La/le Coordinatrice/teur appuis aux opérations a la charge de la coordination et la supervision des activités du l’unité ou département des approvisionnements, logistique et gestion du patrimoine du bureau pays de la CARE Haiti. La/le coordonnatrice/teur est responsable de la gestion de la performance et de la conformité de de son unité (et chacun des membres de l’équipe) aux normes, standards, politiques, procédures établies par CARE Haiti. La/le coordonnatrice/teur en collaboration avec l’auditeur interne de la mission est garant de la du respect des règles contractuelles des bailleurs de fonds ainsi que la législation en matière Logistique, d’achat de biens et services. Il assure la bonne exécution de la mise en place des procédures et systèmes de gestion des approvisionnements, logistique, administration et gestion du patrimoine de la mission suivant et en alignement aux priorités, contexte et la structure de la mission.

La/le coordonnatrice/teur est responsable de la mise en place des comités d’achats et de la coordination de passations de marché pour le compte de la CARE Haiti.

La/le coordonnatrice/teur est responsable du développement et actualisation régulière des descriptions de poste de travail de son unité ainsi que les outils de travail pour une gestion efficace et efficiente des opérations de la CARE Haiti.

La/le coordonnatrice/teur est responsable d’assurer la bonne exécution de la mise en œuvre des plans d’achat des programmes/projet en collaboration étroite avec les chefs de programmes/projets et sous la supervision du Directeur Adjoint et Responsable de programme et le Directeur de finance de la CARE Haiti.

En collaboration avec l’auditeur interne, la/le coordonnatrice/teur défini les modalités d’approvisionnement appropriées en fonction du marché et la nature de biens ou service a acheté. Dans ce sens, il coordonne les achats internationaux direct ou à travers le bureau central ou d’autres bureaux des membres CARE.

La/le coordonnatrice/teur représente le bureau pays dans les groupes de travail humanitaire du secteur logistique et approvisionnement. Elle/il est responsable d’informer la direction des contextes pouvant influencer les activités d’approvisionnements du bureau pays
La/le coordonnatrice/teur a pour rôle de superviser les différents services des opérations du bureau pays, notamment l’administration, la logistique et gestion du patrimoine, et les achats. Elle/Il est responsable d’approuver les bons de commande dans la limite de l’autorité accordée par la Direction et est redevable du suivi et de la qualité de mise en œuvre des accords-cadres passés avec des fournisseurs exclusifs ou autres contrats à long terme.

Responsabilité #1. Coordination des activités de passation de marchés locales et internationales :
• Examiner toute demande d'achat (PR) en conformité avec les plans d’achats approuvés des départements de la mission, programmes, ou projets ;
• Préparer l'analyse des soumissions pour la quantité, qualité, prix, délai de livraison, etc.
• Assurer que les bons de commande sont établis en conformité avec les normes, standards, politique et procédures d'approvisionnement de la CARE Haïti ;
• Assurer que les articles sont achetés selon les demandes d’achats et les bons de commandes et sont conformes aux spécifications définies par le demandeur ;
• Assurer la conformité, l’intégrité et la complétude des documents d'approvisionnement et du processus de passation des marchés ;
• Assurer la mise à jour de la documentation et de l’archive des dossiers de passation de marchés, avec l'origine de la demande d'achat, facture proforma, l'analyse de l'offre, les documents du processus de cotation scellés, bon de commande et facture fournisseur ;
• Compiler les plans d’achat de l’ensemble du programme du CO ;
• Décider de la modalité d’exécution des approvisionnements ;
• Assurer les suivis des approvisionnements internationaux directes ou via d’autres CO ;
• Fournir le rapport de la situation de l’ensemble des approvisionnements et en assurer le suivi.
Responsabilité #2. Supervision l’unité ou département des approvisionnements, logistique et gestion du patrimoine du bureau pays de la CARE Haiti :
• Superviser et continuellement former les membres de l’équipe d’approvisionnement, logistique et gestion du patrimoine ;
• Maintenir à jour les DPs des membres de l’équipe afin d’assurer une répartition efficiente des tâches de l’ensemble des membres de l’équipe ;
• Metre a jour périodiquement la structure organisationnelle et les procédures relationnelle de l’équipe, en place en fonction de l’évolution du portefeuille de la CARE Haïti ;
• Assurer la supervision administrative de l'ensemble du personnel de la Logistique ;
• Responsable de la gestion de la performance (y compris les résultats réguliers, les évaluations annuelles, les récompenses, la formation, le coaching et le soutien du développement de carrière) ;
• S’assurer que toutes les feuilles de temps des membres de l’équipe soient remises mensuellement et à temps;
• Promouvoir et faciliter le développement du personnel et des systèmes durables et de participer à la fertilisation croisée et l'échange de connaissances entre les opérations, la logistique et le reste du personnel de CARE;
• Contribuer au leadership et à la gestion des talents pour le développement des ressources et des activités de communication stratégiques qui contribuent à la durabilité ou l'expansion des programmes de CARE;
• Être au courant des développements dans le secteur, y compris des exemples de meilleures pratiques dans le pays et à l'étranger ou à travers le réseau de CARE et les diffuser au sein de l’équipe ;
• Consolider l’esprit et le travail d’équipe ;
• Mettre à jour périodiquement l’organigramme de l’équipe en fonction de l’évolution du portefeuille de la CARE Haïti ;
• Planifier et réaliser les évaluations de la performance de l’équipe et les recrutements du staff en cas de besoin ;
• Assurer la communication des politiques et procédures de passation des marchés au sein de l'équipe d’approvisionnement, logistique et gestion du patrimoine, du bureau pays et des partenaires de la CARE Haïti.

