En tant que membre clé de l'équipe des services administratifs et généraux, le rôle du coordinateur des achats est de veiller à ce que les processus d'achat, les procédures et les méthodes de travail du SCI soient respectés quotidiennement et de soutenir le personnel chargé de la logistique et des programmes. Ce poste requiert des connaissances approfondies en matière d'achats, la réalisation d'activités d'achat quotidiennes et une communication efficace avec le personnel ou les départements concernés, y compris le financement pour les exigences des donateurs, sur toutes les questions d'achat et d'approvisionnement et les risques qui pourraient survenir.
Le titulaire du poste est également chargé de gérer et de renforcer les capacités du personnel chargé des achats sur le terrain et de fournir des conseils quotidiens concernant la politique, les processus et les procédures d'achat. En cas d'urgence humanitaire majeure, le titulaire du poste devra travailler en dehors de son profil normal et pourra modifier ses horaires de travail en conséquence.

Tâches techniques/opérationnelles (60%) :
• Mettre en œuvre la planification et la stratégie d'approvisionnement en réalisant des études de marché régulières sur les biens et les services afin d'établir et de maintenir une base de données de fournisseurs bien définie.
• Informer et assister tous les clients sur la planification des achats (commandes groupées) et veiller à ce que tous les documents requis soient transmis à temps par les détenteurs de budget, avec des spécifications claires, des codes financiers et les autorisations appropriées.
• Soutenir les activités de sélection des fournisseurs et de passation de marchés en lançant des procédures d'appel d'offres pour les articles standard achetés régulièrement, dans le but d'établir des accords-cadres standard/fournisseurs préqualifiés et des contrats avec les principaux revendeurs et les fournisseurs qualifiés et engagés.
• Veiller à ce que les normes minimales des procédures d'achat de Save the Children soient introduites et respectées, en informant et en formant tout le personnel concerné, le cas échéant.
• En coordination avec le directeur des services administratifs et généraux du bureau national, développer la chaîne d'approvisionnement depuis les besoins des bénéficiaires jusqu'à la livraison des fournitures sur le terrain, en veillant à ce que l'approvisionnement, le suivi des commandes et les relations avec les fournisseurs se fassent en temps voulu et de manière efficace.
• Diriger les besoins d'approvisionnement du programme de manière transparente et éthique pour toutes les actions nécessaires à la planification, à la sollicitation, à la négociation et à l'attribution de divers types et tailles d'achats.
• Concevoir et maintenir un système complet d'archivage et de suivi pour toutes les transactions d'achat.
• Supporter l'équipe des achats sur le terrain et fournir des conseils quotidiens afin de traiter les demandes d'achat conformément à la politique et au processus d'achat du SCI.
• Soutenir et examiner, Préparer et émettre des bons de commande et des contrats pour l'acquisition de biens et de services. Négocier les conditions contractuelles avec les vendeurs/fournisseurs.
• Assurer un Suivi régulier avec les vendeurs et les entrepreneurs pour la livraison et l'installation en temps voulu des biens achetés conformément aux conditions contractuelles.
• Veiller à ce que les achats soient effectués dans les délais fixés par la norme SCI.
• Suivre le plafond des dépenses des FWA et en rendre compte chaque mois, afin de s'assurer que toutes les dépenses liées à des FWA spécifiques ne dépassent pas le plafond fixé.
• Veiller à ce que la documentation relative aux achats et les systèmes d'archivage électronique soient organisés de manière conviviale et soient conformes à toutes les politiques, procédures et réglementations de Save the Children International en matière d'achats.
• Préparer le rapport hebdomadaire sur les achats et informer le directeur de l'administration et des services généraux de tout problème survenant ou prévu.
• Veiller à ce que la structure d'approvisionnement soutienne et contrôle les activités d'approvisionnement des bureaux locaux.
• Veiller à ce que les indicateurs fassent l'objet d'un suivi régulier et à ce que les économies réalisées dans le domaine des achats soient documentées.
• Effectuer toute autre tâche confiée par le supérieur hiérarchique.

