La Fondation Panaméricaine pour le Développement (PADF), met en œuvre le projet Financement de systèmes et services sanitaires résilients au climat (SANIFIN) financé par l’USAID. L'objectif de SANIFIN est d'améliorer la prestation de services et l'accès aux ménages aux services d'assainissement améliorés par les mécanismes de marché supportant les prestataires de services. Les zones cibles du projet sont les zones urbaines et périurbaines des départements du Nord, du Nord-Est, du Sud, de l'Artibonite et de l'Ouest.

L'assistant (e) de projet (AP) apportera un soutien technique, organisationnel et administratif au projet SANIFIN. En outre, l'assistant de projet fournira un soutien connexe aux agendas de travail thématiques de services sanitaires améliorés, financement basé sur la performance, assistance technique aux prestataires de services sanitaires pour la mise en œuvre de SANIFIN.

L'assistant (e) de projet travaillera sous la supervision directe du Deputy Chief of Project et aura les responsabilités suivantes :
1. Appui à la mise en œuvre du projet et des activités thématiques :
• Fournir un appui quotidien à la mise en œuvre du projet et des activités thématiques dans le but d'assurer la conformité avec les résultats attendus, les produits, les objectifs et les plans de travail.
• Contribuer à la préparation des rapports d'avancement trimestriels/annuels en recueillant et en rassemblant les informations nécessaires auprès des responsables de projet à l'aide de modèles de rapport.
• Rédiger la correspondance officielle courante et les documents selon les besoins du projet et des activités thématiques.
• Gérer les listes de contacts des parties prenantes du projet et des activités thématiques.
• Gérer l'organisation d'événements, d'ateliers et de tables rondes, y compris la préparation et la diffusion d'informations, ainsi que les communications de suivi.
• Assurer le suivi de l'organisation des voyages et du paiement des indemnités journalières de subsistance pour les participants aux événements organisés.
• Participer à l'organisation de visites sur le terrain et de missions du personnel en fonction des besoins du projet et des activités thématiques.
• Préparer tous les documents de base nécessaires aux discussions, à la correspondance et aux séances d'information et rédiger les procès-verbaux des réunions.
• Coopère avec le département de la communication pour les tâches connexes, y compris la mise à jour des sites web des projets.

2. Appui à la gestion financière et administrative du projet :
• Préparer et maintenir, en coopération avec le département des finances et de l'administration de PDAF, le fichier des paiements des prestataires de services du projet et veiller à ce que les dossiers contractuels, y compris l'approvisionnement, les produits livrables, les rapports, etc. soient stockés de manière efficace.
• Se procurer les fournitures nécessaires, y compris l'équipement et le mobilier de bureau (y compris l'équipement de communication et audio, les fournitures, etc.)
• Gérer et organiser le travail de bureau quotidien.
• Établir un système de classement approprié et maintenir les dossiers et la documentation en bon ordre.
• Veiller à la circulation de l'information et à la diffusion des documents avec toutes les personnes concernées.
• Effectuer toute autre tâche demandée par le DCOP de SANIFIN

• Formation Licence dans le domaine de la gestion ou de l'administration des affaires ou de la gestion des ressources naturelles ou dans une autre discipline universitaire pertinente.
• Expérience professionnelle Au moins 5 ans d'expérience professionnelle dans le domaine du soutien administratif et de la gestion des opérations de bureau, de préférence dans le cadre de projets ou d'organisations internationaux ou étrangers.
• Exigences linguistiques Maîtrise de l'anglais et du français parlés et écrits.
• Compétences informatiques Maîtrise de la suite Microsoft Office (au minimum Word, Excel, PowerPoint).
• Capable de bien coordonner avec des personnes et des équipes diverses et de négocier efficacement avec des collègues et des parties prenantes pour obtenir des résultats.
• Solides compétences en matière de mise en œuvre de projets.
• Solides compétences interpersonnelles, aptitudes à la communication, capacité à gérer des collaborateurs externes.
• Ouverture au changement et capacité à recevoir/intégrer un retour d'information.

Les candidat (es) sont prié (es) de soumettre une lettre de motivation et un curriculum vitae démontrant leurs expériences par rapport aux TORs

Ref : PADF – 2309-03

N.B. Seuls les candidats qui ont été retenus pour une entrevue seront contactés.

2023-09-18