L’Unité de Gestion des Projets (UGP) a été créée en 2005 pour gérer les subventions ou dons de bailleurs internationaux de fonds pour le MSPP. Elle fournit une assistance technique à tous les sous-bénéficiaires pour atteindre les buts, objectifs et cibles fixées dans le contexte des programmes appuyés. Dans ce cadre, l’UGP travaille en forte collaboration avec les autres directions et unités du MSPP pour optimiser le financement fourni afin d’atteindre les résultats prévus, tout en assurant la conformité avec les règles, procédures, et dispositions standard liées à l’utilisation des fonds alloués par les bailleurs respectifs. Le personnel de l’UGP est responsable avec le MSPP sur toutes les questions qui touchent directement ou indirectement l’exécution des programmes mis en œuvre et l’utilisation des fonds alloués. Pour jouer ce rôle, l’UGP sert de liaison entre le Ministère (MSPP) et les bailleurs, et fournit au Ministère tous les éléments nécessaires à leurs interactions régulières avec ces bailleurs.

A- Résumé du poste

Sous l’autorité du/de la Responsable Administratif (ve) de l’UGP/MSPP, Le/la Superviseur/re de Flotte est responsable de l’organisation des opérations de maintenance préventive, curative, conditionnelle du parc moteur (Voitures, Motos et génératrices), de son suivi administratif (service, documentation, renouvellement assurances /Vignettes/Plaque d’immatriculation etc.) et le rapportage du parc automobile en conformité avec les procédures de l’organisation. Ceci inclura le contrôle de carburant, le contrôle de mouvement, la maintenance, la planification de voyage, le transport de produits/biens et le Tracking.

Le Manager de Flotte devrait être expérimenté dans la gestion d'une flotte de plus de 15 véhicules. Cette flotte sert les besoins de l’UGP partout à travers la République d’Haïti.Il/elle appuie la Responsable Administrative dans le renforcement et l’application des procédures en vigueur qui rapporte à la gestion du véhicule, de la carburation, des classeurs et formulaires, des passations, transfert et déclassement de véhicule.

Le/la Superviseur/re de Flotte assure la propreté du parc de véhicules en veillant à ce que les véhicules soient nettoyés chaque jour (intérieur et extérieur), et faire des nettoyage complets (shampoing) au moins une (1) fois par trimestre.

Les responsabilités de ce poste incluent présentement les activités relatives, mais sans s’y limiter, au Projet d’Appui au Renforcement de Systèmes de Santé (PROSYS) financé par la Banque Mondiale, la subvention du Fonds Mondial pour le Renforcement du Système de Santé en Haïti (RSSH) et le Renforcement des Systèmes et de la Prestation des Services de Santé et l’Apport d’une Assistance Technique pour Améliorer les Résultats de Santé en Haïti financés par CDC incluant les fonds PEPFAR et autres financements pour lesquels l’Unité de Gestion de Projet (UGP/MSPP) est le Fiduciaire .
Le/la Superviseur/re de Flotte interagit avec les autres membres de l’équipe fiduciaire et partage la co-responsabilité de l’atteinte des objectifs et de la mise en œuvre des activités avec les entités concernées du MSPP.

B- Responsabilités particulières

Sous l’autorité du/de la Responsable Administratif (ve) de l’UGP/MSPP, le/la titulaire du poste assume les responsabilités suivantes :

? Suivi avec les chauffeurs
• S’assure que les chauffeurs sont compétents à tout moment pour conduire les véhicules de l’institution
• Veiller à ce que les outils nécessaires soient disponibles et veiller à leur bon entretien et utilisation.
• Vulgarise et aide à la révision les procédures de gestion de la Flotte. Met en application des règles de conduite et assure que la flotte est gérée avec un accent sur la sécurité du personnel.
• Tient des réunions régulières avec les chauffeurs en s’assurant du suivi des mesures adoptées.
• Assigne des missions/trajets aux chauffeurs en s’assurant d’une équité dans les sorties
? Gestion des véhicules
• Garantir la bonne constitution des dossiers, de classement et d’archivage des dossiers du parc automobile.
• Vérifier que tous les dossiers et registres des véhicules sont à jour, incluant assurance, vignette, plaque d’immatriculation, carnets de bord, fiche d’inspection, fiche de suivi de maintenance etc.
• Maintenir les registres de suivi d'entretien et de consommation de carburant des véhicules et soumettre un rapport à chaque fin de mois.
• S’assurer que tous les véhicule possèdent et soient équipés des matériels nécessaires recommandés, et faire le suivi de leur renouvellement/remplacement.
• Vérifier les registres tenus par les chauffeurs et les gardiens de service pour s'assurer de leur conformité.
• Préparer des rapports périodiques d’utilisation et de consommation des véhicules.
• Collecter et classer mensuellement les copies des carnets de bord des véhicules pour analyses et élaboration de rapports en découlant.

