Le titulaire du poste est chargé d'apporter un soutien efficace en matière d'achats à toutes les exigences de SCI en matière d'achats. Le responsable des achats (Sourcing) est entièrement responsable du fait que tous les achats sont effectués conformément aux plans et demandes d'achats convenus, ainsi qu'aux systèmes, procédures et politiques en matière d'achats. Il est responsable de la gestion des fournisseurs et des contrats afin de faciliter le processus d'achat opérationnel, ainsi que de l'intégration des fournisseurs et des relations avec eux. En cas d'urgence humanitaire majeure et d'incident de sécurité, le titulaire du poste devra travailler en dehors de son profil normal et pourra modifier ses horaires de travail en conséquence.

DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :

Gestion des achats (60 %) :
• Recevoir et vérifier la clarté et l'approbation de toutes les demandes d'achat émanant de divers départements.
• Soutenir les achats à l'échelle nationale de manière opportune et rentable.
• Vérifier les spécifications, les codes financiers et les autorisations appropriées pour les achats.
• Soutenir le bureau national en veillant à ce que tous les achats soient effectués conformément aux plans d'achat approuvés et en respectant les différentes lignes directrices des donateurs en matière d'achats.
• Participer à l'évaluation des appels d'offres et présenter les rapports au comité des achats.
• Soutenir les processus d'appel d'offres en soumettant des offres aux soumissionnaires intéressés.
• Répondre rapidement aux demandes d'approvisionnement international d'urgence.
• Traiter toutes les demandes d'achat (PR) et/ou les demandes internationales (IR) de biens et de services dans le cadre de la passation de marchés internationaux jusqu'au stade de l'ordre d'achat et/ou du contrat.
• Prendre l'initiative d'analyser les offres internationales en réunissant le comité jusqu'à l'approbation de l'analyse ou évaluation comparative des offres (ACA) finale.
• Coordonner avec l'équipe logistique la distribution des achats internationaux depuis les ports jusqu'aux lieux requis.
• Contribuer à la mise en œuvre efficace du système Source to Pay au sein de SCI Haïti, et s'assurer que le système est pleinement fonctionnel et adapté en fonction des besoins.
• Assurer la rentabilité de tous les achats effectués et la livraison en temps voulu des biens et des services.
• Assurer un système d'archivage adéquat et facile d'accès pour tous les cas d'approvisionnement.
• Aider le personnel à préparer des demandes d'achat claires et d'autres documents connexes.
• Maintenir une liste de prix et une base de données de fournisseurs avec des mises à jour régulières.
• Servir de Point focal pour les communications sur le terrain.
• Représenter SCI sur le marché et dans les réunions si nécessaire.
• Effectuer toute autre mission confiée par le responsable hiérarchique.

Rapports et documentation (15 %) :

• Maintenir et mettre à jour régulièrement le tableau de suivi des achats et le partager sur une base hebdomadaire.
• Examiner et mettre à jour chaque semaine l'état d'avancement des achats afin de tenir les équipes de programme informées de l'état d'avancement de leurs achats.
• Assurer un système de classement approprié en utilisant le système de remplissage électronique pour tous les documents liés à la passation de marchés.

Gestion des relations avec les fournisseurs (15 %) :

• Fournir un retour d'information aux différents fournisseurs sur leurs performances en matière d'exécution des commandes.
• Coordonner avec les vendeurs pour assurer la flexibilité en termes de livraison tout en gérant les achats d'urgence.
• Dialoguer avec les fournisseurs pour garantir le respect des normes de qualité conformément aux normes SCI.

Gestion des commandes (5 %) :

• Suivi régulier des fournisseurs afin de garantir la livraison des fournitures et des services dans les délais impartis.
• Fournir des mises à jour hebdomadaires aux différents programmes sur l'état des achats gérés au bureau national en partageant les mises à jour hebdomadaires de l'état des achats.
• Suivre de manière proactive toutes les commandes passées aux fournisseurs et veiller à ce que les livraisons soient effectuées dans les meilleurs délais.

Mentorat de partenariat (5 %) :

• Assurer un engagement personnel dans l'établissement d'une relation de travail constructive avec les partenaires sur la base des principes de partenariat de SCI énoncés dans la théorie du changement.
• Assurer des visites régulières entre les ressources humaines et les partenaires.
• Veiller au renforcement des capacités des unités opérationnelles des partenaires par le biais d'opportunités de formation, d'apprentissage et de développement.
• Superviser et contrôler les performances des partenaires conformément à l'accord et aux politiques et procédures de Save the Children.
• Soutenir la mise en place de procédures administratives standard (SoP), de formulaires, de modèles et de systèmes d'établissement de rapports.
• S'assurer que les engagements et les attentes de SCI envers et de la part des organisations partenaires sont respectés et les renforcer si nécessaire.
• Veiller à ce que les partenaires soient bien informés, dès le début du partenariat, des exigences de SCI.

RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE SAUVEGARDE :
• Comprendre et promouvoir les politiques, les procédures de sauvegarde et le code de conduite.
• Démontrer un comportement professionnel de haut niveau en matière de sauvegarde et maintenir les normes requises par les politiques de sauvegarde et le code de conduite.
• Prendre les mesures nécessaires pour prévenir les abus, l’exploitation, les préjudices ou les accidents.
• Prendre l’engagement de rendre Save the Children sûr pour les enfants et les adultes en veillant à ce que les problèmes de protection des enfants, d’intimidation et de harcèlement soient signalés de manière efficace conformément à la politique (dans les 24 heures). L’absence de signalement est considérée comme une violation de la politique.

