1. Description du poste
Assister la direction dans l’organisation, le suivi et le rapport des opérations logistiques humanitaires (achats et approvisionnement, transport, stock et actifs, IT, maintenance.)
Membre du senior management team, conseiller SMT sur les pratiques de gestions du changement ayant une incidence sur la fonction logistique, opérationnelle.
Contribuer au nécessaire aux efforts de réponse aux situations d’urgences du bureau conjoint (programmatique) et implémenter les opérations de réponses logistiques humanitaires.

1.1 Description et objectif généraux du poste
Responsable de l’organisation des opérations logistiques, d’achats et d’approvisionnement, de transport, de stockage, des actifs et de la maintenance).
Contribuer à la gestion des installations et de la maintenance des bases
Sera appuyé et supervisé par le Directeur pays mais doit être capable d’anticiper le résultat des activités et faire preuve d’initiative pour réaliser ses objectifs.

1.2 Logistique générale
Achats et approvisionnement (30%)
• Sur la supervision du Directeur pays, organiser et exécuter dans le respect des procédures de l'organisation, les opérations d’achat et des approvisionnements.
• En coordination et avec l’input des équipes programme, finances, administration, logistique etc. appuyer le processus d’identification des besoins et l’élaboration du plan d’achats et d’approvisionnement annuel.
• Organiser les achats et approvisionnement selon les seuils et procédures de l’organisation et/ou recommandation des bailleurs de fonds (single quote, procédures s, négocies, concurrentielle, appel d’offre limité/locale/internationale etc.)
• Procéder à l’identification et sélection de fournisseurs, la coordination et suivis des commandes, livraisons etc.; le suivi régulier avec les fournisseurs attitrés ; l’actualisation du tableur de suivi des achats et des fournisseurs.
• Effectuer la réconciliation et mise à jour du système de tracking des achats ; la rédaction et soumission de rapports de situation des achats et des approvisionnements (hebdomadaire /mensuelle/conditionnelle).
• Procéder à la constitution, le classement et l’archivage des dossiers des achats (achats, commandes, livraisons etc.) de préférence par bailleurs et/ou par projets.
• Assurer le rapport qualité-prix dans le processus d’approvisionnement grâce à une concurrence loyale, à des études de marché régulières et à des analyses comparatives.
• Mettre en œuvre et gérer la liste/le catalogue de prix des fournitures couramment achetées au moyen d’enquêtes régulières sur le marché de consommables et matériaux ainsi que la revue de la liste des fournisseurs et prestataires de services privilégiés.
• Établir et mettre en œuvre un système approprié de suivi et de contrôle des processus d’approvisionnement, y compris l’organisation de la demande de cotations, l’invitation à l’appel d’offre, la réception et l’évaluation des cotations/dossiers d’appel d’offre, la négociation de certaines conditions de contrats en pleine conformité avec les politiques et procédures de FLM.
• Diriger la mise en œuvre du système de contrôle interne qui garantit que les bons de commande (PO)/contrat sont dûment préparés, expédiés et que les livraisons sont bien organisées et documentées.
• Réviser, gérer et maintenir une base de données/liste de fournisseurs locaux, détaillant les critères de qualité, de prix, de service, d’éthique, etc. ;

• Administration du bâtiment du bureau conjoint/ bureau partage (30%)
• Assurer les procédures d'enregistrement et de documentation nécessaires et la facilitation des permis nécessaires auprès des autorités haïtiennes.
• Superviser la gestion de fournitures de bureau y compris les produits d’entretien (registre/control/inventaire/balance de stock).
• Superviser la gestion des problèmes du parc de photocopieurs et des imprimantes, gestion de stocks des cartouches.
• Assurer la supervision des services d’entretien du bureau (dératisation, fumigation, approvisionnement en eau et propane), incluant les souscriptions aux journaux.
• Superviser l’organiser des activités sociales du bureau (anniversaires, fêtes, évènements, etc.) en coordination avec les Ressources Humaines
• Superviser la gestion de réservation des hôtels pour visiteurs et staff locaux ;
• Superviser la gestion des achats de billets locaux et internationaux pour le staff LWF/NCA.
• Supporter/Assister les différents accords avec les différentes organisations en cohabitation dans le bureau (SSA, MOU, etc.), s’assurer l’application des principes des accords de jour au jour, s’assurer que l’invoicing c’est fait correctement et au temps (en coordination avec Finance)