? Suivi de maintenance et de réparation des véhicules à moteurs
• Élaborer et soumettre à la hiérarchie un calendrier périodique de maintenance selon le plan kilométrique ou horaire indiquées par le constructeur.
• Vérifier l'état des véhicules (Voiture, Motos et génératrices) sur une base régulière en vue d'assurer le maintien de la flotte (en bon état de fonctionnement et en parfait état de propreté) et d’en assurer l'entretien routinier (huile, eau, freins, pneus, etc.).
• Effectuer un contrôle hebdomadaire des véhicules avec les chauffeurs et classer les fiches de contrôle/d’inspection.
• Faire les suivis de diagnostics des problèmes soulignés par les chauffeurs affectant les véhicules, et procéder aux réparations nécessaires en coordination avec le garage.
• Veiller à ce que les véhicules soient nettoyés, toujours propres et que leur approvisionnement en carburant soit effectué régulièrement.
• Organiser les opérations de maintenance préventive suivant un calendrier établi et selon le plan kilométrique ou horaire indiqué par le constructeur.
• Contrôler et suivre sur une base journalière ou hebdomadaire, toutes les fiches d’inspections des, et s’assurer que les formulaires y afférant soient dument remplis par les chauffeurs, et classés dans le dossier de chaque véhicule respectivement.
• Organiser avec le garage les opérations de maintenance curative (réparation) en cas de pannes des véhicules.
• Vérifier la qualité des services fournis en inspectant les véhicules avec le garage en vue de valider l’effectivité et l’efficacité du travail effectué par le garage.

? Gestion du de Stock Pièces de rechange/Outillage
• S’assurer que tout l’équipement, les pièces de rechange et les outils soient disponibles et rangés en sécurité.
• Consigner avec soin toutes les réparations effectuées et les pièces de rechange utilisées dans le livre de bord du véhicule et sur les cartes d’intervention.
• Veiller à ce que les outils nécessaires soient disponibles et veiller à leur bon entretien.

? Suivi d’approvisionnement en carburant des véhicules
• Contrôler et analyser la consommation en carburant des véhicules et des génératrices signaler toute anomalie en dépendant.
• Vérifier les carnets de bord des véhicules avant chaque nouvel approvisionnement.
• Assurer les pleins de carburant des véhicules après approbation de la Responsable Administrative.

? Supports techniques et administratifs :
• Assurer le suivi de signature, réquisition, soumission et paiement de tous les documents liés à la gestion des véhicules.
• Faire et tenir à jour l’inventaire de toutes les clés de tous les véhicules.
• Vérifier à ce que les équipements sécuritaires recommandés (extincteurs, Câble remorquage et de raccordement, kit de premiers soins, trousse à outils etc.) soient à bord de chaque véhicule.
• Toujours inscrire les mouvements des véhicules (départs et retours) dans le registre.
• Informer immédiatement le référent de la sécurité de tout accident/incident impliquant chauffeur et véhicule.
• Faire les suivis avec les instances concernées en cas d’accident et de réclamation auprès de la O.A.V.C.T.
• S’assurer que des rapports d’incident et d’accident soient disponibles pour tous les véhicules

RAPPORTS
A la fin de chaque mois, le/la Superviseur/re de Flotte produira :
• Un rapport récapitulant l’état de la flotte
• Élaborer et soumettre des rapports périodiques récapitulant l’état et la situation du parc moteur tels que : entretien, réparation, consommation de carburant, achat et changement de pièces incluant leurs coûts.

A. Education/ formation et expériences

• 3 années d’expérience solide dans la gestion du parc automobile, avec 2 années en support a la logistique (ONG, agence humanitaire, secteur privée et/ou publique)
• Certificat en mécanique-auto
• Parler et écrire le français
• Connaissanse des logiciels bureautique word, Excel, outlook
• Etre détenteur d’un permis de conduire automobile, camion et moto (Type A, B et C)
• Bonne connaissance des règlements de la circulation en matière de conduite automobile
COMPÉTENCES ET HABILITÉS REQUISES
1. Haute qualité et précision/exactitude dans le travail :
? Être rigoureux avec une attention permanente aux détails et un respect des procédures ;
? Être capable de travailler sous pression ;
? Capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction;
? Très ordonné dans le classement des documents.

2. Professionnalisme :
? Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité ;
? Capable d’honorer les engagements contractés ;
? Tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ;
? Avoir le sens de la communication effective ;
? Avoir l’esprit d’initiative et un très bon sens des responsabilités.

3. Aptitude à planifier et à organiser :
? Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ;
? Modifier les priorités en fonction des besoins ;
? Bonne gestion du temps ;
? Capacité d’adaptation, d’autonomie, d’esprit d’initiative et de créativité.

4. Intégrité :
? Adhérer aux valeurs morales et éthiques dans les activités et le comportement quotidiens, et vis-à-vis de son travail ;
? Être honnête et loyal sur le plan moral et professionnel.

5. Souci du client :
? Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre promptement ;
? Être proactif/ve.

6. Travail d’équipe :
? Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’organisation.

La durée du contrat est de douze (12) mois. Le renouvellement est conditionné par une évaluation satisfaisante de la performance globale du contractant dans l’exécution des responsabilités assignées.

Les dossiers de candidatures doivent contenir : un CV à jour accompagné d'une lettre de motivation et les titres académiques (diplômes, certificats et attestations)

Tout autre renseignement complémentaire peut être obtenu par écrit auprès de l’Unité de Gestion des projets à l’adresse email suivante : prosys.procurement@gmail.com

2023-09-27