Gestion d'équipe et renforcement des capacités (30 %) :
• Structurer et mettre en œuvre une unité organisationnelle des achats conforme au modèle opérationnel du bureau national des achats afin de garantir que les équipes ou les individus se concentrent séparément sur la gestion, l'approvisionnement et l'achat en tant que capacités distinctes au sein de l'équipe.
• Améliorer la responsabilisation en établissant des lignes de rapportage et une documentation claire, en promouvant la transparence dans les activités d'approvisionnement et en veillant à ce que les processus interdépartementaux fassent l'objet d'un cycle d'amélioration constant.
• Diriger toutes les activités liées à la transformation de la chaîne d'approvisionnement et à l'amélioration des processus, des systèmes et des méthodes de travail. En particulier, toutes les activités liées à l'approvisionnement (modèle opérationnel d'approvisionnement, adoption du nouveau manuel et de la nouvelle politique d'approvisionnement, transition vers le système d'approvisionnement Prosave).
• Mener des évaluations des performances avec les supérieurs hiérarchiques et veiller à ce que des objectifs clairs en matière de travail et de développement personnel soient établis, assortis d'un calendrier, et à ce qu'un retour d'information et un soutien régulier soient fournis.

Opérations de gouvernance (5 %) :
• Veiller à ce que les politiques et procédures de passation de marchés du SCI soient en place, qu'il y ait une cohérence à toutes les étapes du processus de passation de marchés et que les normes minimales d'efficacité, de qualité, de rapidité et d'optimisation des ressources soient respectées.
• Promouvoir la transparence et l'équité dans tous les processus d'acquisition, en veillant à ce qu'un système de contrôle strict soit en place au sein de la fonction d'acquisition dans la capitale et sur le terrain, afin de minimiser les risques liés à la fraude, aux retards, à la mauvaise qualité ou aux performances médiocres des fournisseurs.
• Veiller à ce que les autres départements connaissent et respectent les politiques et procédures d'achat de SCI, en accordant une attention particulière aux détenteurs de budget et aux clients internes.

Mentorat de partenariat (5 %) :
• Assurer un engagement personnel dans l'établissement d'une relation de travail constructive avec les partenaires sur la base des principes de partenariat de SCI énoncés dans la théorie du changement.
• Assurer des visites régulières entre les ressources humaines et les partenaires.
• Veiller au renforcement des capacités des unités opérationnelles des partenaires par le biais d'opportunités de formation, d'apprentissage et de développement.
• Superviser et contrôler les performances des partenaires conformément à l'accord et aux politiques et procédures de Save the Children.
• Soutenir la mise en place de procédures administratives standard (SoP), de formulaires, de modèles et de systèmes d'établissement de rapports.
• S'assurer que les engagements et les attentes de SCI envers et de la part des organisations partenaires sont respectés et les renforcer si nécessaire.
• Veiller à ce que les partenaires soient bien informés, dès le début du partenariat, des exigences de SCI.

RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE SAUVEGARDE :
• Comprendre et promouvoir les politiques, les procédures de sauvegarde et le code de conduite.
• Démontrer un comportement professionnel de haut niveau en matière de sauvegarde et maintenir les normes requises par les politiques de sauvegarde et le code de conduite.
• Prendre les mesures nécessaires pour prévenir les abus, l’exploitation, les préjudices ou les accidents.
• Prendre l’engagement de rendre Save the Children sûr pour les enfants et les adultes en veillant à ce que les problèmes de protection des enfants, d’intimidation et de harcèlement soient signalés de manière efficace conformément à la politique (dans les 24 heures). L’absence de signalement est considérée comme une violation de la politique.

CAPACITE ET COMPORTEMENTS :

Redevabilité :
• Détient l’auto-responsabilisé de prendre des décisions, d’utiliser la gestion des ressources de manière efficace, la réalisation et le rôle modelant les valeurs de Save the Children.
• Détient l'équipe et les partenaires responsables de livrer sur leurs responsabilités en leur donnant la liberté pour livrer de la meilleure façon qu'ils l'entendent, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer l’exécution et appliquant des conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition :
• Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même.
• Partage largement leur vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres.
• Pense de façon stratégique et sur une échelle globale.

