Dans le cadre de la composante 2 du projet de Gestion des Risques et de Résilience face aux Aléas Climatiques (PGRAC), Viva Rio est le maître d’ouvrage délégué du MICT pour la mise en œuvre des activités de Construction de « Havres/Abris sécurisés » du PGRAC qui seront érigés dans le département des Nippes, sur une période de 22 mois.

Viva Rio désire recruter pour ce projet de Construction de « Havres/Abris sécurisés » une Secrétaire administrative.

Sous l’autorité? de Viva Rio la Secrétaire administrative sera engagé?(e) en qualité? d’appui administratif au Coordonnateur et aux autres membres de l’équipe.
Principales Responsabilités
Le/la Secrétaire administrative aura les principales responsabilités suivantes :
• Recevoir les visites et informer sur le projet, si nécessaire
• Recevoir et trier les courriers reçus et/ou transmis par la coordination.
• Enregistrer le courrier ordinaire (arrivé et départ).
• Recevoir et trier le courrier électronique (E-mail).
• Gestion du mail officiel de l’UPMP (Réceptionner et envoyer les courriels).
• Trier, diffuser et transférer les mails aux personnes concernées.
• Superviser l’archiviste dans l’archivage physique et numérique des dossiers.
• Préparer les réponses aux demandes de renseignements, le cas échéant.
• Transmettre les propositions de réponse.
• Rédiger les correspondances de la Coordination et en assurer le suivi.
• Veiller à l’actualisation des coordonnées des partenaires individuels et institutionnels (adresses électronique, téléphone).
• Participer à la rédaction de rapports (relecture et mise en forme).
• Assister le Coordonnateur dans la gestion journalière des activités administratives.
• Apporter l’appui administratif à l’organisation des formations, ateliers et rencontres communautaires.
• Gérer quotidiennement l’agenda du Coordonnateur.
• Prendre les RDV pour des personnes internes et externes.
• Mettre les informations à la disposition des membres de l’équipe.
• Assurer le standard (Effectuer et recevoir les appels téléphoniques).
• Superviser la production et la multiplication de documents de travail.
• Préparer les réunions, (l'ordre du jour, les comptes rendus etc.).
• Participer aux réunions de la Coordination.
• Assurer la prise de notes lors des différentes réunions et rédiger les comptes-rendus.
• Diffuser les comptes-rendus de réunion (intranet).
• Assister le Coordonnateur dans la répartition de la charge de travail aux spécialistes de l’équipe
• Procéder avec l’archiviste à la classification et à l’archivage des documents et dossiers
• Exécuter au besoin d’autres taches relevant de sa compétence et solliciter par le Coordonnateur.

• Avoir au moins un diplôme de secrétariat (niveau : Bacc+2) et des connaissance en comptabilité.
• Avoir au moins 5 ans d’expérience générale.
• Avoir au moins 3 ans d’expérience en secrétariat de direction et en archivage de dossiers.
• Avoir la bonne maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Internet).
• Être méthodique, accueillante et ordonnée.
• Capacité de travailler en équipe.
• Avoir une bonne capacité rédactionnelle en français (très bien).
• Être immédiatement disponible.
• Avoir le sens de la rigueur et de l'organisation, des relations.
• Être motivé (e)pour son travail, faire preuve d’autonomie et avoir des aptitudes à gérer les priorités.
• Être capable de travailler sous pression.
• Faire preuve d’une grande discrétion.

Lieu d’Affectation
Bureau de Viva Rio à Miragoane

CV et lettre d'intention

Le recrutement se fera par comparaison de CV. Les candidats présélectionnes sur la base de leur dossier seront convoqués en entrevue.
NB : Seuls les candidats ou candidates présélectionnes sur dossiers seront contactés pour subir l’épreuve d’entretien.

2023-10-12