Sous la supervision de l’Administrative Operations Manager, le ou la Data Entry Clerk a pour fonctions principales :

- Assurer la gestion des données relatives au charroi CRS/Haiti à l’aide de Vehicle Management System (VMS) dans la préparation des rapports mensuels
- Coordonner en étroite collaboration avec le chef du département la gestion du carburant.
- Identifier tout problème dans le remplissage des feuilles de bord des véhicules et notifier le chef du département
- Maintenir des classeurs du staff autorisé à conduire les véhicules du CRS, les véhicules du CRS, les achats et sorties du carburant

• Réceptionner et faire des analyses sur le remplissage des fiches de bord avant la saisie dans le Vehicle Management System (VMS).
• S’assurer que les fiches de bord sont bien remplies et signées par les différents utilisateurs de véhicules.
• Enregistrer les fiches de bord collectées dans un registre d’accusée de réception en collaboration avec le Chef charroi.
• Réconcilier les fiches de bord aux fiches « Véhicule Use Approval » avant de saisir les données dans Vehicle Management System pour les utilisations personnelles du staff international
• Attacher une attention particulière aux courses privées effectuées pendant les jours de travail et toutes les courses effectuées les week end lors de la saisie des données dans VMS.
• Vérifier que la quantité du carburant consommée, le prix unitaire,
• Assurer la mise à jour des données sur maintenance régulière des véhicules (réparations, les vidanges,…)
• Assurer et suivre la mise à jour des informations dans un Database: (Test des yeux, Permis de Conduite, Résultat du test de Conduite, etc.) de toute personne autorisée à conduire les véhicules du CRS.
• Vérifier que les données introduites dans VMS correspondent à celles figurant sur les fiches de bord :( Fonds/Projets sont conformes avec la course faite.)
• Elaborer et soumettre le rapport VMS au Chef de l’Unité à la période convenue c.-à-d. le 24 du mois en cours.
• Préparer le détail des courses privées pour chaque personnel qui a fait des courses privées avec le prix par km et le soumettre en même temps que le rapport dû au 24 du mois.
• Tenir les classeurs pour chaque période de rapports VMS dans une armoire fermée à clé et fournir cette documentation chaque fois qu’elle est exigée.
• Préparer les Fixed Asset Notice(FAN) chaque fois qu’il y a un nouveau vehicule y compris la tenue du classement des FAN et des ADV (Authorization to Drive) du staff autorise à conduire les véhicules du CRS.
• Assister le chef charroi dans le remplissage des timesheets des chauffeurs, dans la préparation des Travel Advance Request et liquidation des avances, ordres de mission et justification du départ en mission.
• Assister le chef charroi dans la liquidation de consommation du carburant
• Collaborer dans toutes les autres taches non spécifiées en rapport avec le charroi pour la bonne marche du département du Transport.
• Préparer les demandes d’achat pour les approvisionnements du charroi et les petites réparations qui n’exigent pas le recours au service des achats.
• Faire des photocopies pour chaque paiement effectué.

• Diplôme de premier cycle universitaire en Gestion Informatiques, Statistiques
• Bonne maitrise du Français (lu et écrit) Anglais est un atout
• Expérience professionnelles d’au moins 2 ans dans le domaine de la gestion des données ou saisie des données au sein d’une institution réputée.
• Etre de bon caractère et aimer le travail en équipe
• Bonne organisation et excellent connaissance dans le classement des dossiers

Le titulaire du poste est tenu de respecter la vision, la mission et les valeurs fondamentales de CRS. Il/elle sera chargé/e d’appuyer le Département du Transport sur tous les aspects Administratifs

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation,) avec la mention du poste A-DEC-0710

Le poste peut être comblé avant la date limite

2010-07-13