Responsabilité #3. Assurer le contrôle et la redevabilité des opérations d’appuis aux programmes/projet de la CARE Haiti :
• Procéder à la vérification des demandes d’appel d’offre, des analyses d’offres soumissionnées, etc.
• Contrôler le respect de la circulation, des procédures en place et les classements de document de l’unité ou département des approvisionnement, logistiques et gestion du patrimoine ;
• Assurer la supervision et contrôle qualité de l’exécution des accords-cadres avec les fournisseurs agréés ;
• Assurer le suivi de la performance des fournisseurs et l’évolution des marchés des biens et services couramment achetés par la CARE Haïti ;
• Mettre en place le système de contrôle antiterroriste des fournisseurs ;
• Mettre en place un système de classement et de circulation de document;
• Préparer les accords-cadres avec les fournisseurs ;
• Assurer que les agents d'approvisionnement conservent tous les documents d'achat pour le contrôle et l'audit ;
• Veiller à ce que toutes les informations pertinentes sur les achats terminés sont déposés correctement ;
• Préparer des rapports mensuels sur l'état de l'approvisionnement local et international et d'informer les sections concernées ;
• Répondre adéquatement et en temps opportun aux demandes d'audit ;
• Fournir un rapport sur l’état d’avancement des priorités des départements Administration, Logistique et Approvisionnement de la mission en temps réel ;
• Mettre en place et actualiser sur une base annuelle la liste des fournisseurs agréés du bureau pays ;
• Maintenir à jour les catalogues des prix tous les 3 à 6 mois et analyser les informations recueillies, produire un rapport à des fins de référence par les Finances, les Opérations et les autres demandeurs ;
• Assurer la mise en place des comité des Achats sectoriels afin d’Identifier les sources de fournisseurs potentiels ;
• Coordonner les appels d’offres sous plis fermés, selon les procédures de CARE;
• Assurer la conformité des opérations du bureau pays aux procédures du manuel de passation des marchés de la CARE;
• Entretenir une relation étroite avec les départements, projets et l’extérieur à travers la communication écrite et autres et fournir des informations sur les priorités, les spécifications et les livraisons ;
• Veiller à ce que les activités de CARE et les opérations en appuis aux programmes/projets respectent les valeurs, les politiques, les procédures d'exploitation normalisées et des lois haïtiennes ;
• S’assurer que l’alignement des opérations d’appuis aux programmes/projets sont conformes aux plans de travail, les budgets et les ressources disponibles pour fournir en temps opportun, le soutien nécessaire et des services adaptés aux réalités locales du bureau pays;
• Coordonner la préparation annuelle des budgets de l’unité et/ou département d’approvisionnement, logistique et gestion du patrimoine ;
• Gérer le budget du département et s’assurer que toutes les dépenses soient effectuées suivant les normes et procédures, conformément au budget établi ;
• Assurer un suivi régulier de la bonne exécution du budget de la logistique en effectuant des contrôles au besoin ;
• Assurer la mise en œuvre des recommandations des différents audits;
• Assurer la présentation en temps opportun des rapports administratifs et financiers nécessaires aux directeurs de projet et les autres départements sur demande ;
• Contribuer à l'élaboration et l'exécution des plans annuels des opérations du bureau pays ;
• S’assurer que les unités administratives sous sa supervision fournissent l’appui nécessaire aux programmes/projets de manière efficace et suivant les normes et procédures de CARE et ceux des bailleurs de fonds;
• S’assurer que les tâches assignées ou les demandes formulées au département trouvent une réponse rapide et professionnelle ;
• Assurer l’exécution des feedbacks formulés à l’intention de l’unité ou département afin d’améliorer son rendement ou performance;
• Assurer la communication des procédures administratives au sein de la mission, avec les partenaires et autres parties prenantes ;
• Gérer le développement des relations partenariales sur les aspects logistiques tels que les achats, la gestion du stock, les rapports logistiques, en particulier s’assurer d’une relecture exhaustive et dans les délais de la documentation logistique ;
• Représenter CARE dans les réseaux pertinents de logistique et de communication, en construisant activement des relations partenariales pertinentes (clusters logistiques etc…);
• Participer activement aux réunions de coordination au niveau du pays en communiquant des informations sur les progrès et sur les risques ;
• Contribuer aux propositions pour les bailleurs, à l’élaboration des budgets et des rapports
• Contribuer à l’élaboration d’une réponse d’urgence et aux efforts de planification des éventualités pour satisfaire les besoins en approvisionnement et en logistique ainsi qu’à leur mise en œuvre ;
• Exécuter toutes autres taches à la demande du superviseur du poste.


