À propos de la Fondation Internationale pour les Systèmes Electoraux (IFES) : IFES fait progresser la démocratie pour un avenir meilleur. Nous collaborons avec la société civile, les institutions publiques et le secteur privé pour bâtir des démocraties résilientes qui répondent aux besoins de tous. Notre assistance technique et notre recherche appliquée développent des organismes électoraux de confiance capables de mener des élections crédibles ; des institutions gouvernementales efficaces et responsables ; des processus civiques et politiques auxquels toutes les personnes peuvent participer en toute sécurité et sur un pied d’égalité et des moyens novateurs par lesquels la technologie et les données peuvent servir positivement les élections et la démocratie. Depuis 1987, IFES a travaillé dans plus de 145 pays, des démocraties en développement aux démocraties matures. Conformément à l’approche d’IFES : Une société est capable d’atteindre son plein potentiel dans un monde dans lequel les personnes de tous les genres sont pleinement engagées en tant que partenaires égaux dans leurs familles, leurs lieux de travail et leurs communautés. S’appuyant sur les normes internationales en matière de droits de l’homme et les meilleures pratiques, IFES promeut la participation politique, la justice et l’égalité des droits dans le monde entier. IFES reflète ces valeurs dans ses programmes et sa culture en milieu de travail.



Les plus grands atouts d’IFES sont les membres de notre équipe. IFES offre des avantages et des salaires compétitifs, ainsi que la possibilité de travailler dans un environnement dynamique et collaboratif. Chaque membre de l’équipe d’IFES est responsable pour mener à bien la mission d’IFES et pour intégrer les valeurs d’IFES dans son travail au quotidien : engagement envers l’excellence, communication efficace, prise de décision de haute qualité, responsabilisation, travail d’équipe et collaboration.

FONCTION/OBJECTIF PRINCIPAL :
Le/la Reponsable Administratif et Financier s’occupe spécifiquement de l’Administration, des Finances et des Achats du du Programme IFES en Haïti.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :
• Gérer les finances et la comptabilité de l'IFES en Haïti, conformément aux exigences internes et des donateurs ;
• Soutenir la tenue de la comptabilité du bureau, y compris les demandes de financement, la conversion en devise locale, les rapprochements de comptes bancaires, l'administration de la paie du personnel local et les registres des avantages sociaux, les comptes de petite caisse, les notes de frais, les paiements des fournisseurs et d'autres préoccupations financières ;
• Établir et maintenir des relations étroites avec les autorités bancaires locales et les autorités fiscales afin de s'assurer que l'IFES est au courant de toutes les questions de conformité, ainsi que des services bancaires offerts ;
• Assurer une surveillance, un contrôle et des rapports d'inventaire appropriés ; émission d'articles d'inventaire et de fournitures ;
• Assurer la mise en œuvre des politiques et procédures de sécurité sociale ;
• Collaborer étroitement avec le Directeur-Pays et le Global Security Manager au Siège, pour suivre toutes les directives en la matière ;
• Gérer les systèmes et processus financiers et comptables internes conformément aux directives et politiques opérationnelles internes de l'IFES ;
• Compiler les demandes mensuelles de virement au siège social de l'IFES et rapprocher chaque demande avec les coûts réels pour tous les programmes ;
• Compiler et soumettre des rapports de dépenses précis sur le terrain en temps opportun ;
• Compiler et soumettre les documents appropriés aux autorités fiscales en Haïti ;
• Soutenir le processus de gestion des sous-subventions, au besoin ;
• Maintenir un système de classement financier efficace et transparent ;
• Entreprendre le suivi financier de tous les programmes et s'assurer que le personnel, les consultants et les bénéficiaires adhèrent aux politiques financières de l'IFES ;
• Saisir les transactions comptables quotidiennes dans QuickBooks ;
• Garantir des procédures de gestion financière précises et sécurisées, y compris les comptes bancaires ;
• Coordonner avec le siège de l'IFES la préparation des rapports financiers et les charges à payer des donateurs ;
• Effectuer d'autres tâches et projets spécifiques selon les besoins de l'équipe de Direction;
• Exécuter toutes autres tâches entrant dans le cadre de l’Administration et des Finance.

COMPÉTENCES et SPÉCIFICATIONS :
• La capacité de rester très organisé tout en gérant plusieurs tâches dans des délais serrés ;
• La capacité d'accomplir des tâches avec une supervision limitée ;
• Excellentes compétences en matière de rédaction de rapports financiers et de traitement de documents ;
• Excellentes compétences en communication afin d'être en mesure de travailler avec le personnel du Programme et de l’Administratif de l'IFES pour identifier et résoudre les problèmes ;
• Volonté d'adhérer à tous les principes de confidentialité ;
• Volonté de valoriser le fonctionnement dans un environnement collaboratif et coopératif;
• Capacité à faire preuve d'initiative, de bon jugement et d'ingéniosité.

ÉDUCATION ET QUALIFICATIONS:
• Diplôme et/ou qualification professionnelle équivalente en comptabilité, finance, études commerciales ou domaine connexe ;
• Minimum de huit (8) années d'expérience pertinente en administration, finance et/ou approvisionnement ;
• Compréhension des politiques pertinentes des donateurs ;
• Expérience avec les réglementations de l'IFES et des rapports financiers des donateurs ;
• Expérience de travail sur des programmes financés par l'USAID ;
• Expérience de travail sur des programmes de démocratie et de gouvernance, de préférence ;
• Compétence/qualification en formation/animation est un avantage ;
• Maîtrise de Word, PowerPoint, Outlook et Excel.


COMPÉTENCES LINGUISTIQUES: Maîtrise du français écrit et parlé, du créole et de l'anglais requis.

VOYAGE : Des déplacements peuvent être nécessaires.

EXIGENCES PHYSIQUES/ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :



Environnement de travail de bureau standard. Des aménagements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d'accomplir les fonctions essentielles de l'emploi.

Un curriculum vitae

2023-08-08