Médecins Sans Frontières est une organisation médicale humanitaire internationale, indépendante, qui apporte une assistance médicale à des populations aux prises avec des crises menaçant leur survie : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies et de pandémies ou de catastrophes naturelles. L’organisation est présente depuis plus de 20 ans en Haïti. Dans ce cadre, MSF Belgique recherche un(e) Responsable administration du Personnel pour son bureau de Coordination.

OBJECTIFS DU POSTE
Est chargé de veiller à ce que MSF soit un employeur responsable tout au long de la mission, prend en charge la bonne gestion systématique des ressources humaines et assume l’entière responsabilité de toutes les questions administratives et juridiques de la mission.

RESPONSABILITES
Exécuter les tâches selon les instructions du Coordinateur des Ressources Humaines, mais ne sont pas limités à ce qui suivent :
• Connaît la législation du travail en vigueur dans le pays de la mission ; se maintient informé/e de toute modification apportée à la législation du travail à travers la vérification régulière des sources de la législation et / ou des rencontres régulières avec des avocats, d’autres autorités locales à ce niveau .

• Connaît toutes les politiques, procédures, outils, normes et principes de MSF concernant l’ensemble du personnel (national, régional, etc.), les conditions de travail, les avantages sociaux et la rémunération, les profils d’emploi et les grilles de fonctions, la couverture maladie, etc. ; les adapte à la réalité de la mission et assure une mise en œuvre équitable, efficace, transparente et responsable par tout le personnel concerné tout au long de la mission.

• Est responsable de la bonne mise en œuvre et du suivi des règlements internes et des conditions des contrats de travail de tout le personnel national, et veille à ce que tout le personnel soit employé selon le cadre des conditions de travail équitables, et conformément à la législation locale, à la vision, aux valeurs et aux principes des RH de MSF.

• En étroite collaboration avec le coordinateur des RH, veille à ce que des réunions administratives régulières avec l’ensemble du personnel aient lieu tout au long de la mission afin que les personnes soient au courant de leurs droits et devoirs et pour les informer de tout changement dans la législation du travail et dans cadre général de l’emploi qui puisse les affecter (à savoir les amendements juridiques, les changements dans les pratiques locales, de nouvelles politiques ou procédures RH-admin, des modifications aux règlements internes, etc.)






• Doit veiller à ce que toutes les fonctions et les profils d’emploi au niveau de la mission soient en phase avec la grille de fonction approuvée par le siège et correspondent aux profils d’emploi standards et à la grille de
fonction de MSF, et que toute nouvelle fonction ou modification de l’une d’elles (y compris les modifications importantes dans les responsabilités et/ou association de fonctions existantes) fasse l’objet d’une demande préalable au coordinateur des RH et HRO/REHUCO pour validation par le siège. Identifie les écarts et les communique au coordinateur des RH afin d’en tirer un plan d’action dans le cas où des corrections seraient nécessaires/appropriées.
• Doit veiller à ce que la rémunération du personnel national (salaire, ajustements a posteriori, compensations, soldes de tout compte, etc.) et les avantages (jours fériés, congés, couverture sociale, couverture de santé, etc.) correspondent à la grille des salaires de la mission validée par le siège, le règlement intérieur et les politiques RH, en s’assurant que MSF se comporte de façon responsable à tout moment.

• En étroite coordination avec le coordonnateur financier, garantit le respect de la législation nationale en ce qui concerne les impôts des employés et la sécurité sociale au niveau de la mission ; vérifie que les formulaires de déclaration mensuelle des impôts et que les cotisations de sécurité sociale de l’employé/employeur sont corrects et les transmet au service financier.

• Dans le cas où un risque juridique est détecté dans son domaine de compétences, il en informe le coordinateur des RH et suggère des actions à prendre pour le prévenir. Assure le suivi des réclamations des employés et maintient le coordinateur des RH informé à tout moment.

• Veille à ce que MSF, en tant qu’employeur, ainsi que tous les employés MSF respecte les mesures de sécurité et de prévention des risques telles qu’énoncées par la législation locale et/ou les politiques et procédures normalisées de MSF.
• Assure un système de classement efficace (fichiers physiques et électroniques) de tous les fichiers administratifs au niveau de la mission, tout en garantissant la stricte confidentialité des dossiers personnels des employés et autres documents administratifs privés à la demande du coordinateur des HR ; veille à la préparation en cas d’évacuation
• Sur demande du coordinateur des HR, maintiens un contact régulier avec les ministères, les administrations nationales, les autres sections de MSF et toute autre ONG afin d’améliorer/tenir à jour les pratiques administratives.
• Connaît Homère en profondeur et en assure le paramétrage approprié, la correcte utilisation du système et la qualité des données dans toute la mission, étant elle/lui-même la référence technique de la mission en l’absence d’une personne spécifiquement responsable du système.
• Organise et supervise directement le travail des employés de maison, Cuisinière et gardiens pour la coordination

QUALIFICATIONS
COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCES REQUISES
Education Diplôme ayant un rapport avec Sciences administratives, Ressources Humaines, Droit, économiques ou équivalents
Expérience Expérience de minimum deux an dans une fonction similaire au sein d’une ONG
La Maîtrise du logiciel HOMERE est exigé ; la connaissance d’autres logisciel de gestion RH serait un atout
Langues Français et Créole indispensables. L’anglais serait un atout.
Connaissances Excellentes connaissances en informatique (Word, Excel, Internet)
Compétences • Adhésion aux principes de MSF
• Souplesse de comportement
• Résultats et sens de la qualité
• Travail d’équipe et coopération
• Sens du service
• Sensibilisation aux différences interculturelles
• Flexibilité, honnêteté, rigueur,
• Sens des responsabilités,
• Capacité à travailler dans un environnement multidisciplinaire et multiculturel.
• Sens de la discrétion très élevé.

HORAIRES ET MODALITÉS DE TRAVAIL :
TEMPS PLEIN – 48 heures par semaine
Période : 1er CDD renouvelable
Salaire selon la grille salariale en vigueur chez MSF Belgique.

LES CANDIDATS DOIVENT FOURNIR
- Une lettre de motivation pour ce poste
- Un curriculum vitae à jour
- Une copie des diplômes, certificats obtenus
- Un certificat de travail pour toutes les positions citées dans le CV
- Pièce d’identité valide

Les candidats sélectionnés passeront ensuite un test écrit et un entretien oral.

- Être de nationalité Haïtienne
- Le candidat doit être libre de tout autre engagement professionnel au moment de son recrutement

2023-09-03