Le projet APPI vise à ce que la Police Nationale d’Haïti améliore les services et la protection de la population haïtienne, y compris les femmes et les groupes marginalisés. Ce résultat ultime sera atteint à travers des interventions intégrées, avec des activités incluant un appui à l’Inspection Générale (IG) pour que des pratiques efficaces soient instaurées en intégrant les principes de droits humains et l’égalité des genres, auprès de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation (DCRHF) de la PNH responsables de la gestion des ressources humaines et matérielles de la PNH pour favoriser la gestion de son personnel et l’utilisation de ses ressources de manière efficace, équitable, transparente et inclusive pour la réalisation de son Plan Stratégique de Développement (PSD) et auprès de l’ensemble des structures de la PNH pour entreprendre toutes les étapes menant à l’institutionnalisation de l’ÉG.

Cette personne effectue des tâches administratives en appui à l’équipe de projet
Tâches principales
• Organise l’agenda du Directeur du projet en tenant compte des priorités ;
• Rédige des ébauches de documents (courriels, lettres, contrats, présentations PowerPoint et ;
• Rédige, traite et assure le suivi de documents internes pour la signature du/ la Directeur/ terrain du projet ;
• Reçois et distribue les courriers ;
• Assure l’accueil physique des visiteurs et leur fournit des informations pertinentes ;
• Répond au téléphone et au courriel électronique ;
• Répond aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne ;
• Planifie et organise des déplacements sur le terrain en faisant des réservations de billets d’avion et d’hôtel ;
• Participe à la planification de la logistique des activités de formation ;
• Planifie avec l’appui de l’administratrice comptable les réunions ou tout autre évènement organisé par le Directeur terrain du projet ;
• Rédige les ordres du jour, les comptes rendus de réunion ou tout autre rapport relevant de sa fonction à la demande de la Coordonnatrice du projet ou l’administratrice comptable ;
• Gère le stock des fournitures de bureau en s’assurant un niveau de stock suffisant pour le fonctionnement du projet ;
• Prépare et fourni un rapport des fournitures de bureau au moment de renflouement des stocks ;
• Gère la petite caisse et fournir un rapport au moment de renflouement ;
• Assure le trajet des chauffeurs ;
• Prépare les feuilles de temps des chauffeurs et le petit personnel ;
• Fait les demandes des cotations auprès des fournisseurs ;
• Prépare le tableau d’analyse concurrentielle et soumet à l’administration pour l’analyse ;
• Prépare les bons de commande après l’analyse et le choix du fournisseur ;
• Supervise le petit personnel ;
• Fait le suivi des factures et des chèques avec les fournisseurs avec les fournisseurs ;
• Assiste le Directeur terrain, le conseiller principal en ressources humaines et l’administratrice Comptable pour d’autres tâches au besoin.

• Détenir un diplôme en secrétariat, en administration ou en comptabilité
• Avoir des notions en comptabilité ;
• Maitriser le français écrit et parlé ;
• Avoir le sens d’organisation ;
• Être autonome et proactive ;
• Avoir la capacité d’adaptation ;
• Être discrète ;
• Intégrité professionnelle et degré de confidentialité aigu ;
• Maîtriser de MS Office (MS Excel, MS Word et MS PowerPoint, en particulier) ;
• Être capable de travailler en équipe ;
• Connaitre les systèmes et procédures de gestion de bureau ;

Avoir au minimum trois (3) ans dans un poste similaire

Du lundi au vendredi de 8h à 4h

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur candidature (curriculum vitae, copies de diplôme, certificats, lettre de motivation)

SEULES LES PERSONNES RETENUES POUR UNE ENTREVUE SERONT CONTACTÉES.

LES DOSSIERS INCOMPLETS NE SERONT PAS ANALYSES. LE POSTE EST OUVERT AUX FEMMES SEULEMENT

Lien d’autorité
Rend compte au Directeur/ terrain du projet pour les tâches administratives et à l’administratrice comptable pour les questions techniques, financières et de gestion de bureau.

2023-10-06