L’Assistante Administrative a pour mission de fournir un soutien administratif, comptable et logistique pour le bon fonctionnement du bureau de projet RESEPSE Belle-Anse.

Responsabilités Générales
L’Assistante Administrative est responsable de :
- La bonne gestion des tâches administratives, et logistiques nécessaires au bon fonctionnement du bureau;
- Assurer des suivis liés à la comptabilité du bureau;
- Appuyer et encadrer le personnel de soutien dans la réalisation de ses taches;
- Contribuer activement à une bonne perception/image de Helvetas auprès de la communauté et des partenaires, de la zone;
- Garantir le fonctionnement harmonieux et efficace du bureau

Responsabilités Spécifiques
• Administration et Ressources Humaines:
- Gestion de la réception du bureau: accueil, information et orientation des visiteurs;
- Gestion des appels téléphoniques;
- Enregistrement, transmission interne et archivage documents internes;
- Supervision et coordination du travail du personnel de soutien;
- Effectuer tous les suivis liés à l’Administration et les ressources humaines en collaboration avec le Coordonnateur de Projet et la Responsable Admin-RH.
- Aider à la préparation administrative des réunions et des ateliers.

• Logistique :
- Etablissement et mise à jour d’une base de données des fournisseurs locaux pour les biens et services courants à acheter ;
- Gestion des achats locaux en suivant les procédures d’approvisionnement de Helvetas ;
- Inventaire périodique des matériels et équipements de la base (minimum une fois l’an) ;
- Gestion du stock des consommables de la base
- Planification des maintenances et services des véhicules et générateurs de concert avec le

Responsable Logistique ;
- Gestion de l’affectation quotidienne des véhicules (dispatching) ;
- Organisation des déplacements des membres de la base (Achat de billets d’avion et réservation de chambre d’hôtel) ;
- Rédaction des rapports mensuels de logistique en collaboration avec le Responsable logistique (Rapport de stock, rapport de suivi des véhicules, Suivi des achats, etc.).

• Comptabilité
- Emission de chèques et rédaction d’ordre de virement sur demande du Comptable ;
- Gestion de la petite caisse et préparation du rapport interne de petite caisse ;
- Enregistrement des transactions dans le logiciel comptable interne (Banana) ;
- Gestion des avances faites aux partenaires et aux employés ;
- Suppléance du comptable en cas d’absence.

- Diplôme de secrétariat d’une école reconnue ;
- Au moins 2 ans d’expérience de travail pertinente dans un poste similaire ;
- Connaissance en comptabilité (tenue d’un livre) et gestion (diplôme ou certificat), un plus) ;
- Connaissance en logistique, un plus ;
- Avoir sa résidence à Jacmel (préférablement) ou une commune limitrophe ;
- Aptitude à travailler dans des équipes pluridisciplinaires ;
- Être en mesure de travailler sous pression ;
- Capacité de rédaction et d’expression en créole et en français ;
- Connaissance de l’anglais, un plus ;
- Maitrise des outils bureautiques et de l’internet ;
-- Intégrité en accord avec les valeurs et les normes éthiques de la HELVETAS ;
- Flexibilité et une adaptabilité aux aspects culturels, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge.
- Honnêteté, rigueur et sens de l’organisation
- Focaliser sur les résultats ;
- Répondre de manière constructive aux appréciations ;
- Aborder constamment le travail avec énergie et ponctualité, ainsi qu’avec une attitude positive et constructive.

CV, Lettre de motivation, copie des diplômes et attestations de travail

Helvetas s’engage à respecter l’égalité des chances et la non-discrimination et invite toute la personne quel que soit leur genre à postuler. Les personnes ayant des handicaps sont également invitées à postuler, conformément aux exigences du poste.

Helvetas s’efforce de créer un environnement et des conditions de travail sûres, inclusives, attrayantes, flexibles et favorables à la famille.

2023-08-03