L’Officier travaille sous la supervision du M.A.L pour faire fonctionner efficacement le bureau de HELP en Haïti et joue un rôle majeur dans la réalisation de sa mission. Il exécute toutes les tâches administratives et/ou logistiques dictées par son supérieur et travaille dans les demandes d’achats pour tous les départements de HELP.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

A- Superviseur :
1. Stagiaires à l’Administration.

B- Fonction Logistique :

1. Assister le M.A.L dans la gestion des contrats des fournisseurs de services à HELP.
2. Aider le M.A.L dans la planification logistique et l’organisation des diverses rencontres et réunions du personnel de HELP ou des assemblées générales.
3. Poster toutes les demandes de signature pour achat sur le logiciel approprié et suivre leur cheminement.
4. Sous la directive de son supérieur, assister tous les départements dans leurs demandes d’achat de matériels ou/et de service.
5. Effectuer les achats de services (techniciens, manœuvres) pour le bureau, sous la directive du MAL.
6. Faire la réconciliation mensuelle des demandes recueillies des autres départements, avec le support de la Secrétaire/Réceptionniste.
7. Travailler avec le RPB (Responsable- Propriétés et Biens) dans le processus d’achat d’équipements, de biens meubles ou immeubles et mobiliers ou immobiliers.
8. Gérer les suivis dans les approvisionnements, en récoltant des données venant du M.A.L et du RPB.
9. S’assurer que les demandes des départements soient prises en considération et mettre à jour le traceur des achats « procurement tracker ».
10. Travailler en étroite collaboration avec le RPB dans les suivis logistiques relatifs à l’acquisition de matériels et biens et dans les suivis de réparation et/ou de maintenance.
11. Aider son supérieur dans les planifications des voyages du personnel.
12. Gérer les cartes pétrolières et faire le renflouement à temps.
13. Distribuer les matériels de nettoyage aux ménagères et gardiens de garoute une fois par mois.
14. Gérer sous la supervision du MAL, le stock des consommables et produire des rapports périodiques y relatif.
15. Aider le RPB, coordonner la distribution de fournitures et autres matériels achetés aux départements concernés, une fois le processus d’achat complété.


C- Fonction Administrative :
1. Archiver les contrats de bail déjà signés, les contrats de service, en sauvegardant une copie sur Dropbox.
2. Assurer le suivi des paiements des factures à la fin de chaque mois, préparer les demandes pour la préparation des chèques, préparer les demandes d’achat et les envoyer à la réception pour la mise en signature via le système approprié.
3. Recueillir toutes les formes de déboursement de chèques remis ainsi que les reçus et les retourner à la comptabilité.
4. Soutenir le M.A.L dans la planification et la réalisation des rencontres ponctuelles, périodiques avec tout le staff du département pour information, et au besoin de discussion, de motivation.
5. Gérer, sur demande du MAL, les suivis avec les compagnies d’assurance de santé en assurant l’enrôlement et le retrait des assurés.
6. Effectuer les suivis administratifs liés à la maintenance des génératrices et des véhicules de HELP.
7. Procéder, de concert avec la réceptionniste et l’équipe IT, à une mise à jour du fichier de l’inventaire dès réception de nouveaux matériels achetés ou reçus en don.
8. Aider le RPB dans les suivis de paiement des bordereaux de la DINEPA et EDH et tout autre suivi administratif.
9. Supporter le M.A.L dans l’exécution de ses tâches et le suppléer lors de ses absences au bureau pour des motifs de congé spécialement.
10. Contacter la compagnie de Sécurité contractante de l’institution en vue de fournir des agents de sécurité supplémentaire pendant les jours fériés et les jours d’arrêts intempestifs dus à des troubles socio-politiques ou tout autre évènement empêchant le fonctionnement régulier du centre
11. Assurer l’archivage des dossiers AIC pour Effectuer des suivis pour l’enrollement et le retrait des employés.
12. Rédiger des rapports périodiques, compte rendu des réunions du département des operations.
13. Accomplir toutes autres tâches connexes sur demande du M.A.L ou de la Direction.

- Diplôme en sciences administratives, gestion, comptabilité ou autres sciences connexes.
- Expérience de travail au moins 3 ans ; avec des ONGs serait un atout.
- Expérience de travail avec des jeunes.
- Un minimum de 2 années d'expérience professionnelle en gestion de projets, et/ou passation de marchés, et/ou gestion des affaires et/ou comptabilité.
- Compétences démontrées avec Microsoft Office (Word, Excel, Power Point).
- Expérience avec les logiciels Outlook, Word, Excel ; connaissance dans un logiciel comptable serait un plus.

• Excellentes compétences organisationnelles et être multitâche.
• Capacité à gérer les priorités ; sens d’initiative et de responsabilité.
• Faire preuve de Flexibilité, d’honnêteté et de sens des responsabilités.
• Bonne capacité de négociation.
• Aptitude à établir et maintenir des relations de travail efficaces dans un milieu mixte (local et international).
• Se tenir à jour.
• Bonne capacité à travailler en équipe ; Polyvalence et autonomie.
• Capacité de travailler sous pression en respectant les délais impartis.
• Compétences en communication verbale et écrite.
• Sens de leadership.
• Être proactif en identifiant et résolvant des problèmes.

Cv,Lettre de motivation,Diplome,attestation de travail,

N.B.- Le générique masculin est utilisé dans le présent document comme genre neutre et a pour but d’aller la forme et d’en faciliter la lecture.

2023-05-16