Médecins Sans Frontières est une organisation médicale humanitaire internationale, indépendante, qui apporte une assistance médicale à des populations aux prises avec des crises menaçant leur survie : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies et de pandémies ou de catastrophes naturelles. L’organisation est présente depuis plus de 20 ans en Haïti. Dans ce cadre, MSF Belgique recherche Un Record Management Officer pour son bureau de coordination.

Objectif principal

Dans le cadre de son travail en tant qu’organisation humanitaire médicale, le personnel de MSF produit et utilise constamment des documents et des dossiers. Il s’agit d’atouts importants pour l’organisation : ils guident le travail de MSF, fournissent la preuve que des activités ont été exécutées ou que des résultats ont été obtenus, enregistrent les connaissances et les meilleures pratiques, et ont souvent une importance historique ou juridique.

Nous comprenons « document » comme une source d’information, en papier, numérique ou autre formats, que nous pouvons utiliser pour la référence, l’étude ou comme autorité. Les « Records » peuvent être compris comme des informations créées, reçues et maintenues comme des preuves et comme un atout par une organisation ou une personne, dans le cadre de l’opération ou dans la poursuite d’obligations légales.
Nous comprenons la « gestion des documents et des dossiers » comme le domaine de gestion responsable du contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la maintenance, de l’utilisation et de la disposition des documents.

Le Record Manager est responsable : des processus de gestion, de conservation et de disposition documents papier et électroniques reçus ou générés par le projet et l’Equipe Support Pays; maintenir leur confidentialité, leur intégrité, leur fiabilité et leur traçabilité; faciliter la récupération pour le personnel qui demande; expliquer les procédures à ses collègues; promouvoir une gestion responsable qui préserve le droit de confidentialité des patients, des communautés, des employés, des partenaires et des donateurs. Pour faire ça, il applique les recommandations et le protocole de MSF au contexte de la Mission.


Responsabilités

1. Pour chaque activité, dans chaque lieu, identifier et tenir à jour une liste de documents et de dossiers contenants : informations nécessaires pour assurer les opérations en cours (dont la perte pourrait avoir un impact sur les opérations ou les personnes de MSF) ou utile pour une compréhension claire des activités et des décisions de MSF, ou pour l’identification d’un « propriétaire » par document/dossier.
2. Mise en place des politiques et des lignes directrices pertinentes de MSF pour stocker et archiver les documents dans un référentiel physique ou numérique sécurisé, organiser des audits réguliers et des journées de nettoyage.
3. Assurer un accès facile, grâce à un accord avec les propriétaires des documents et en fonction des besoins, en instaurant des droits d’accès physiques ou numériques et/ou de publication (sur le serveur, etc.)
4. Elaborer et mettre en œuvre des processus pratiques et réalistes de sauvegarde des documents et des enregistrements (sauvegarde), d’évacuation, d’hibernation ou de destruction en cas d’urgence (évaluation des risques et planification d’urgence), et rendre compte de leur mise en œuvre.
5. Évaluer et rendre compte de l’échéance de la gestion des documents et des documents.
6. Élaborer et mettre en œuvre des tactiques et des stratégies créatives pour améliorer la qualité de la gestion des documents par emplacement, appliquer la politique et les meilleures pratiques de MSF, travailler avec les TIC pour organiser les serveurs locaux et avec des conseillers juridiques pour adapter le calendrier de conservation des documents de MSF à la législation locale (conformité) ; de manière proactive et non réactive.
7. Informer systématiquement le nouveau personnel et rappeler régulièrement au personnel existant sur les processus, les mesures de sécurité, la protection des données et leur rôle dans la gestion des documents. Débriefer tout le personnel sortant en facilitant la conservation et le transfert de la propriété des documents et des enregistrements avant le départ.







Responsabilités spécifiques dans la Mission

L’employé peut être tenu d’exécuter d’autres tâches, d’assumer d’autres responsabilités en fonction des besoins de la mission ou du projet.

Exigences

Éducation • Si possible dans le contexte local, un diplôme en gestion des documents, bibliothèque, gestion de l’information ou secrétariat, gestion de bureau, administration, finances, collecte de données, encodage
Expérience • 2-3 ans d’expérience en gestion de documents
• Souhaitable : expérience antérieure avec MSF/ONG
Traduction • B1 utilisateur indépendant du langage de travail de la mission
Connaissances • Bonne connaissance des outils de gestion des documents et des archives (inventaires, index, systèmes de gestion de documents, etc.)
• Utilisateur compétent de MS Office 365 (p. ex., SharePoint, OneDrive)
Compétences • Orientation vers la qualité
• Orientation au service
• Planification et organisation
• Capacité de négocier
• Travail d’équipe et coopération

HORAIRES ET MODALITÉS DE TRAVAIL :
TEMPS PLEIN – 48 heures par semaine
Période : Premier CDD de trois mois
Salaire selon la grille salariale en vigueur chez MSF Belgique

POSTULER
1. Soumettre le dossier composé de :
2. Lettre de motivation ;
3. Un CV mis à jour ;
4. Des attestations de travail ;
5. Piece d’identités.

TOUTE CANDIDATURE INCOMPLÈTE OU NE RESPECTANT PAS LE PROCESSUS DE SOUMISSION NE SERA PAS CONSIDÉRÉE.
SEULS LES CANDIDATS SELECTIONNES SERONT CONTACTES PAR TELEPHONE.

2023-05-07