Sous l’autorité et la supervision du directeur du CECI-HAITI, et en collaboration avec le-la Délégué-e aux RH et les Chargé-e-s de projets, l’Assistante à la Direction et aux Programmes est chargée d’assister la Direction et les Chargé-e-s et Chef-fe-s de projets en Haïti dans l’exercice de leurs fonctions de livraison d’un programme de qualité, de représentation, de développement de la programmation, de gestion administrative et financière, de rayonnement et de contribution active au processus d’internationalisation.

a) Assistance à la Direction

? Gérer la correspondance et les dossiers de la direction ;
? Planifier et organiser les rencontres périodiques (rencontre de l’équipe de gestion), coordonner la préparation des procès-verbaux et assurer avec les concerné-e-s, le suivi des résolutions stratégiques adoptées ;
? Assurer la gestion de la banque de dossiers stratégiques (contrats de services, accords de coopération et de partenariat, propositions techniques et financières, des documents d’appels d’offres (DAO, etc.), des rapports techniques, et des dossiers de présentation du CECI-HAITI, etc. ;
? Assister le-la Directeur-trice, et le cas échéant certains Chef-fe-s de Projets, dans le suivi de l’exécution des projets, en particulier des projets de services d’Appui technique (suivi des échéanciers et de la facturation), dans la gestion des contrats, des accords de financement et des relations avec les bailleurs de fonds ;
? Servir d’interface entre la direction et les partenaires externes ainsi que l’équipe du CECI au Secrétariat international au Canada ;
? Tenir à jour l’agenda du-de la Directeur-trice et l’appuyer proactivement dans le suivi de ses activités ;
? Assurer les services administratifs de base pour le-la Directeur-trice du CECI-HAITI en mission à l’extérieur, les Chargé-e-s et Chef-fe-s de projets et pour le personnel du Secrétariat international et des partenaires externes en mission en Haïti (programmation de mission, réservation d’hôtel, achats de billets d’avion, suivi de la justification des missions, etc.) ;
? Assister le-la Directeur-trice dans le maintien des relations avec les bailleurs de fonds, les Maitres d’ouvrages des différents projets et autres partenaires du CECI-Haïti ;
? Coordonner, en collaboration avec l’équipe des communications, les événements inscrits dans l’agenda institutionnel aux fins de communication, de positionnement et de visibilité tels : réunions du Comité aviseur, séminaire annuel, ateliers de bilan programmation périodique, cocktails à vocation diverses, réunions de personnel ou d’équipe de gestion ;
? Diffuser régulièrement les informations pertinentes au sein du personnel (appels d’offres gagnés ou nouveaux financements obtenus, lancement de nouveaux projets, décisions prises par la Direction pays et le Secrétariat international, etc.) ;
? Assurer l’interface avec les autres services et les bureaux régionaux du CECI-Haïti ;


b) Appui au Programme

? Appuyer les Chargé-e-s, les Chef-fe-s de projets dans la gestion des correspondances et des dossiers liés aux projets / aux programmes ;
? Appuyer les Chargés-e-s, les Chefs-fe-s de Projets, dans le suivi de l’exécution des projets, en particulier des projets de services d’Appui technique (suivi des échéanciers et de la facturation), dans la gestion des contrats, des accords de financement et des relations avec les bailleurs de fonds ;
? Appuyer les Chef-fe-s de projets dans le suivi des calendriers des livrables, dans la finalisation, l’acheminement aux bailleurs et le classement des rapports ;
? Appuyer les Chargé-e-s, les Chef-fe-s de projets, dans la gestion du personnel de leurs projets respectifs (le recrutement de consultant-e-s, la gestion et le renouvellement des contrats du personnel temporaire des programmes et des projets, la veille sur le statut contractuel du personnel régulier des projets, etc.) ;
? Appuyer dans l’organisation de rencontres programmatiques (bilans trimestriel, semestriel, rencontres de bilan final participatif des projets, réalisation d’évènements de visibilité, etc.) ;
? Appuyer le-la responsable de communication et du rayonnement institutionnel dans l’organisation d’évènements de visibilité dans une perspective de rayonnement de l’institution ;
? Assurer le suivi régulier des loyers de bureaux aussi bien au niveau central qu’au niveau régional.

c) Appui au Développement de la programmation

? Contribuer au développement de la
programmation (DP) notamment dans la veille des opportunités, la préparation et le formatage final des Offres de services, l’expédition des dossiers de soumission, l’archivage des dossiers sensibles et le cas échéant dans le suivi avec les bailleurs de fonds ;
? Contribuer à établir un système de gestion de la banque de dossiers stratégiques de l’institution en lien avec les projets (documents internes, livrets, brochures, publications officielles, documents de travail, synthèses d’ateliers de réflexion, politiques des différents ministères partenaires, etc.).

? Formation et expérience en gestion et en secrétariat ;

? Excellentes aptitudes rédactionnelles et une bonne maîtrise linguistique (français et l’anglais et espagnol de base)

? Bonnes connaissances en informatiques et Applications Microsoft.

? Ouverture et intérêt pour les nouvelles techniques et technologies de présentation.

? Connaissances en administration (gestion de ressources humaines) est un atout.

? Expérience d’au moins cinq (5) ans en gestion et en secrétariat

? Compétences pour le travail en équipe dans le contexte d’équipes multi disciplinaires et multiculturelles ;

? Rigueur et souci pour le travail de qualité ;

? Très bonnes capacités en communication et en rédaction ;

? Vision stratégique, sens de l’organisation

? Sens de responsabilité et autonomie ;

? Flexibilité et polyvalence pour s’acquitter de tâches simultanées ;

? Capacité de résistance aux contraintes et aux situations stressantes, capacité de gestion des conflits et capacité d’adaptation

? Maîtrise du français parlé et écrit ;

? Bonne maîtrise du créole parlé et écrit ;

? Bonne connaissance des logiciels informatiques courants (suite Microsoft Office).

Port-au-Prince avec des déplacements au besoin dans les zones d’intervention du CECI.

Salaire et avantages sociaux : Selon les politiques du CECI

Poste : temps complet
Date prévue pour le début de l’emploi : Aussitôt que possible, au plus tard le 15 décembre 2023

CV détaillé, copies de diplôme(s) et certificat(s), lettre de motivation manuscrite démontrant les intérêts et la motivation pour le poste, lettre de référence d’un ancien employeur ;

Seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées pour entrevue.

2023-11-03