1. Description du poste
1.1 Description et objectif généraux du poste
Sous la supervision de l’Officier En chef de Finance, le Comptable fera la mise en œuvre et le suivi des activités, les exigences financières et comptables du Bureau et des projets, conformément aux politiques de la FLM et aux dispositions budgétaires détaillées dans les accords, y compris, les paiements et les opérations bancaires, la budgétisation et la vérification des rapports financiers des partenaires. Dans son rôle d'appui au Département du programme il (elle) fournit des rapports et une assistance en temps opportun à l'équipe pour s'assurer que les ressources financières sont utilisées de manière efficace et efficiente.

Gestion de Programme
• Assurez-vous que chaque paiement est correctement signé et que la documentation originale est correctement remplie et retournée au service des finances.
• Assurer la codification correcte des transactions selon le plan comptable et selon les budgets.
• Enregistrer quotidiennement les bons de paiement dans le sous-journal bancaire.
• Préparer les chèques ou les demandes de virement bancaire sur la base de documents entièrement approuvés et les présenter aux signataires des chèques approuvés pour examen et signature.
• Tenir à jour le dossier des avances de fonds et alerter au senior des finances de toutes avances en souffrance
• Gardez une trace des écarts lors des décaissements sur le terrain et résolvez les écarts avec l’officier Senior.
• Analyser les Rapports Financiers et toutes les pièces justificatives des partenaires envoyés au bureau Intégré pour s’assurer qu’elles sont conformes.
• S’assurer que les Partenaires reçoivent leur financement à temps et que les dépenses sont faites suivant les lignes budgétaires approuves par le Bureau Intégré
• Autres tâches assignées par le superviseur
1.2 Responsabilités principales et tâches spécifiques
• Maintenir et faire respecter les systèmes de contrôle interne et les registres comptables pour toutes les transactions financières et mettre à jour tous les dossiers conformément aux politiques, aux lignes directrices et aux procédures financières de la FLM ;
• S'assurer que les systèmes de contrôle internes établis pour les recettes et les dépenses des fonds sont en place, respectés et maintenus ;
• Préparer tous les sommaires des transactions et les écritures du grand livre et les soumettre au Senior Finance Officer pour les importer dans le système comptable SAGE ;
• Contrôler les dépenses au niveau des projets en consultation avec le Program Finance Officer afin de s'assurer qu'elles sont conformes aux exigences des donateurs et les lignes directrices et les procédures établies ;
• Prévoir les besoins quotidiens de trésorerie en traitant les retraits d'espèces de la banque et faire le suivi de tous les problèmes de compte qui peuvent surgir de la banque. Doit posséder une connaissance proactive de tous les comptes bancaires du projet et de leur solde à tout moment
• Préparer les demandes de paiement et veiller à ce qu'elles soient correctement codées suivant les instructions du Programme Manager pour les projets et du Directeur Pays pour le Master Budget
• Veiller à ce que les éléments du bilan (c'est-à-dire les comptes de trésorerie, les comptes bancaires, les comptes personnels, les débiteurs, les créanciers, les comptes de paie, etc.) soient suivis et que les avances de voyages soient justifiées a temps
• Veiller à ce que les reliquats provenant des voyages et les autres Cash reçus soient déposés régulièrement à la Banque au moins tous les 3 jours ;
• Recevoir de la Banque les Relevés Bancaires et Préparer sur une base mensuelle les rapprochements bancaires de tous les Comptes ;
• Vérifier que les réclamations sont correctes, et sont accompagnées de pièces justificatives appropriées, avant de les soumettre pour autorisation ou approbation du chef de projet et au Senior Finance Officer ;
• Veiller à ce que les procédures de stockage, de sauvegarde et de sécurité des données électroniques soient respectées conformément au Manuel de la LWF/ DWS;
• Assurer la liaison avec les banques, les autorités fiscales et d'autres institutions financières afin de s'assurer que la situation financière et les obligations légales sont en règle ;
• Veiller à ce que tout le personnel règle les avances non réglées dans les délais et que les comptes du personnel soient réglés à la cessation de service ;
• Veiller à ce que tout cas de fraude, d'escroquerie, d'écart financier ou d'erreur soit rapidement signalé et traité en conséquence ;
• Veiller à ce que les documents pertinents pour les audits soient facilement disponibles, que des réponses rapides aux questions d'audit soient trouvées ;
• Vérifier quotidiennement les espèces et les livres de banque pour établir que les fonds sont à un niveau raisonnable et effectuer des vérifications ponctuelles sur les activités des Caissiers et s'assurer que la trésorerie correspond au solde comptable avant la signature du formulaire de solde au moment de la clôture des comptes ;
• Prévoir les besoins quotidiens de trésorerie en traitant les retraits d'espèces de la banque et faire le suivi de tous les problèmes de compte qui peuvent surgir de la banque. Doit posséder une connaissance proactive de tous les comptes bancaires du projet et de leur solde à tout moment ;
• Maintenir les caisses (USD et HTG) et d'autres documents de valeur (tels que les chéquiers) dans le coffre-fort, et assurer en lieu sûr et en tout temps.la garde des clés de sécurité et le contenu ;
• Superviser la maintenance d'un bon système pour remplir les pièces justificatives demandées afin d'assurer un accès et une récupération faciles et un calendrier d'audit fiable et facile à suivre.
• Assurer le paiement en temps opportun des impôts, des assurances et des prestations.
• Veiller à ce que tout le personnel règle les avances et/ou les prêts conformément à la politique et aux procédures établies et que tous les comptes soient réglés à la cessation de service.
• Préparer les demandes de paiement, veiller à ce qu'elles soient correctement codées et à ce que les bons soient présentés au comptable pour vérification en ayant l’approbation du responsable des finances et le représentant du pays ;
• Assurer le suivi et le contrôle des comptes financiers des partenaires en faisant un rapprochement mensuel du Compte « 1550-Implementing Partner » et les livres Comptables du partenaire.
• S'acquitter de toute autre tâche qui pourrait vous être confiée par votre superviseur et / ou son délégué ainsi que le Responsable des finances.

1. Exigences du poste
1.1 Expérience
• Minimum de 3 ans d'expérience de travail dans un poste de Comptabilité & Finance dans un organisme public ou une ONG reconnue
2.2 Qualifications, formation, connaissances
- Etre détenteur d’une licence en Finances et Comptabilité.
- Expérience assurée dans la connaissance de l’outil informatique plus particulièrement l’utilisation du software Sage 300 ERP ainsi que des connaissances avancées en Excel ;
- Excellente capacité de communication en français et en anglais.
- Bonne connaissance de la loi et des pratiques financières légales en Haiti
- Excellente capacité de maintien des relations interpersonnelles ; et capacité de travailler seul mais aussi avec des équipes variées ;
-
2.3 Compétences et habiletés requises
• Excellentes habiletés interpersonnelles et capacité de motiver les équipes
• Fortes compétences organisationnelles aussi bien que la gestion des priorités
• Capacité de travailler sous pression, de gérer les situations difficiles avec beaucoup de tact et préserver la complète confidentialité
• Un niveau élevé d'intégrité personnelle, d'honnêteté et de transparence dans toutes les manipulations d'espèces .
• La capacité d'interagir efficacement avec les fonctionnaires internationaux et nationaux est requise.
• Une capacité démontrée à travailler rapidement et avec précision, à respecter les délais et à traiter l'information à l'appui des activités changeantes du programme .

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Une lettre de motivation, CV, copies de diplômes, Attestations de travail, une pièce d'identité.

2023-06-20