Prendre toutes les dispositions administratives relatives aux réunions et aux missions officielles du bureau de pays et gérer les plans de voyage ;
• Assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations formulées au cours des missions ;
• Aider à la production de rapports, de statistiques et/ou de matériels d’information, en cas de besoin ;
• Assurer la mise en œuvre de la politique de voyage pour l'organisation ;
• Fournir au besoin un appui administratif à l’Administrateur et le Représentant adjoint du bureau ;
• Le/la titulaire du poste servira de solution de recours en cas d’absence d’un membre de l’équipe occupant un poste similaire ou un autre poste au sein du bureau de pays.

Logistique. Le/la titulaire du poste :
• Assister les membres du personnel international en ce qui concerne l’importation, l’acquisition et l’enregistrement de leurs véhicules et effets personnels ;

Être titulaire d’un diplôme de fin d'études secondaires (Bac+2)

Être détenteur d’un diplôme d’études supérieures dans un des domaines suivants : Sciences sociales, Sciences politiques et Administratives, Sciences économiques ou de Gestion, sciences de communication est souhaitable

6 ans d’expériences générales avec au moins quatre ans d’expériences dans le domaine de l’Administration en général, protocole, voyages, secrétariat (de Direction)
Expérience préalable dans le domaine des achats dans une organisation non gouvernementale (ONG) est souhaitable.

• Excellente maitrise orale et écrite du français et du créole Haïtien.
• Bonne connaissance de l’anglais parlée et écrite ;

Connaissance de l’espagnol ou toute autre langue étrangère est considérée comme un atout.
Etre capable d’utiliser effectivement un ordinateur et des logiciels tels que Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint et Outlook. La connaissance d’autres logiciels tels que Visio, Microsoft SharePoint représente un atout.

Action Interinstitutionnelle - (L1): Agir conformément aux politiques internes de l’Organisation. Se conduire selon les normes de conduite de la Fonction Publique Internationale. Refléter un comportement juste, et équitable.

Travail d’équipe - (L1): Etablir et maintenir des rapports interpersonnels mutuellement productifs et basés sur la confiance à l’intérieur de l’organisation. Participer volontairement, supporter les décisions d’équipe, être un « bon joueur d’équipe » et faire sa part de travail.

Etude Continue – (L1): Rechercher avec les collègues les moyens de formation continue. Trouver les nouvelles sources d’informations afin d’apporter une meilleure contribution à l’équipe. Se concentrer sur la politique de l’organisation, les processus et pratiques établis.

Service Orientation – (L1): Distribuer l’information utile aux clients, donner le service aimablement et de bonne humeur.

Action Externe – (L1) : Etablir et maintenir des relations et associations productives, mutuellement utiles et des résultats orientés avec des contreparties dans d’autres instituions et secteurs. Capable de maintenir des relations de travail avec des gens dans d’autres institutions.

• Être doué pour la communication interpersonnelle,
• Excellentes capacités d'organisation et d’analyse,
• Capacité de travailler dans un environnement multiculturel,
• Faire preuve d’autonomie, d’indépendance, d’anticipation et de flexibilité,
• Démonter une grande capacité à apprendre rapidement,
• Aptitude à construire des relations positives avec les collaborateurs,
• Aptitude à l'implication au-delà de la simple tache assignée,
• Grande rigueur, sérieux, honnêteté et ponctualité et plein de sens de l’organisation et de l’initiative,
• Capacité à s’adapter avec la politique de l'OPS/OMS sur l'exploitation et les abus sexuels.

Lettre de motivation
Un CV
Copie des diplomes et certificats

Date limite de soumission des cv - 10 novembre 2023

2023-11-10