COMPORTEMENTS (valeurs dans la pratique)
Redevabilité :
• Détient l’auto-responsabilité de prendre des décisions, d’utiliser la gestion des ressources de manière efficace, la réalisation et le rôle modelant les valeurs de Save the Children.
• Détient l'équipe et les partenaires responsables de livrer sur leurs responsabilités en leur donnant la liberté pour livrer de la meilleure façon qu'ils l'entendent, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer l’exécution et appliquant des conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition :
• Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même.
• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres.
• Pense de façon stratégique et sur une échelle globale.

Collaboration :
• Construit et maintient des rapports efficaces avec son équipe, les collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes.
• Apprécie la diversité et la considère comme une source de force compétitive.
• Accessible, a l’écoute, facile à aborder.

Créativité :
• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes.
• Prêt à prendre des risques contrôlés.

Intégrité :
• Honnête, encourage la franchise et la transparence ; démontre les plus hauts niveaux d'intégrité.

QUALIFICATIONS
? Licence en administration des affaires ou dans un domaine connexe. Une qualification professionnelle (CIPS) dans le domaine des achats est un atout supplémentaire.

Souhaitable
? Maîtrise du français, du créole et de l'anglais, à l'écrit et à l'oral.
? Avoir de bonnes aptitudes rédactionnelles en anglais.
? Expérience préalable du travail en Haïti.

EXPERIENCES ET COMPETENCES
ESSENTIELLES

? Expérience prouvée et significative dans le domaine des achats et de la gestion des contrats, y compris une capacité à examiner les demandes et les tendances en matière d'achats et à élaborer des stratégies dans ce domaine.
? Minimum de 2 ans d'expérience pertinente dans le domaine de la chaîne d'approvisionnement ou des achats, avec une expérience approfondie de l'ensemble du cycle de vie des achats.
? Expérience dans le secteur des ONG/du système des Nations unies est préférable, mais un candidat solide dans le secteur commercial, démontrant un intérêt et une passion pour le secteur des ONG, sera pris en considération.
? Expérience de l'approvisionnement stratégique, de l'élaboration de stratégies par catégorie et de la gestion d'appels d'offres complexes.
? Expérience pertinente dans certaines de nos catégories programmatiques clés (chaîne d'approvisionnement, construction, biens humanitaires, fournitures scolaires, médicaments) ou dans des catégories indirectes (travailleurs externes/consultants, informatique, immobilier, etc.)
? Valoriser la diversité et les points de vue différents, être capable de travailler dans un contexte interculturel.
? Volonté d'effectuer des déplacements sur le terrain en fonction des besoins et de travailler dans des environnements difficiles en fonction de l'environnement de voyage.

Souhaitable:
? Expérience des logiciels connus de passation de marchés.
? Compétences en matière d'analyse, de prise de décision et de planification stratégique et capacité à gérer des priorités multiples.
? Capacité à encadrer, à conseiller, à déléguer de manière appropriée et à fournir des conseils en matière de développement au personnel supervisé.
? Compétences en matière de constitution d'équipes.
? Engagement fort envers les valeurs et les principes de Save the Children.

Responsabilités additionnelles d’emploi
Les devoirs et responsabilités énoncés ci-dessus ne sont pas exhaustifs. Le titulaire du rôle peut être tenu d’exercer des fonctions supplémentaires dans la limite raisonnable de ses compétences et de son expérience.
Opportunités égales
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux diverses politiques et procédures d’opportunités égales en vigueur à SCI
Sauvegarde de l’Enfant
Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles incluent des enquêtes de références rigoureuses et reflètent notre engagement dans la protection des enfants contre les abus.
Sauvegarde de notre Personnel
Le Titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI.
Santé et sureté
Le titulaire du poste est tenu d'exercer ses fonctions dans le respect des politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.

le titulaire du poste n'aura pas de contact avec des enfants et/ou des jeunes, ni d'accès à des données personnelles concernant des enfants ou des jeunes, dans le cadre de son travail ; par conséquent, un contrôle de police ne sera pas obligatoire pour ce poste, à moins que le contenu du poste ne change, auquel cas le niveau de protection de l'enfance devra être revu.

L'employé doit adhérer à la politique de protection de l'enfance qui soutient l'objectif de sécurité des enfants du SCI. En outre, il devra connaître la procédure locale de dépôt de plainte, le protocole de sauvegarde de l'enfant et le code de conduite du SCI indiquant les règles de comportement à adopter au quotidien, tant dans la vie personnelle que professionnelle. En cas d'urgence humanitaire majeure, le titulaire du poste devra travailler en dehors de son profil habituel et être en mesure de modifier ses horaires de travail en conséquence.

Rapporté à : A la Directrice de l’Administration et des Services Généraux
Supervision de staffs : Aucune
Responsabilités budgétaires : Aucune
Contexte de l’Organisation : Save the Children est la première organisation indépendante du monde pour les enfants. Nous protégeons la vie des enfants, nous luttons pour leurs droits et nous les aidons à exploiter leur potentiel dans 120 pays. Nous travaillons de concert avec nos partenaires, afin d’échanger sur les meilleures façons de faire visant à venir en aide aux enfants soit par une action ayant une portée immédiate ou encore pour le reste de leur vie. SCI œuvre en Haïti depuis 1978, notamment dans les domaines de l’éducation, de la santé, de la protection de l’enfant, de la pauvreté des enfants et de la gouvernance des droits des enfants. Elle intervient également lors des crises humanitaires.

CV et lettre de Motivation, Diplomes et/ou certificats

2023-09-13