Créée en 1951, l'OIM est l'organisation intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L'OIM s'emploie à promouvoir une migration humaine et ordonnée au profit de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

Contexte :

Sous la supervision générale du chef de mission et du responsable de la gestion des ressources, et sous la supervision directe du responsable des ressources humaines, le candidat retenu sera responsable de la gestion des fonctions ci-dessous.

1- Soutenir les processus de recrutement au sein du bureau en coordonnant la publication des avis de vacance/avis spéciaux de vacance, en recevant et en triant les candidatures, en organisant les entretiens et les tests, en préparant tous les documents et matériels requis, en envoyant des communications aux candidats, en contactant les anciens employeurs pour vérifier les références et en effectuant toute autre activité connexe qui lui est confiée.

2- Effectuer les activités préalables à l'emploi, telles que la préparation des documents d'entrée en service et la collecte des documents justificatifs, la coordination des examens médicaux d'entrée en service, le suivi des autorisations médicales avec les services médicaux de l'assurance maladie (Manille ou Panama), la coordination des séances d'orientation, l'organisation des briefings de sécurité et des examens médicaux, l'inclusion dans les régimes d'assurance, le cas échéant, la création d'un dossier personnel, etc.

3- Assurer le(s) rôle(s) assigné(s) dans PRISM HR en accordant une attention particulière à la cohérence et à l'exactitude des données ; saisir et tenir à jour les données sur la base des approbations et des documents justificatifs ; contrôler et suivre la situation contractuelle et les droits et produire des rapports, des prolongations de contrat, des mesures concernant le personnel et d'autres documents connexes.

4- Assurer le rôle de gardien du temps dans PRISM ; maintenir, mettre à jour et rapprocher les quotas de congés sur la base des documents justificatifs ; générer et éditer des rapports relatifs aux congés ; répondre aux questions générales concernant l'administration des congés ; guider le personnel sur la procédure de demande et d'approbation dans PRISM.

5- Soutenir les processus de séparation, de classification, de reclassement et de promotion en rassemblant les documents nécessaires, en rédigeant des formulaires, en effectuant des calculs de base, en obtenant des approbations et en assurant la coordination avec les unités concernées du bureau régional et des centres administratifs.

6- Mettre à jour et maintenir les systèmes d'archivage électronique et physique dans l'unité, y compris les dossiers du personnel avec tous les documents justificatifs, les dossiers de recrutement, les politiques des ressources humaines, les règlements, les lignes directrices et les manuels, les contrôles internes, etc.

7- Rédiger des certificats d'emploi, des avis, des lettres, des rapports, des présentations, des graphiques, mettre à jour l'organigramme et contribuer à la soumission des documents dans les délais impartis.

8- Soutenir l'organisation de réunions, d'activités de formation et d'autres événements liés aux ressources humaines en réalisant des activités logistiques telles que la mise à disposition d'installations, d'équipements et de matériel pour les réunions, la préparation de la correspondance ainsi que la rédaction et l'assemblage de documents.

9- Répondre aux demandes générales concernant les politiques, instructions et procédures en matière de ressources humaines.

10- Effectuer d'autres tâches connexes en fonction des besoins.

Qualifications requises et Expérience?:

Education

- Licence ou diplôme équivalent ou supérieur en ressources humaines, en administration des affaires, en psychologie ou dans un domaine connexe, délivré par un établissement d'enseignement accrédité et assorti de deux années d'expérience professionnelle pertinente ; ou,

- Diplôme ou certificat de l'enseignement secondaire avec quatre années d'expérience pertinente.

Expérience

- Maîtrise des applications Microsoft Office, telles que Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook ; une expérience préalable de SAP constitue un avantage certain ;

- Souci du détail, capacité à organiser la travail administratif de manière méthodique ;

- Discrétion, souci du détail et des clients, patience et volonté d'apprendre de nouvelles choses ; et,

- Une expérience professionnelle préalable avec des organisations humanitaires internationales, des institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un environnement multiculturel est un avantage.

Langues

Parfaite maîtrise du Français. Connaissance de l’Anglais.

Valeurs

- Inclusion et respect de la diversité?: respecte et encourage les différences individuelles et culturelles?; encourage la diversité et l’inclusion dès que possible.

- Intégrité et transparence?: respecte des normes éthiques hautes et agit conformément aux principes/règles et aux normes de conduite de l’Organisation.

- Professionnalisme?: fait preuve de capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour relever les défis quotidiens.

Compétences de base

- Travail en équipe : développe et encourage une collaboration efficace au sein et entre les départements pour atteindre les objectifs communs et optimiser les résultats.

- Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité rapidement ; agit pour et s’engage à atteindre les résultats convenus.

- Gestion et partage du savoir: cherche continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover.

- Responsabilité : s’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation, et assume la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées.

- Communication: encourage et contribue à une communication claire et ouverte; explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Autres :

Toute offre en rapport à cet avis de vacance de poste est sujette à la confirmation du financement. L’embauche sera soumise à une certification que le/la candidat(e) est apte pour l’emploi envisagé et à la vérification du statut de résident, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant.

Sous réserve de certaines exemptions, la vaccination contre le COVID-19 sera en principe exigée pour les personnes recrutées à partir du 15 novembre 2021.

Seuls les candidats résidant soit dans le pays du lieu d'affectation, soit dans un pays voisin situé à proximité du lieu d'affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, la résidence légale dans le pays du lieu d'affectation, ou dans le pays voisin situé à proximité du lieu de travail, et le permis de travail, selon le cas, sont indispensables pour occuper ce poste.

Comment Soumettre Une Application ?

Les candidats intéressés sont priés de soumettre une lettre de motivation, leur CV, leurs diplômes ainsi que 3 références pour ce poste. Le titre du courriel devra indiquer le code de référence correspondant à la position pour laquelle vous postulez et votre nom complet (Ex :SVN2023_042_Nom du candidat).

Les candidats répondant aux critères mentionnés dans les termes de référence sont invités à appliquer et seuls ceux qui ont été sélectionnés seront contactés. Les applications soumises après le délai ne seront pas prises en considération. Les applications doivent être envoyées à l'adresse suivante : SMHTIRrecruitment@iom.int

SMHTIRrecruitment@iom.int

2023-06-28