Transport et Maintenance des bases (15%)
• Appuyer à la mise en place et au respect des procédures de transport de l’organisation ; Validation des fiches de suivi d’entretien des véhicules et engins ; validation de l’état des besoins, identification du matériel et validation des réquisitions ; validation des mouvements de terrains en coordination avec les responsables transport, programme et logistique & sécurité.
• Appuyer le responsable de flotte dans la gestion du transport et de la maintenance des bases selon les procédures de l’organisation.
• Appuyer le responsable de flotte dans la coordination et planification des opérations de maintenance (préventive, curative, conditionnelle) de la flotte de véhicules : Veiller au bon entretien des véhicules en coordination avec le responsable transport.
• Appuyer le responsable de flotte dans l’organisation et la validation des approvisionnements / renouvellement du stock des consommables/pièces de rechanges pour l’entretien des véhicules et engins.
• Vérifier et valider les rapports de consommation des véhicules et engins préparé par le responsable transport.
•
• Appuyer à la mise en place et assurance du respect des procédures de maintenance l’organisation (demande de maintenance de matériel et bâtiments, tours hebdomadaires des bâtiments etc.)
• Appuyer la gestion du personnel de maintenance (préposé de maintenance et personnel de support)
• Superviser l’organisation et la gestion de maintenance des installations (électrique, électromécanique, sanitaire, système climatisée etc.) et les équipements y afférant des bâtiments et annexes (bureau, entrepôt, maison expats etc.)
• Garantir la mise en place et le respect des procédures de gestion flotte et de la maintenance des bases.
• Garantir une bonne coordination et planification des opérations de maintenance (préventive, curative, conditionnelle) de la flotte de véhicules.
• Garantir l’organisation effective des opérations de maintenance des installations (électrique, électromécanique, sanitaire, système climatisée etc.) et les équipements y afférant, des bâtiments et annexes (bureau, entrepôt etc.)
• Vérification et validation finale des rapports de suivis du parc automobile et technique.
• Créer des extractions des rapports pour faciliter le charge-out aux différentes organisations incluant la DKH
• Coordonner avec l’officier de transport pour s’assurer que le stock dispose d’outils adéquats pour assurer le service, la réparation et l’entretien et que les horaires de service des véhicules sont respectés et qu’une maintenance adéquate est effectuée à temps.

Stock et actifs (10%)
• Appuyer à la mise en place et assurance de la bonne utilisation des procédures de stock (bon de réception, demande de stock, bon de transport, mise à jour des fiches de stock, fiches de piles)
• Appuyer et superviser les achats dans la gestion du Stock selon les procédures de l’organisation.
• Appuyer à la mise en place et assurance de la sécurité des employés et des biens.
• Effectuer la vérification régulièrement de l’état de stock (inventaire physique tous les 3 mois)
• Vérification et validation les rapports de stock préparé par l’assistante de la logistique
• Assurer la bonne gestion des équipements des stocks (Transpalette, étagères, palettes etc.)
• Garantir la mise en place et le respect des procédures de gestions de biens de valeur de l’organisation.
• Appuyer à la mise en place et assurance de la bonne utilisation des biens de valeur de l’organisation.
• Maintien de l’inventaire/contrôle des actifs du bureau conjoint, présenter des extractions pour les différentes organisations, incluant DKH, au besoin. Le staff DKH coopéreront pour l’incorporation des nouveaux biens DKH dans l’inventaire
• Organiser le suivi des Assets durant tout leur cycle de vie (enregistrement, Affectation, désaffectation, cession etc.).
• Effectuer la réconciliation et actualisation du tableur de suivi des assets ; rédaction et soumission de rapports de suivi des asset (hebdomadaire /mensuelle/conditionnelle)

