I. Contexte de la mission

Médecins du Monde Suisse, organisation humanitaire, intervient depuis plus de 25 ans dans la zone goa?vienne, département de l’Ouest d’Hai?ti. Elle accompagne l'Unite? Communale de Sante? (UCS) de Petit-Goa?ve et Port au Prince en coordonnant des projets en accord avec les politiques nationales de sante?.
Active notamment dans le domaine de la Santé Sexuelle et Reproductive et de la Violence Basée sur le Genre, MdM Suisse intrervient dans la prévention, éducation et prise en charge des violences basées sur le genre et amélioration de la santé sexuelle à niveau du département de l’Ouest.
La sante? sexuelle et reproductive et la lutte contre les violences ont toujours e?te? au cœur des projets menés par les e?quipes pluridisciplinaires de MdM Suisse dont le principe d’action repose sur le renforcement de la gouvernance locale.
Suite aux catastrophes naturelles et sanitaires qui ont secoué? le pays ces dernie?res anne?es (tremblement de terre en 2010, ouragan Matthew en 2016), MdM Suisse a e?galement coordonne? des projets d’urgence axe?s principalement sur la re?habilitation de structures sanitaires et la prise en charge du chole?ra. MdM Suisse est aussi active dans la réponse à la Covid19.

II. Equipe en place

L’équipe de Haïti est divisée entre Port au Prince :
- Coordinateur Général
- Coordinateur Programmes
- Coordinateur support
- Assistant Coordinateur Support
- Un responsable de sécurité
- Un Logisticien-Polyvalent
- 1 chauffeur)



Petit Goâve :
- Equipe programme du projet GBV/Cholera (2 Chef de projet, 3 Psychologues, équipe animateurs)
- Equipe support (1 Administrateur + 1 Logisticien base + 1 chauffeur)
Et Jacmel
- Equipe programme du projet Cholera (1 Chef de projet)
- Equipe support (1 Logisticien administrateur)

Et l’équipe mission sera renforcée en fonction de l’évolution opérationnelle de la mission.

Le/la Commis Admin sera sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du Coordinateur Support.

III. Objectifs du poste
Le/la commis admin a la responsabilité d’accomplir diverses tâches relatives au travail de bureau et a l’administration générale.

Responsabilités et tâches

• Être responsable de la réception et accueil des visiteurs
• Recevoir toutes correspondances, messages, documents et autres en assurant leur canalisation et distribution rapide.
• Préparer, expédier, distribuer les messages électroniques à toute l’équipe MdM.
• Préparer les demandes interne pour les approvisionnements de la coordination.
• Effectuer des achats de concert avec l’assistant Coordo.
• S’occuper sur demande, de la gestion des réservations d'hôtel et de vol pour employés (staff national et expatriés) ou partenaires de l'institution en collaboration avec l’assistant coordo.
• Être responsable de la publication des appels d’offres et les avis de recrutement
• Superviser le personnel responsable du nettoyage.
• Être responsable des documents de supports envoyés par les autres départements/Bases.
• Préparer toutes les notes de virement, les demandes de chèques de direction et les acheminer à la banque pour exécution.
• Assurer de concert avec l’assistant coordo l`émission des chèques.
• Appuyer le département de support dans le processus de clôture des rapports financiers mensuels.
• Scanner et archiver les pièces comptables mensuellement.
• Aider dans la préparation des chèques en absence de l’assistant coordo.
• Tenir à jour en étroite collaboration avec l’assistant coordo, les archives pour la comptabilité et l’administration.
• Faire des photocopies sur demande du supérieur hiérarchique et réaliser toutes autres tâches connexes aux finances et à l’administration générale

• Autres :
D’autres tâches similaires pourront, ponctuellement, dans le cadre de la réalisation des programmes, être demandées à l’employé par la Direction de MdM Suisse

IV. Profil du candidat idéal

Éducation Diplôme universitaire, de préférence en administration des affaires

Expérience Au moins deux ans d’expérience dans des postes comparables
Expérience de 1 an dans une ONG
Une expérience avec MdM est un atout

Langues Langue de la mission indispensable

Connaissances Logiciel comptable; le pack office

Compétences


• Flexibilité
• Organisation
• Planification
• Travail en équipe

L’offre doit contenir :
-le CV à jour du candidat
-une lettre de motivation en langue française avec au moins 3 contacts de référence
Date limite de réception des dossiers : 15/07/2023 à 17h
Seulement les candidatures complètes seront prises en considération.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à la prochaine étape du processus de sélection.

2023-07-15