IHSD/Kore Sante est un projet de l'Agence des États-Unis pour le développement International (USAID) en Haïti mis en œuvre par la Saint Boniface Haiti Foundation pour appuyer le ministère de la Santé publique et de la Population (MSPP) dans la prestation de services de santé dans les sites cliniques et dans la communauté dans les quatre départements du grand sud d'Haïti. IHSD/Kore Sante vise à renforcer les capacités locales de gestion et opérationnelles pour fournir des services de santé et à améliorer l'accès et l'utilisation de services de santé de qualité. L’Assistante Exécutive sera responsable des tâches liées à l’organisation, la coordination (appui logistique dans certains cas), la gestion à la communication, le support administratif, le courrier, etc. L’Assistante Exécutive interviendra sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de son responsable.

Support au Leadership Team et au COP en particulier
- Assumer toutes les tâches administratives du COP ;
- Organiser l’agenda du COP ;
- Accueillir et orienter les visiteurs, pour le Leadership Team et le COP en particulier;
- Coordonner le planning et la logistique pour les déplacements et engagements du Leadership Team et du COP en particulier;
- Supporter le COP dans la préparation de ses réunions de travail, à l’interne et à l’externe ;
- Assurer le suivi des dossiers confiés par le COP, en tenant compte de leur niveau d’importance et de priorité, et de leur état d’avancement, selon les instructions ;
- Établir les contacts appropriés avec divers partenaires et organisations pour la prise de rendez-vous (à la demande) et/ou dans le cadre du suivi des dossiers qui lui sont confiés ;
- Recevoir les appels téléphoniques destinés au Leadership Team et les traiter de manière appropriée ;
- Rédiger les mémos, correspondances, rapports et comptes-rendus de rencontres, et autres, sur demande du COP ;
- Préparer les messages destinés aux comptes de réseaux sociaux du projet ;
- Procéder à l'indexation et à l'archivage des comptes rendus de séance, rapports d’activités et tous autres dossiers professionnels confiés par la Direction du projet ;
- Procéder à l’enregistrement des correspondances reçues et expédiées ;
- Trier le courrier reçu pour un traitement approprié ;
- Mettre en place et gérer le syste1me d’archivage de courrier.
Support à la Direction Finances et Administration
- Supporter les activités de recrutement : arrangements pour entretiens d’embauche, … ;
- Effectuer les contacts avec diverses organisations et entreprises pour obtenir des pro-forma, factures et cotation;
- Superviser l’entretien du « guest house ».

Support aux équipes techniques (Direction Technique, MEL)
- Assister les cadres techniques dans l’édition (formatage) de documents de travail : présentations Ppt, rapports, …

Opérations administratives routinières
- Participer à l’accueil et orientation des visiteurs ;
- Répondre au téléphone, trier les messages et les transmettre aux destinataires ;
- Gérer l’agenda d’utilisation de la salle de réunion/conférence.

- Détenir un diplôme de secrétariat, sciences administratives ou sciences de la gestion, délivré par un établissement de formation reconnu ;
- Avoir au moins cinq ans d'expérience professionnelle pertinente ;
- Avoir une bonne connaissance du fonctionnement des Organisations Non Gouvernementales et/ou des organismes à but non lucratif, en général ;
- Démontrer de bonnes capacités de rédaction et de communication orale et écrite, en français et en créole (anglais un atout) ;
- Maîtriser les outils informatiques essentiels : les applications de Microsoft 365 (Outlook, Excel,Word, Power Point,Teams, …), les outils de Google, ainsi que les interfaces de communication et les applications de réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Linkedin, Twitter, …) ;
- Faire preuve de discrétion, de dynamisme, de sens de l’organisation et sens de responsabilités, d’esprit d’initiative et de flexibilité ;
- Démontrer de solides habiletés interpersonnelles (courtoisie, respect, tolérance, calme, …) ;
- Démontrer son aptitude à travailler de façon autonome et en équipe ;
- Avoir la capacité à travailler dans un environnement complexe, en exécutant de multiples tâches, avec des délais courts et sous pression.

? Un courriel d’introduction avec pour objet « IHSD/Kore Sante - Assistante Exécutive »
? Une brève présentation du/de la postulant/e (200 mots maximum),
? Une lettre de motivation,
? Un curriculum vitae mis à jour, avec 3 références professionnelles ;
? Les copies des diplômes de formation pertinents.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas prise en considération
Seuls les candidats/es présélectionnés seront contactés/es.

2023-09-17