Collaboration :
• Construit et maintien des rapports efficaces avec leur équipe, les collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes.
• Apprécie la diversité, le voir comme une source de force compétitive.
• Accessible, a l’écoute, facile à aborder.

Créativité :
• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices.
• Prêt à prendre des risques contrôlés.

Intégrité :
• Honnête, encourage la franchise et la transparence ; démontre les plus hauts niveaux d'intégrité.

QUALIFICATIONS:
• Licence/BA en gestion de la chaîne d'approvisionnement, comptabilité, gestion, achats ou tout autre domaine connexe ou équivalent

Souhaité
• Maîtrise du français, du créole et de l'anglais, à l'écrit et à l'oral.
• Expérience préalable de travail en Haïti.

EXPERIENCES et COMPETENCES

• Expérience prouvée et significative dans le domaine des achats et de la gestion des contrats, y compris une capacité à examiner les demandes et les tendances en matière d'achats et à élaborer des stratégies dans ce domaine.
• Au moins trois ans d'expérience pertinente dans le domaine de la chaîne d'approvisionnement ou des achats, avec une expérience approfondie de l'ensemble du cycle d'achat.
• Une expérience dans le secteur des ONG/du système des Nations unies est préférable, mais un candidat solide dans le secteur commercial, démontrant un intérêt et une passion pour le secteur des ONG, sera pris en considération.
• Expérience de l'approvisionnement stratégique, de l'élaboration de stratégies par catégorie et de la gestion d'appels d'offres complexes.
• Forte expérience dans certaines de nos catégories programmatiques clés (chaîne d'approvisionnement, construction, biens humanitaires, fournitures scolaires, médicaments) ou dans des catégories indirectes (travailleurs externes/consultants, informatique, immobilier, etc.)
• Valoriser la diversité et les points de vue différents, être capable de travailler dans un contexte interculturel.
• Volonté d'effectuer des déplacements sur le terrain en fonction des besoins et de travailler dans des environnements difficiles en fonction de l'environnement de voyage.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite ; maîtrise de l'anglais parlé et écrit.

Souhaitable :
• Expérience avec des logiciels connus de passation de marchés.
• Compétences en matière d'analyse, de prise de décision et de planification stratégique et capacité à gérer des priorités multiples.
• Capacité à encadrer, à conseiller, à déléguer de manière appropriée et à fournir des conseils de développement au personnel supervisé.
• Compétences en matière de constitution d'équipes.
• Un engagement fort envers les valeurs et les principes de Save the Children.
• Un niveau élevé d'engagement envers les principes de développement de Save the Children et les objectifs organisationnels et programmatiques de Save the Children.

Le titulaire du poste n’aura pas de contact avec des enfants et/ou des jeunes, ni d’accès à des données personnelles sur des enfants ou des jeunes, dans le cadre de son travail; par conséquent, un contrôle de police ne sera pas obligatoire pour ce poste sauf si le contenu du poste change, dans ce cas le niveau de protection de l’enfance devrait être revu.
L'employé doit adhérer à la politique de protection de l'enfance qui soutient l'objectif de sécurité de l'enfant de SCI. En outre, il devra connaître la procédure locale de dépôt de plainte, le protocole de sauvegarde de l'enfant et le code de conduite de SCI indiquant les règles de comportement à adopter au quotidien, tant dans la vie personnelle que professionnelle.
En cas d'urgence humanitaire majeure, le titulaire du poste devra travailler en dehors de son profil normal et être en mesure de modifier ses horaires de travail en conséquence.

Rapporte à : Procurement Manager
Supervision de staff : Procurement Officer and Procurement Assistants

CV et lettre de motivation, Diplomes et/ou certificat

2023-08-25