Le titulaire du poste aura la responsabilité de planifier, organiser et superviser toutes les activités liées à la gestion administrative, l’entretien et à la propreté des bureaux et maisons d’hôtes du bureau de terrain. Il/Elle assurera également un support pour toutes les activités liées à la logistique. En cas d'urgence humanitaire majeure, le titulaire du rôle devra travailler en dehors du profil de rôle normal et pourra modifier les heures de travail en conséquence.

DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :

? Coordination de l’Administration
? S’assurer que l’assistant (e) administratif (ve) et logistique fasse une bonne gestion des contrats de service et que les fournisseurs soient payés à temps ;
? Inventorier régulièrement et Prévoir l’achat des produits de l’entretien ménager d’utilité courante au bureau de terrain sur une base trimestrielle en soumettant un plan d’achat à l’unité des achats en vue d’éviter toute rupture de stock ;
? S’assurer du paiement des comptes suivants : électricité, eau, gaz propane, contrats de bail (bureau et Guesthouses), des hébergements.
? Supervision de la mise en place de la salle de conférence pour les différents secteurs au besoin ;
? Superviser les agents de nettoyage et les fournisseurs de service d’entretien et réparation des équipements et installations ;
? Coordination de l’hébergement et le transport logistique pour les voyageurs locaux, régionaux et internationaux.
? Communiquer avec les voyageurs concernant leurs besoins de voyage ainsi que les besoins spécifiques liés à tout voyage.
? Visiter et s’assurer périodiquement que les Guesthouses sont bien entretenus et disposent du nécessaire pour un environnement propre et agréable
? S’assurer du renouvellement ou de non-renouvellement des contrats de bail des espaces de bureau et Guest house
? Suivi régulier avec l’équipe des finances pour s’assurer que les paiements seront effectués dans le délai établi.
? Suivi auprès des ressources humaines pour les nouveaux employés et les employés démissionnaires.
? Soumettre un rapport hebdomadaire et mensuel des réalisations administratives et des tâches en attente

Coordination des actifs et des stocks
? Supporter le Warehouse & Asset Officer dans l’inventaire périodique des actifs du bureau de terrain ;
? Faire une comparaison mensuelle du registre de stock en ligne (TIM) et du registre de stock physique tout en s’assurant que les corrections, mises à jour soient faites
? S’assurer que la méthode de stockage, de tous les articles, est conforme aux procédures standards de bonne gestion de stock appropries à chaque article/ produit / bien.
? Maintenir un registre de tous les actifs de l’organisation a jour pour tout besoin d’audit, suivi avec les bailleurs ou à toute autre fin de vérification.
? Analyser constamment les mouvements des stocks et faire les recommandations appropriées
? S’assurer que la réception et livraison de matériels soient faits dans le respect des politiques et procédures en vigueur
? S’assurer du renouvellement et d’une bonne gestion du stock de carburant pour éviter toute rupture de stock
? Soumettre mensuellement les rapports de stock aux responsables de projets et à toutes autres personnes concernées.
? Utiliser les informations collectées lors des inventaires physiques pour renforcer le service et mettre à jour les données du registre de biens et faire les suivis avec la Direction pour prendre toutes les dispositions appropriées

? Coordination de l’entretien des installations, équipements et entretien
? Fournir une assistance pratique dans la planification et la gestion des projets d'agrandissement, de déménagement et de reconfiguration du bureau de terrain et des maisons d’hôtes ;
? Inspecter régulièrement les installations et capable d’effectuer des travaux d'entretien et de réparation mineurs ;

? Répondre aux urgences du bâtiment au besoin et faire partie de l'équipe d'intervention d'urgence ;
? Répondre aux demandes générales d'entretien des bâtiments, du bureau et des maisons d’hôtes (commande et livraison de meubles, aide aux déplacements et aux rotations de bureaux et autres installations, peinture, ajustements AC) ;
? Appuyer l'équipe de « Facilities » et de l'approvisionnement en exécutant des tâches administratives ad hoc si nécessaire ;
? Effectuer l’évaluation des risques et enquête sur les accidents pour le bureau si nécessaire ;
? Superviser l’entretien et la maintenance des bâtiments du bureau de terrain, des guesthouses et faire le lien au besoin avec les propriétaires pour toute grosse réparation ;
? Être responsable du bon fonctionnement des équipements au bureau de terrain (AC, générateur, batteries, onduleur, panneaux solaires, photocopieur, et téléphone). Maintenir en conséquence un registre a jour permettant de suivre l’entretien préventif requis pour chaque équipement, installation et faire exécuter l’entretien et les réparations lorsque nécessaire après en avoir informé son superviseur ;
? Faire la vérification pour s’assurer de la qualité et de la concordance des livraisons avec les demandes ;
? Contacter les fournisseurs de service pour faire les suivis dans les cas de défaillance dans les réparations ;
? Travailler avec les fournisseurs et les sous-traitants pour s'assurer que les niveaux de service sont atteints quotidiennement ;

