L’Unité de Gestion des Projets (UGP) du MSPP a été créée en 2005 pour gérer les subventions de bailleurs de fonds pour le MSPP. Elle fournit une assistance technique à tous les sous-bénéficiaires pour atteindre les buts, objectifs, et cibles fixées dans le contexte des programmes appuyés. Dans ce cadre, elle travaille en forte collaboration avec les autres directions et unités du MSPP pour optimiser le financement fourni afin d’atteindre les résultats prévus, tout en assurant la conformité avec les règles, procédures, et dispositions standard liées à l’utilisation des fonds alloués par les bailleurs respectifs. Le personnel de l’UGP est responsable avec le MSPP sur toutes les questions qui touchent directement ou indirectement l’exécution des programmes mis en œuvre et l’utilisation des fonds alloués. Pour jouer ce rôle, l’UGP sert de liaison entre le Ministère (MSPP) et les bailleurs, et fournit au Ministère tous les éléments nécessaires à leurs interactions régulières avec ces bailleurs.

Sous l’autorité du Directeur de l’Unité de Contractualisation, le/la Secrétaire-Réceptionniste appuie et facilite le travail de la Direction dans le cadre de la mise en œuvre des activités des projets gérés par l’UGP/MSPP dans les domaines relatifs à l’Administration. Il/Elle accueille les visiteurs et les dirige à l’administration pour le suivi des services concernés et supplée l’Assistant (e) Administratif (ve) dans l’accomplissement de certaines tâches (planification des rencontres, préparation de la salle de conférence, assurer la feuille de présence des employés et les acheminer à l’Administration, classement des dossiers, suivi des dossiers au niveau de l’UGP).

Il/Elle tient un registre pour attester la réception des courriers et des dossiers soumis, avant de les acheminer au bureau de l’Administration du projet, aide l’Assistant (e) Administratif (ve) dans la gestion de l’intendance du bureau en veillant à la propreté du local et au fonctionnement des matériels et équipements du bureau et à la bonne marche de la cafeteria.
Il/Elle Participer au contrôle des matériels et équipements livrés pas les fournisseurs dans le cadre des achats effectués sur les fonds du projet. Les responsabilités de ce poste incluent présentement, le Projet d’Appui au Renforcement de Systèmes de Santé (PROSYS) financé par la Banque Mondiale.
Le/La Secrétaire-Réceptionniste partage la co-responsabilité de l’atteinte des objectifs et de la mise en œuvre des activités avec les entités du MSPP concernées.

III. Responsabilités

Sous l’autorité du Directeur et en collaboration avec les Directions et les Unités du MSPP bénéficiaires des projets gérés par l’UGP-MSPP, les partenaires techniques et financiers de l’UGP MSPP et les différentes composantes de l’UGP MSPP telles que les Directions Administrative, financière, et d’audit interne, il/elle assume les responsabilités suivantes :
1) Support et outils d’informations
Il/elle est responsable de la bonne exécution des activités des projets dans son domaine d’intervention notamment :
1.1) Accueillir les invités dès leur arrivée au bureau ;
1.2) Diriger les visiteurs vers la personne et le bureau appropriés ;
1.3) Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants ;
1.4) Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone / courriel ;
1.5) Recevoir, trier et distribuer les envois / envois quotidiens ;
1.6) Tenir des dossiers mis à jour des dépenses de bureau et des coûts ;
1.7) Préparer la liste des présences de tous les jours ;
1.8) Assurer le suivi des préparatifs pour toutes les réunions ;
1.9) Effectuer d'autres tâches de Secrétaire-Réceptionniste comme le classement, la photocopie, la transcription et la télécopie ;
1.10) Contribuer à l'effort d'équipe en réalisant des résultats connexes au besoin.

2) Coordination

Il/elle est responsable de la bonne coordination des activités d’exécution des projets de son domaine d’intervention notamment entre :
• UC MSPP (dans ses différentes composantes)
• Directions et unités concernées du MSPP
• Partenaires techniques et financiers de l’UC MSPP
• Les autres parties prenantes impliquées

IV. Profil des compétences et qualifications requises

Education/formation et expériences

• Détenteur (trice) d’un Diplôme d’études supérieures ; certification supplémentaire en gestion de bureau est un plus ;
• Formation en Secrétariat
• Expériences pratiques avec du matériel de bureau (Par exemple : télécopieurs et imprimantes)

Connaissances, compétences et aptitudes

• Aptitudesde communication, coordination, et de travail en équipe et multidisciplinaire
• Sens de la priorisation dans la coordination des différentes activités
• Français, créole.Une connaissance de l’anglais est un atoutmais non essentielle
• Bonne maitrise des outils informatiques et de communications courants (MS Office, etc.)
• Attitude professionnelle et apparence correcte
• Capacité d'être ingénieux et proactif lorsque des problèmes surviennent
• Excellentes compétences organisationnelles
• Compétences multitâches et de gestion du temps, avec la possibilité de hiérarchiser les tâches

La durée du contrat est de douze (12) mois. Le renouvellement est conditionné par une évaluation satisfaisante de la performance globale du contractant dans l’exécution des responsabilités assignées suivant le processus standard de l’UGP.

Le dossier de candidature est constitué du CV et titres académiques accompagnés d’une lettre de motivation adressé à M. Yves Gérard Joseph PIERRE-LOUIS, Directeur Exécutif, UGP/MSPP, 10, Delmas 81, Delmas, Haïti.

Tout autre renseignement complémentaire peut être obtenu par écrit auprès de l’Unité de Gestion du projet à l’adresse email suivante : prosys.procurement@gmail.com

2023-10-31