Le but du poste est d’assurer la gestion efficace du stock du bureau des Cayes pour un bon suivi et déroulement des distributions vers les bénéficiaires. Ceci implique le suivi de tous les biens à recevoir au sein du bureau, l’acheminement jusqu’au bureau et vers les zones de terrain, d’assurer une bonne gestion et un suivi de taille de la distribution des biens et fournir un appui nécessaire à la mise en œuvre de ces activités, de faciliter l’opérationnalisation des activités de distribution de Save the Children de concert avec ses partenaires, ses alliés et les entités de l’Etat ; interagir avec nos partenaires, informer sur des processus et défis pour mieux appréhender la réalité et chercher des solutions appropriées et innovantes pour réussir ces actions. Planifier, organiser les distributions et anticiper les situations difficiles qui y sont liées. En cas d'urgence humanitaire majeure, le titulaire du rôle devra travailler en dehors du profil de rôle normal et pourra modifier les heures de travail en conséquence.

DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :

1/ Activités logistiques

Gestion des Stocks & de la Distribution
• Assurer la gestion du stock du bureau ;
• Assurer la gestion de l'entrepôt / stockage conformément à la politique SCI et au respect des bonnes pratiques de stockage et de distribution ;
• Suivre les entrées et sorties de stocks selon les procédures ;
• Gérer la réception des matériaux de construction sur les sites en collaboration avec les ingénieurs ;
• Assurer la validation des GRN par les équipes demandeurs et la transmission des documents au staff SC acheteur ;
• Gérer les dépôts du stock y compris l’entreposage ;
• Organiser le transport pour la réponse, y compris les fournitures médicales, les produits alimentaires et non alimentaires, en collaboration avec l'équipe de la chaîne d'approvisionnement du CO et les équipes de terrain ;
• Assurer une bonne gestion de l’espace de stockage ;
• Analyser constamment les mouvements des stocks et faire les recommandations appropriées ;
• Assurer la mise à jour de tout le stock physique dans le système TIM ;
• Faire respecter les procédures de gestion de stocks sur le site de distribution (remise et reprise du stock) ;
• Effectuer, en tant que Responsable de stock, l’inventaire du stock de manière périodique ;

Gestion des actifs

• Assurer la gestion des assets du bureau des Cayes ;
• Assurer le suivi des assets en collaboration avec l’agent Achat ;
• Procéder à l’identification des actifs dans le respect des procédures en vigueur
• Maintenir le registre de biens du bureau de terrain de Cance à jour ;
• Réaliser l’inventaire physique des biens en fin de projet et, périodiquement ;
• Utiliser les informations collectées lors des inventaires physiques pour la mise à jour du registre de biens au marquage et tenue du répertoire du matériel dans la liste des assets, des général équipements ou des stocks en coordination avec les Finances ;
• Conseiller et faire toutes suggestions et recommandations pour la bonne marche du service ;

Activités de terrain
• Assurer avec l’équipe programme la production des plans de distribution des biens aux bénéficiaires ;
• Mettre en place des plannings pour le processus de distribution ;
• Accompagner les staffs programmes sur toutes les tâches concernant la distribution sur le terrain ;
• Assurer le transport des biens de l'entrepôt principal au site de distribution incluant la gestion des retours ;
• Sécurisation des biens sur les sites de distribution s'il y a un entrepôt sur le site de distribution ;
• Assurer le suivi et la sécurisation des lieux ;
• En l'absence d'un responsable de sécurité sur le site de distribution, assurer ce rôle en suivant les instructions du Responsable sécurité ;

2/ Reporting & Archivage
• Assurer la mise à jour du rapport de stock et De l’Asset Register ;
• Veiller à la documentation des décharges des bénéficiaires ;
• Rédaction de rapports écrits hebdomadaires pour son supérieur hiérarchique et rapports verbaux chaque fois que cela est nécessaire.

RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE SAUVEGARDE
• Comprendre et promouvoir les politiques et procédures de sauvegarde ainsi que le code de conduite.
• Faire preuve d'un comportement professionnel de haut niveau en matière de protection et maintenir les normes requises par les politiques de protection et le code de conduite.
• Prendre les mesures nécessaires pour prévenir les abus, l'exploitation, les préjudices ou les accidents.
• Assurer l'engagement de rendre Save the Children sûr pour les enfants et les adultes en veillant à ce que les problèmes de protection des enfants, d'intimidation et de harcèlement soient signalés de manière efficace conformément à la politique (dans les 24 heures). L'absence de signalement est considérée comme une violation de la politique.

CAPACITE ET COMPORTEMENTS :

Redevabilité :
• Détient l’auto-responsabilité de prendre des décisions, d’utiliser la gestion des ressources de manière efficace, la réalisation et le rôle modelant les valeurs de Save the Children.
• Détient l'équipe et les partenaires responsables de livrer sur leurs responsabilités en leur donnant la liberté pour livrer de la meilleure façon qu'ils l'entendent, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer l’exécution et appliquant des conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition :
• Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même.
• Partage largement leur vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres.
• Pense de façon stratégique et sur une échelle globale.

Collaboration :
• Construit et maintien des rapports efficaces avec leur équipe, les collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes.
• Apprécier la diversité, le voir comme une source de force compétitive.
• Abordable, bon écouteur, facile à qui parler.

Créativité :
• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices.
• Prêt à prendre des risques disciplinés.

Intégrité :
• Honnête, encourage la franchise et la transparence ; démontre des niveaux d'intégrité les plus élevés.

QUALIFICATIONS

• Diplôme supérieur en Gestion de Stock /Connaissance en distribution (ou expérience équivalente)

EXPERIENCES ET COMPETENCES

• Expérience de travail dans un poste similaire
• Avoir la maitrise de la gestion des Assets ;
• Avoir une capacité de gestion et de collaboration avec les manœuvres ;
• Avoir la capacité d’organiser efficacement ses tâches quotidiennes ;
• Avoir une bonne connaissance de TIM et de Office (Excel, Word, Powerpoint) ;
• Avoir une bonne capacité parlée et écrite en Français (en Anglais serait un plus) ;

Responsabilités additionnelles d’emploi
Les tâches et responsabilités énoncés ci-dessus ne sont pas exhaustives et il peut être demandé au titulaire d’effectuer des taches additionnelles dans les limites raisonnables de son niveau de compétences et d’expériences.

Opportunités égales
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux diverses politiques et procédures d’opportunités égales en vigueur à SCI

Sauvegarde de l’Enfant
Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles incluent des enquêtes de références rigoureuses et reflètent notre engagement dans la protection des enfants des abus.

Sauvegarde du notre Personnel
Le Titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI

Santé et sureté
Le titulaire du poste est tenu de s’acquitter des taches conformément aux politiques et procédures de santé et sécurité de SCI.

PORTÉE DU ROLE
Rapporté à: Field Office Manager
Supervision de staffs : Agents de manutention

CV, lettre de motivation, diplomes et/ou certificats

2023-07-28