Le Gret
Fondé en 1976, le Gret est une ONG internationale de développement qui agit du terrain au politique pour lutter contre la pauvreté et les inégalités. Dans plus de 30 pays, ses profession-nels interviennent sur une palette de thématiques afin d’apporter des réponses durables et in-novantes pour le développement solidaire. Il combine actions de terrain avec des activités d’expertise, de contribution aux politiques publiques et de capitalisation/diffusion de réfé-rences.

Le Gret est présent en Haïti depuis plus de 25 ans. L’équipe du Gret en Haïti est composée d’une quarantaine de salariés, qui interviennent sur des thématiques diverses telles que la san-té, la nutrition, l’agriculture, l’urbanisme, l’eau et l’assainissement, etc. Le Gret en Haïti mène actuellement des projets à Port-au-Prince et dans les Départements du Sud, de l’Artibonite et du Nord-Ouest.

Antenne des Cayes
L’Antenne du Gret dans le département du Sud, actuellement situé aux Cayes, Rue Bellevue 1A - Bergeaud.
Ce poste d’Assistant(e) administratif(ve) et comptable concerne l’ensemble des activités liées aux différents projets mis en œuvre par le Gret au niveau de l’antenne des Cayes, bien qu’actuellement, un seul projet soit mis en œuvre (Timama2).

? Responsabilités du poste

Sous la responsabilité directe de la Responsable Administrative et Financière du Gret en Haïti et du Chef de projet, l’Assistant(e) administratif(ve) Comptable est chargé (e) d’assurer l’accueil des visiteurs, le secrétariat et de participer à la gestion administrative et financière du/des projet (s).



? Contenu des tâches



Accueil :

- Assurer l’accueil des visiteurs du Gret à l’antenne du département du Sud ;

- Avertir la personne concernée par le rdv et/ou toute demande d’informations ;

- Assurer la gestion des appels téléphoniques.

Secrétariat :

- Réceptionner et diffuser les informations émanant de la Représentation du Gret en Haïti et/ou du Chef de projet aux membres de l’équipe (par voie d’affichage au bureau, par mail, etc.) ;

- Réceptionner les courriers adressés au projet du Gret et les adresser au (x) destinataire(s) ;

- Rédiger et transmettre les réponses aux courriers selon les besoins ;

- Réaliser les photocopies, impressions, numérisations et autres pour le bon fonctionnement de l’administration du bureau et des projets ;

- Fixer des rendez-vous avec les personnes ressources et faire des rappels pour confirmer certains rendez-vous ;

- Assurer l’archivage (physique et électronique) des correspondances ou autres documents relevant de la mise en œuvre du projet ;

- Rédiger les comptes rendus des réunions d’équipe selon besoin.



Administration et appui logistique :

- Accompagner le personnel de l’Antenne des Cayes à l’utilisation de People Spheres et à la saisie de leurs demandes de congés (en lien avec l’Assistant (e) RH à Port au Prince) ;

- Appuyer le personnel de l’Antenne des Cayes dans l’émission des fiches temps men-suelles ;

- Assurer auprès de l’Antenne des Cayes le relais d’informations émanant de la représenta-tion (fermeture des bureaux, notes de services, réunions, etc.) ;

- Transmettre à la Responsable administrative et financière tous les documents administratifs relatifs au projet si nécessaire ;

- Appuyer le Logisticien d’Antenne et l’Assistant logisticien / chauffeur à la réalisation de dossiers d’achat selon les procédures d’achats du Gret Haïti ;

- Appuyer le Logisticien d’Antenne à la planification et organisation de mission ;

- S’assurer que toute information échangée concernant les dossiers du/des projet (s) et les décisions administratives se retrouvent au centre de documentation afin de garder chaque dossier à jour et complet.



Finances / Comptabilité :

- S’assurer du respect des procédures d’achats selon les procédures d’achats du Gret Haïti ;

- Emettre les chèques en HTG et USD après l’approbation des dossiers d’achats par le Chef de projet ;

- S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et conformes aux procédures du Gret avant émission des chèques ;

- Assurer la vérification mensuelle de l’éligibilité des dépenses émises et des éléments consti-tutifs au dossier d’achat du projet avant transmission au service comptable de Port-au-Prince au plus tard durant la 1ère semaine du mois m+1 et assurer le suivi pour les pièces à compléter ;

- Mensuellement, faire le paiement des factures en cours. Tenir un registre de toutes les fac-tures payées et non payées ;

- Gérer la petite caisse selon les procédures en vigueur à la représentation du Gret Haïti ;

- Actualiser à chaque émission de chèque le journal de banque correspondant selon les règles et les principes fixés en interne ;

- Réaliser les états de caisse mensuels (journaux de caisse Excel et inventaire des soldes phy-siques) en lien avec la Responsable administrative et financière, la Comptable à Port-au-Prince et le Chef de projet ;

- S’assurer de la sécurisation du cash des petites caisses dans le coffre-fort du projet en lien avec le Chef de projet ;

- Procéder aux numérisations et au classement des dossiers selon la méthode en vigueur au sein du Gret ;

- Participer sur demande de la Responsable Administrative et financière (RAF) et du Chef de projet à la préparation des audits bailleurs ;

- S’assurer que les dépôts (retour sur chèque pour les activités) soient faits avant la fin du mois ;

- Réaliser toutes les tâches utiles pour le bon fonctionnement des activités des projets et/ou missions du Gret dans les Départements du Sud et de la Grande Anse.

Gestion d’équipe et autre :

- Superviser directement la cuisinière de l’Antenne des Cayes en lien avec le Chef de projet ;

- S’assurer d’une gestion efficace de la cafétéria en lien avec la cuisinière ;

- Faire des réunions en lien avec le Logisticien d’Antenne avec l’ensemble du personnel support (gardiens, cuisinière, chauffeurs, etc.).

? Profil du poste
- Diplôme en sciences administratives ou en secrétariat ;
- Minimum deux (3) ans d’expérience dans un poste similaire ;
- Expérience avec des ONG internationales (est un atout) ;
- Localisation actuelle dans le Sud (est un atout).

? Conditions d’exercice du poste :
- Poste salarié local à temps plein ;
- Salaire global (incluant les avantages sociaux) basé sur la grille salariale du Gret et de l’expérience ;
- Poste basé aux Cayes, Département du Sud ;
- Déplacements ponctuels à Port-au-Prince et/ou dans les autres départements ciblés par le projet ;
- Les moyens de déplacement sont ceux du projet et du poste ;
- Poste en lien avec la Représentation du Gret en Haïti, la RAF et le Chef de projet.

? Contact
Les candidatures, CV (4 pages maximum, mettant en avant les expériences les plus significatives pour le poste) et lettre de motivation personnalisée exprimant clairement vos raisons pour postu-ler à ce poste (1 page maximum), sont à envoyer pour le 19 mai 2023 au plus tard :
N’envoyez pas vos diplômes, seul.e.s les candidat.e.s pré-sélectionné.e.s auront à les fournir.
Envoi uniquement en version électronique à l’adresse suivante recrutements.haiti@gret.org en indiquant « Assistant (e) administratif(ve) et Comptable» dans le titre du mail ;
Seuls les candidat.es présélectionnés pour un entretien seront contacté.es. Merci de ne pas appe-ler. Nous vous remercions pour votre compréhension.
Pour en savoir plus sur le Gret : www.gret.org.

Date de prise de fonction : Juin 2023

2023-05-19