1. Description du poste
Sous la supervision de Senior Finance Officer, l’Assistant Financier fournira efficacement des informations complètes, des services administratifs et comptables pour aider le département des finances à exécuter les processus et fournir les services nécessaires pour appuyer l’Équipe Programme. Dans le cadre d’une équipe financière expérimentée, vous apporterez un appui de qualité dans votre rôle, en appliquant des normes clairement définies pour les processus, procédures et services de comptabilité et de rapports financiers.
Vous assurerez le suivi des avances (staff working advance) tout en garantissant une meilleure qualité des pièces, diminuant les délais de remontée des pièces justificatives présentées.
L’Assistant Financier est responsable de la caisse et est garant du respect des procédures financières et politique de gestion de la Petite Caisse.

Responsabilités du poste
• Remplir des documents financiers standards (pièces comptables, demandes de virements, chèques, etc.) en suivant un exemple de modèle avec des directives prescrites et les diffuser selon les besoins.
• Fournir un appui d’administration au traitement de transactions financières. Préparer, saisir, photocopier et scanner les documents liés. Classer les documents des rapports comptables et financiers selon les instructions.
• Compiler la documentation justificative (dossier de liquidation/encaissement) pour aider au traitement des transactions financières. Communiquer avec les employés, sous-récipiendaires, fournisseurs pour réclamer les documents nécessaires.
• Faire la saisie des données pour l’enregistrement des transactions financières, suite à la validation par l’employé des finances du niveau supérieur.
• Préparer au format prescrit le CPV (Check Payment Voucher) pour tous les paiements conçus dans le logiciel «Access» tout en s’assurant que les codes et les pièces justificatives sont attachés avant de les entrer dans l'ordinateur.
• Préparer / émettre des chèques après avoir reçu la demande de paiement approuvée avec les pièces justificatives requises.
• S'assurer que les bénéficiaires ont une identification appropriée avant que les chèques soient remis ou avant que les paiements soient déposés à leurs comptes bancaires respectifs ;
• Préparer la déclaration mensuelle et faire le suivi nécessaire pour le paiement de l'ONA, OFATMA et la DGI.
• Maintenir à jour les bons de paiement, les reçus de toutes les transactions financières dans un système de classement ordonné
• S'acquitter de toutes autres tâches exigées par la Finance Manager et Officier de Finances Senior.
1.2 Responsabilités principales et tâches spécifiques
Faciliter le flux de trésorerie du bureau

• Maintenir à jour les bons de paiement, les reçus de toutes les transactions financières dans un système de classement ordonné
• Enregistrer correctement les espèces reçues et versées en ayant comme preuve les reçus et les bons de paiement qui sont dûment autorisés. Les enregistrements doivent être conservés tous les jours dans un fichier Excel
• Effectuer un comptage quotidien des liquidités et faire la réconciliation dans le livre de caisse ;
• S’assurer que l’encaisse correspond au solde comptable
• Gérer la petite caisse et tenir à jour le bilan de Cash & Bank immédiatement après les décaissements. Remplir à chaque fois le formulaire de dénomination qui doit être vérifié par le Senior Finance Officer pour le renflouement de la petite caisse
• Préparer le rapport de renflouement de la petite caisse ;
• Effectuer un comptage quotidien des liquidités et faire la réconciliation dans le livre de caisse ;
• Organiser de façon ordonnée les dossiers de caisse, les chèques de paiement, les bons de réception, et tous les autres documents financiers
• S'assurer que le formulaire de solde de trésorerie quotidien est vérifié et approuvé par le comptable.
• S'assurer que les bénéficiaires ont une identification appropriée avant que les chèques soient remis ou avant que les paiements soient déposés à leurs comptes bancaires respectifs ;
• Organiser de façon ordonnée les dossiers de caisse, les chèques de paiement, les bons de réception, les bons de lecture et tous les autres documents financiers
• Enregistrer et surveiller tous les dossiers empruntés ou photocopiés par du personnel d'autres ministères ; S'assure que tous les documents sortis pendant la journée seront immédiatement retournés et doivent être.

2. Exigences du poste
2.1 Expérience
• Minimum de 3 années d’expérience pertinente
• Minimum de 2 à 3 ans d'expérience en finance et en collaboration avec des ONG
2.2 Qualifications, formation, connaissances
• Diplôme d’études universitaires (Bachelors Degree) en Comptabilité
• Maitrise des logiciels de bureautique MS Office Word, Excel, Outlook, Accpac
• Maîtrise du français et de l’anglais autant écrit que parlé
2.3 Compétences et habiletés requises
• Excellentes habiletés interpersonnelles et capacité de motiver les équipes
• Capacité de travailler sous pression, de gérer les situations difficiles avec beaucoup de tact et préserver la complète confidentialité
• Doit être autonome et responsable, avoir de l'initiative et être disposé à travailler de longues heures et capable de multi tâches.

CV, Lettre de motivation, certificat de travail, copie des diplômes, copie d'une pièce d'identité valide.

2023-04-19