Le Centre Haïtien pour le Renforcement du Système de Santé (CHARESS) a plus de dix-huit (18) ans d'expérience dans le renforcement du système de santé en Haïti. CHARESS était auparavant International Training and Education Center for Health (I-TECH), un programme de l'Université de Washington. CHARESS est depuis plus de quatre (4) ans une Organisation Non Gouvernementale (ONG) totalement indépendante. CHARESS en partenariat, avec le Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP), les universités publiques et privées d’Haïti et de l’étranger, les Organisations Non Gouvernementales (ONG), les établissements médicaux et d'autres organisations, participe au développement d’un personnel de santé qualifié et d’un système national de santé bien organisé. Les activités de CHARESS concernent principalement les domaines techniques de renforcement du système de santé ; renforcement des capacités de laboratoire ; développement du personnel de santé ; la prévention, les soins et le traitement des maladies infectieuses.

Le-La Secrétaire de Formation gère les aspects administratifs et financiers du programme de Formation. Il-Elle agit sous la responsabilité et sous la supervision du responsable formation, auquel il-elle fait régulièrement un rapport d’activités.

Assistance à la Formation
• Participer à la création et mise en œuvre du programme de formation
• Gérer les calendriers, les registres le suivi des inscriptions et dossiers des participants
• Réserver des salles de cours et s’assurer de leur correcte configuration
• Gérer les lieux de formation en dehors - des locaux de CHARESS
• Préparer les dossiers administratifs de chaque session de formation et réaliser le suivi avec les formateurs
• Assurer la prise en charge de la formation (accueille les participantes, organise la logistique, le repas, la préparation des salles),
• Gérer le planning des formateurs
• Coordonner avec le responsable de formation pour les activités de stage
• Collecter des proformas pour l’achat des matériels de formation
• Faire des réservations de chambres et assurer la logistique pour les sessions de formation
• Éditer et rassembler les documents pédagogiques
• Effectuer le suivi des présences des participants et des formateurs
• Rédiger des comptes rendus des formations, synthèse et bilan
• Préparer les attestations de fin de formation, relevés d’acquis, diplômes –
• Procéder au classement et à l’archivage des dossiers
Appui aux Opérations pour la formation
• Veiller à la tenue des dossiers financiers relatifs à la formation, règlement des prestations
• Préparer et transmettre les éléments nécessaires à la facturation (contrats, conventions, chèques, relevés d’heures, fiches de paye, etc.)
• Assurer la transmission des bordereaux, factures et demandes de paiement
• Établir le lien entre les prestataires de services et l’administration de CHARESS
• Recevoir et orienter les appels téléphoniques du département de formation
• Recevoir et distribuer le courrier
• Garder un tableau chronologique des lettres expédiées en vue de s’assurer que les accusés de réception des lettres sont bien signés par les destinataires et retournés au bureau
• Archivage, classement, traitement de courrier
• S’assurer, en tout temps, que l’espace réservé à la formation soit propre, aéré et bien rangé et que le panneau d’affichage soit à jour
• Fournir une assistance administrative au Département de la formation
• Effectuer divers travaux de secrétariat comme des lettres, des rapports, etc. sur demande
• Appuyer, au besoin, le Responsable des Opérations pour les demandes de paiement aux fins de suivi
• Appuyer dans la numérisation et la classification des documents administratives
• Appuyer la Logistique au besoin dans la réception de matériels
• Réaliser tout mandat ad hoc relevant de sa compétence et demandé par le Directeur Exécutif ou son représentant autorisé.

Autres tâches
Telles que assignées

Exigences et critères de sélection :
• Etudes secondaires avec un diplôme en secrétariat, administration, gestion ou tout autre domaine équivalent
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, etc.) et connaissance approfondie des tableurs et logiciels de base des données ;
• Minimum deux (2) ans d’expérience pertinente dans un poste similaire
• Aptitude à travailler sous pression, et à respecter les délais, bon sens de l’organisation, de l’équité, de l’intégrité et souci du détail
• Bonne capacité à travailler en équipe ; Polyvalence et autonomie
• Capacité à gérer les priorités ; sens d’initiative et de responsabilité
• Faire preuve de Flexibilité et d’honnêteté
• Capacité à établir et à maintenir les partenariats et les bonnes relations de travail
• Disponible pour travailler au besoin, en dehors des heures de bureau


Langues
Créole et Français parlé et écrit couramment (obligatoire)
Anglais (souhaitable)

Le-la Secrétaire de Formation devra assister à des réunions régulières au bureau de CHARESS, et participer à des voyages occasionnels dans des villes de provinces et à l'extérieur d'Haïti à des fins de développement professionnel.

Cette position se trouve au bureau de CHARESS sis au 14, Route de Jacquet Toto, Delmas 95, Pétion-Ville, Haïti. Il s'agit d'un poste à temps plein de 40 heures par semaine.

Curriculum Vitae accompagné d’une lettre de motivation précisant le titre de la position, les copies des diplômes de fin d’études, certificats et attestations, copie de la carte d’identité fiscale ou la carte électorale.

Seules les candidatures retenues seront contactées pour une entrevue.

2023-05-26