Autres
? Participer activement aux différentes sessions de formation organisées par SCI sur ses procédures administratives et financière, la protection, la fraude, etc.
? Maintenir l’archivage des documents du département dans des fichiers électroniques et les rendre disponible sur Sharepoint ;
? Assurer le suivi administratif des recommandations d’audit sur demande de son superviseur ;
? Effectuer toutes autres taches requises par la fonction sur demande de son superviseur ou de la Direction Exécutive.
? Être le premier responsable de sa sureté et de sa sécurité en tout temps ;

CAPACITE ET COMPORTEMENTS :

Redevabilité :
• Détient l’auto-responsabilisé de prendre des décisions, d’utiliser la gestion des ressources de manière efficace, la réalisation et le rôle modelant les valeurs de Save the Children.
• Détient l'équipe et les partenaires responsables de livrer sur leurs responsabilités en leur donnant la liberté pour livrer de la meilleure façon qu'ils l'entendent, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer l’exécution et appliquant des conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition :
• Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même.
• Partage largement leur vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres.
• Pense de façon stratégique et sur une échelle globale.

Collaboration :
• Construit et maintien des rapports efficaces avec leur équipe, les collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes.
• Apprécier la diversité, le voir comme une source de force compétitive.
• Abordable, bon écouteur, facile à qui parler.

Créativité :
• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices.
• Prêt à prendre des risques disciplinés.

Intégrité :
• Honnête, encourage la franchise et la transparence ; démontre des niveaux d'intégrité les plus élevés.

Responsabilités additionnelles d’emploi
Les tâches et responsabilités énoncés ci-dessus ne sont pas exhaustives et il peut être demandé au titulaire d’effectuer des taches additionnelles dans les limites raisonnables de son niveau de compétences et d’expériences.

Opportunités égales
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux diverses politiques et procédures d’opportunités égales en vigueur à SCI

Sauvegarde de l’Enfant
Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles incluent des enquêtes de références rigoureuses et reflètent notre engagement dans la protection des enfants des abus.

Sauvegarde de notre Personnel
Le Titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI

Santé et sureté
? Le titulaire du poste est tenu de s’acquitter des taches conformément aux politiques et procédures de santé et sécurité de SCI.
? Être garant de la sécurité et de la sureté de tout building utilise comme espace de bureau par SCI ainsi que des ressources tant humaines que matérielles ;
? Protéger l’organisation des risques d’incendie, d’accidents du travail, d’hygiène, de malveillance, de vol à travers l’organisation, la formation, la mise en place et l’entretien.

QUALIFICATIONS
• Diplôme en Gestion ou tout autre domaine connexe
• Connaissance en maintenance électrique et mécanique

EXPERIENCES ET COMPETENCES
? Une expérience de travail de 3 ans minimum au niveau de la logistique, des achats, de la gestion de l’inventaire et de l’administration ;
? Exceller dans la manipulation des logiciels tels que : Word, Excel, Power Point, Outlook, pour assurer les diverses fonctions bureautiques ;
? Avoir de bonnes aptitudes rédactionnelles en français et en anglais.
? Être capable de gérer les priorités, identifier les urgences et y faire face tout en respectant les échéances ;
? Être capable de travailler sous pression et dans un environnement changeant ;
? Avoir l’esprit d’équipe et la capacité à collaborer avec un public appartenant à des groupes sociaux différents ;

Le titulaire du poste n’aura pas de contact avec des enfants et/ou des jeunes, ni d’accès à des données personnelles sur des enfants ou des jeunes, dans le cadre de son travail ; par conséquent, un contrôle de police ne sera pas obligatoire pour ce poste sauf si le contenu du poste change, dans ce cas le niveau de protection de l’enfance devrait être revu.

Rapporté à : Administration & General Services Director
Supervision de staffs : L’officier admin & logistique, l’officier gérant les stocks et les actifs, l’assistant administratif du Guest house de Beaumont et leurs supervisés (Personnel de soutien). Le titulaire est tenu de travailler et de coordonner étroitement avec les gestionnaires de terrain, les chefs de projet, les spécialistes thématiques et les départements d’appui (finances, ressources humaines, communications, etc.).
Responsabilités budgétaires : Aucune
Dimensions du rôle : Save the Children est la première organisation indépendante du monde pour les enfants. Nous protégeons la vie des enfants, nous luttons pour leurs droits et nous les aidons à exploiter leur potentiel dans 120 pays. Nous travaillons de concert avec nos partenaires, afin d’échanger sur les meilleures façons de faire visant à venir en aide aux enfants soit par une action ayant une portée immédiate ou encore pour le reste de leur vie. SC œuvre en Haïti depuis 1978, notamment dans les domaines de l’éducation, de la santé, de la protection de l’enfant, de la pauvreté des enfants et de la gouvernance des droits des enfants. Elle intervient également lors des crises humanitaires.
Le bureau de terrain est basé dans le Sud, plus précisément aux Cayes, avec un effectif actuel approximatif de 60 personnes.

CV et lettre de motivation, Diplome (s) et/ou certificat (s)

https://stcuk.taleo.net/careersection/ex/jobdetail.ftl?job=2300022P

2023-05-05