La Confédération Suisse a ouvert son Ambassade en Haïti en 2008. Depuis, elle s’engage à travers sa coopération internationale pour la bonne gouvernance, la sécurité alimentaire et l’agriculture ainsi que pour l’emploi et le développement économique contribuant à améliorer les conditions de vie en Haïti.
Dans le but de compléter son équipe, le Bureau de Coopération Suisse en Haïti cherche à recruter un ou une caissier·ère.

Le caissier- La caissière est en charge de la gestion de la trésorerie et des procédures du cycle de paiements. Il/elle veille au respect du système de contrôle interne et exécute les paiements autorisés selon les règles internes.

Il/elle assure la sécurité des liquidités et de bonnes relations de travail avec les banques.


Responsabilités et fonctions principales

1 - Gestion du cycle de paiements :
• Collecter, contrôler et traiter les factures /pro formas / demandes de paiement / remboursement / décomptes en version originales
• S'assurer de la livraison / réception des produits ou services (bulletin de livraison signé)
• Préparer et traiter les dossiers de paiements (pro formas, factures, accusés de réception, reçus, bons de paiement dûment scellés et signés)
• Gérer le suivi des approbations
• Transmettre les confirmations de paiements à qui de droit
• S'assurer de la validité et de la conformité des pièces justificatives et du respect des normes et règles internes tout au long du processus de paiement
• Assurer l'archivage des documents de paiements selon les normes en place

2 - Liquidités :
• Tenir à jour sur une base quotidienne les registres de caisse et de banques
• Contrôler le niveau des liquidités par rapport aux directives en vigueur
• Prévoir et organiser les renflouements des caisses et des comptes bancaires selon les procédures financières et sécuritaires spécifiques

3 - Caisses :
• Etablir les prévisions hebdomadaires de trésorerie
• Planifier la disponibilité de cash en tout temps pour les besoins de fonctionnement dans le respect des soldes requis
• Préparer et effectuer les paiements en espèces selon les règles financières
• Planifier et coordonner les approvisionnements en cash avec les banques locales et la sécurité
• Planifier l'inventaire et le contrôle hebdomadaire de caisse avec le superviseur direct
• Veiller aux respects des procédures internes par les usagers de la caisse

4 – Banque :
• Analyser journalièrement les mouvements sur les comptes bancaires et réagir en cas d'anomalie
• Préparer toutes demandes de décaissements (virements bancaires, chèques)
• Etablir les correspondances et gérer les communications écrites et téléphoniques avec les officiers de banques
• Gérer les commandes de chéquiers et des états de comptes bancaires
• Assurer le suivi strict des soldes des comptes et veiller au respect des directives administratives et financières y relatives

5 - Rapports :
• Etablir les rapports de caisse et les rapprochements bancaires
• Assurer la disponibilité des informations pour l'établissements des rapports comptables
• Effectuer les réconciliations avec la comptabilité sur une base régulière

6 - Gestion des fournisseurs :
• Gérer les relations avec les fournisseurs réguliers
• Assurer avec les services concernés le suivi des paiements liés aux contrat de service, bail à loyer, etc.
• Maintenir à jour la liste des paiements récurrents


7 - Contrôles :
• Contrôler régulièrement les caisses, les avances ouvertes et les décomptes
• Assurer le suivi de la régularisation des divers comptes débiteurs
• Signaler toute anomalie au superviseur direct

8 - Tâches administratives :
• Rédiger les correspondances administratives du service
• Fournir les apports requis aux audits, élaboration de rapports annuels, ateliers.
• Participer à l'administration efficace et efficiente des ressources matérielles et financières de l'Ambassade
• Effectuer toutes autres tâches assignées selon les nécessités du service

• Diplôme universitaire en comptabilité ou gestion des affaires
• 3 années d'expérience professionnelle pertinente dans la comptabilité, les opérations de banques et la gestion de trésorerie
• Parfaite maîtrise du français et du créole oral et écrit, bonne connaissance de l'anglais oral et écrit
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Capacité d'organisation, rigueur, honnêteté
• Fiabilité et discrétion
• Capacité à travailler de manière autonome

• Etre capable d’analyser et de promouvoir des solutions; avoir une bonne capacité de conceptualiser et organiser le travail de manière efficace et efficiente ; avoir une bonne compétence dans la facilitation des processus de changement
• Avoir d’excellentes compétences et grande facilité dans la rédaction de textes. Etre ouvert à apprendre et à appliquer de nouvelles méthodes et outils de travail
• Esprit d’équipe, sens des responsabilités, rigueur, autonomie dans le travail et disponibilité pour le travail; être disponible de travailler en coordination avec tous les acteurs du développement.

- Travail à temps plein : 100 %
- Lieu de travail : Port-au-Prince
- Rémunération selon le schéma salarial en vigueur

Le dossier de candidature doit comprendre: une lettre de motivation signée, un CV à jour, une copie de tous les diplômes, certificats et attestations ainsi que trois (3) références professionnelles.

N/A

2023-06-15