Responsabilité #4. Assurer la gestion des contrats d’assurance, de location de CARE Haiti
• Assurer la gestion responsable et efficiente des contrats de location et de services, d’assurances en conformité avec les lois haïtiennes, les ressources disponibles, et dans un environnement avec des contrôles internes adéquats ;
• Assurer la légalité des contrats, que leurs termes correspondent aux standards de CARE; s’assurer de leur renouvellement, s’assurer du paiement des loyers et de la mise à jour du “lease schedule” .
• Préparer / suivre les assurances internationales et les réclamations ;
• S’assurer que les locaux loués répondent aux critères de CARE et que les négociations soient ouvertes et transparentes ;
• S’assurer que les fins de contrats soient traitées de façon professionnelle (ex : lettre, payement, remise des lieux) ;
• Assurer la conformité des contrats de sous-location de la CARE Haïti ;
• Assurer la gestion responsable et efficiente des propriétés immobiliser de la CARE Haïti.

Responsabilité #5. Gestion des bureaux et du patrimoine de la CARE Haïti :
• S’assurer que la gestion du patrimoine de CARE est efficace et fiable ;
• Coordonner les différentes activités d’inventaire physique, de réconciliation des données du registre des biens par rapport au module de gestion d’actifs du logiciel existant ; Responsabiliser le personnel de CARE face à l’utilisation des biens ;
• S’assurer que l’entretien et la maintenance des locaux de CARE soit faite de manière efficiente ;
• S’assurer que les factures d’eau, d’électricité et de téléphone pour le bureau de PAP et les maisons des internationaux soient conformes à la consommation réelle et payées dans le délai imparti ;
• S’assurer que l’analyse et le paiement des factures de communication, eau, électricité, internet, location d’appartement, soient réalisés régulièrement et faire le suivi approprié avec le fournisseur de service pour résoudre tout problème enregistré ;
• S’assurer que les rapports d’utilisation personnelle de véhicules soient soumis aux personnes concernées ;
• Responsable de la révision et analyse des rapports de carburant et pièces détachées ;
• S’assurer que l’inventaire semestriel des outils du garage et des pièces détachées soit respecté ;
• Respecter et renforcer les politiques et procédures en vigueur en matière de gestion du patrimoine ;
• Préparer, analyser et réviser fréquemment le benchmarking de la flotte ;
• Toute autre tâche confiée par la direction.

• Minimum 5 ans d’expérience dans le domaine de l’administration, des achats et ou de la finance.
• Détenteur d’un diplôme supérieur universitaire en administration ou gestion ;
• Bon niveau en langue française et anglaise ;
• Excellente maîtrise de l’outil informatique ;
• Forte connaissance en système de contrôle interne, droit commercial et commerce international ;
• Grande capacité de supervision ;
• Bon sens de leadership ;
• Forte capacité d’analyse et de prise de décision ;
• Capacité de travailler sans supervision ;
• Avoir le sens de l’éthique humanitaire.

Principe de Sûreté et Sécurité

Ces principes de sûreté et de sécurité font parties d’un ensemble de six (6) principes clés de CARE International en matière de sûreté et de sécurité du personnel :
1- Tous les members de la Confédération de CARE International sont responsables de respecter et faire respecter les principes de sûreté et de sécurité de CARE International au travers de leurs règles, protocoles et procédures.

2- La sûreté et de sécurité sont la responsabilité de chacun au sein de CARE International. Les employés de CARE ont l’obligation de les respecter en tout temps.

Autorité/Autonomie

La/le coordonnatrice/teur appuis aux opérations est directement supervisé.e par la/le Directrice/teur Pays. Le titulaire du poste supervise directement les officiers responsables services d’achats, logistiques, administration, et gestion du patrimoine du bureau pays.

La/le coordonnatrice/teur a autorité pour exécuter des dépenses selon les limites définies par la forme ASF.

En plus, il est attendu les compétences additionnelles suivantes : le respect, la responsabilité, le courage, l'excellence, la capacité d'analyse, le réseautage, l'adaptabilité, l'action initier, construire des partenariats, la communication avec l'impact, l'orientation client, la facilitation du changement, coaching, gestion de la performance pour le succès, fabrication, la planification et l'organisation de décision opérationnelle.

Ce poste est basé à Port-au-Prince avec la possibilité de déplacements sur le terrain.

Une lettre de motivation en spécifiant le nom du poste
CV à jour
Copies de diplômes
Certificat d'emploi.

Seuls les candidats qualifiés seront contactés.

2023-04-12