IT (5%)
• Garantir à la mise en place et assurance de la bonne d’utilisation des équipements informatiques en accord avec les procédures de l’organisation.
• Appuyer et superviser le consultant informatique dans la gestion du parc informatique et des technologies de la communication.
• Soutenir à la coordination et supervision des opérations d’installation, de configuration & d’entretien du matériel informatique et les équipements afférents (imprimante, photocopieuse, scanner, appareil photo, GPS, serveur, routeur, disque dures externes etc.)
• Vérifier à la configuration et la gestion optimale des Serveurs, du point de partage (SharePoint) etc.
• Apporter l’assistance/support technique aux utilisateurs en absence du consultant IT.
• Appuyer à la Gestion et le suivi du compte et contrat de communication du bureau (Internet, compte satellite etc.)
• Consolidation, validation finale des rapports de mensuels de situation logistiques, des achats, des biens de valeurs, du parc automobile et technique, du stock, des ITC etc.)

Rapportage

1.5 Gestion d’équipe, appui au personnel et accompagnement (10%)
• Participer à l’identification des besoins en ressources humaines, l’élaboration des TOR, la présélection (screening des CV), a l’entrevue du personnel logistique au guidage et à l’accompagnement des nouveaux employés (introduire et veiller à l’application des procédures de l’organisation
• Apporter le soutien technique au personnel logistique, programme, etc. (bureau/terrain)
• Contribuer à la provision d’outils de gestion au personnel logistique
• Aider à la facilitation et suivi des demandes du personnel logistique/programmes etc. (bureau/terrain).
• Représenter le bureau conjoint lors des réunions de stratégies, groupes de travail sectoriels pertinents à la poste (administration, logistique), en coordination avec la direction.
• Organiser des réunions (hebdomadaire, mensuelles, conditionnelles) rédaction de rapport et suivi des actions prises et approuvées au niveau de la direction.
• Mener le processus d’évaluations des besoins logistiques des partenaires et tenir à jour le plan de renforcement des capacités.
• Participer au processus du développement de la stratégie du bureau conjoint.
• Elaborer et soumettre à la coordination des rapports hebdomadaires/mensuels de situation logistiques, des achats, et l’activité de l’administration.
• Consolider et soumettre pour validation les rapports mensuels (suivi de maintenance des véhicules et engins, suivi de consommation, Stock, Informatique etc.)

1.6 Autres
• Organiser toutes sollicitations logistiques pour la réalisation des activités opérationnelles de projets et de programme de l’équipe intégré.
• Contribuer au nécessaire aux efforts de réponse aux situations d’urgences du bureau conjoint (programmatique) et implémenter les opérations de réponses logistiques humanitaires.

2. Exigences du poste
2.3 Expérience
• Minimum de 5 années d’expérience pertinente en Logistique
• Minimum de 3 à 4 ans d'expérience en Logistique avec des ONG
2.2 Qualifications, formation, connaissances
• Diplôme d’études universitaires (Bachelors Degree) en Gestion ou Administration
• Maitrise des logiciels de bureautique MS Office Word, Excel, Outlook
• Maîtrise du français et de l’anglais autant écrit que parlé
2.3 Compétences et habiletés requises
• Excellentes habiletés interpersonnelles et capacité de motiver les équipes;
• Capacité de travailler sous pression, de gérer les situations difficiles avec beaucoup de tact et préserver la complète confidentialité;
• Doit être autonome et responsable, avoir de l'initiative et être disposé à travailler de longues heures et capable de multi tâches ;

Les femmes sont vivement encouragées à se porter candidates.

Une lettre de motivation, CV, copies de diplômes, Attestations de travail, une pièce d'identité.

2023-07-07