Contexte

L’Unité de Gestion des Programmes (UGP) du MSPP a été créée en 2005 pour gérer les subventions de bailleurs de fonds pour le MSPP. Elle fournit une assistance technique à tous les sous-bénéficiaires pour atteindre les buts, objectifs, et cibles fixées dans le contexte des programmes appuyés. Dans ce cadre, elle travaille en forte collaboration avec les autres directions et unités du MSPP pour optimiser le financement fourni afin d’atteindre les résultats prévus, tout en assurant la conformité avec les règles, procédures, et dispositions standard liées à l’utilisation des fonds alloués par les bailleurs respectifs. Le personnel de l’UGP est responsable avec le MSPP de toutes les questions qui touchent directement ou indirectement l’exécution des programmes mis en œuvre et l’utilisation des fonds alloués. Pour jouer ce rôle, l’UGP sert de liaison entre le Ministère (MSPP) et les bailleurs, et fournit au Ministère tous les éléments nécessaires à leurs interactions régulières avec ces bailleurs.

Résumé du poste

Le/la Directeur (trice) des Operations est le gestionnaire fiduciaire et administratif des projets gérés par l’UGP/MSPP. Il/elle s’assure de la productivité, de l’efficacité des opérations et des pratiques de gestion au sein de l’institution. Les responsabilités du poste incluent présentement, mais ne sont pas limités à celles-ci, l’organisation et la supervision des sections de l’UGP sous sa supervision (Administration, Finances, Budget et passation de marchés), l’interconnexion de ces sections, ainsi que l’appui à la direction technique pour prévenir et/ou résoudre les problèmes. Le titulaire du poste est en charge de la gestion de toutes les activités liées au rôle fiduciaire de l’institution. Il/elle apporte un soutien administratif et logistique aux sous-récipiendaires. Il/elle s’assure de l’adoption d’une culture de service à la clientèle par la planification, l’organisation et la supervision de toutes les opérations, en particulier dans les rapports avec les autres entités du ministère, les bailleurs, les sous-récipiendaires et les contractants. Il/elle s’assure de l’exécution, avec la direction technique, du plan annuel.
Son sens du leadership devra lui permettre de guider toute l’équipe de la direction des Operations de l’UGP, de s’assurer de l’exécution des tâches dans les délais impartis, de gérer les interactions entre les différents membres de l’équipe impliqués dans les opérations, et maintenir en même temps une communication dynamique avec les autres parties prenantes du projet qu’elles soient locales, gouvernementales, ou internationales.
Le/la titulaire du poste doit veiller à ce que toutes les unités de l’UGP travaillent en synergie pour atteindre les objectifs selon les échéances fixées.
Le/la Directeur/trice des Opérations à la coresponsabilité de l’atteinte des objectifs de l’UGP/MSPP. Il/elle est imputable de l’absorption et de l’utilisation des ressources fournies par les bailleurs.

Responsabilités

Sous l’autorité du Directeur exécutif de l’UGP-MSPP et en collaboration avec les Directions et les Unités du MSPP bénéficiaires des projets gérés par l’UGP MSPP, les partenaires techniques et financiers de l’UGP MSPP et la direction technique de l’UGP, le/la titulaire du poste assume les responsabilités suivantes :
1) Développer en collaboration avec le Directeur Technique de l'UGP le plan opérationnel annuel, incluant un budget consolidé de l’UGP. Ce plan doit inclure : les objectifs clés de l'UGP, les activités, les cibles, l'indicateur de performance, les étapes clés et les dates d’échéances, les couts et sources de financement. Une fois le plan approuvé par le Directeur Exécutif, le titulaire du poste devra organiser des séances de travail avec toutes les unités pour diffuser et discuter du contenu du plan et de ses implications pour l'organisation du travail.

2) Organiser les processus, les flux de travail et doter l’UGP de personnel adéquat pour assurer une exécution efficace des activités critiques de la mission avec un rendement maximal. Cela implique :
o L’identification de tous les processus clés et leur ajustement régulier afin d'éliminer le séquençage linéaire artificiel et les étapes inutiles entre les unités ;
o La création d'équipes de processus multidisciplinaires pour exécuter et achever la tâche du début à la fin ;
o L’élimination ou la réduction des processus sans valeur ajoutée et/ou inutiles dans un effort d’amélioration de l’efficience de l’UGP ;
o Le réajustement du flux de travail et la réaffectation des tâches pour améliorer la réactivité et l'efficacité de toutes les opérations ;
o L’établissement et l'application de politiques de collaboration entre les unités ; et plus particulièrement l'accompagnement sans faille que les unités sous sa supervision devront apporter aux chargés/responsables sous la Direction Technique.

3) Assurer l’efficacité et la promptitude de l'UGP dans la prestation des services fiduciaires, incluant l’assistance technique et le soutien logistique. Le/la titulaire est imputable des retards et du non-respect observés dans les engagements pris par l’UGP. Par conséquent, il/elle doit :
o tenir un outil de suivi de tous les engagements et de calendrier des services ;
o veiller à ce que les services soient fournis dans le délai convenu ;
o assurer le suivi avec les parties concernées (Ministère, sous-bénéficiaires et bailleurs) pour s'assurer que les actions prennent en compte les besoins en terme de qualité et de fonctionnalité ;
o tenir compte des commentaires reçus et partager les informations pertinentes à chaque département aux fins d’utilisation pour améliorer le processus.

4) Prendre des mesures adéquates pour assurer l'extension de la conformité à toutes les opérations clés de l’UGP et l'accès des systèmes au personnel ayant besoin de données en temps opportun pour effectuer leur travail.

5) Effectuer un contrôle des achats de biens et services en veillant à ce que :
o les spécifications d'acquisition de biens et services répondent aux besoins de l'UGP ;
o les biens et services sont vendus à prix raisonnables et livrés dans le délai convenu ;
o les paiements sont effectués aux fournisseurs dans les délais fixés ;

6) Gérer les informations liées aux finances et aux budgets. Le/la titulaire est responsable de l'utilisation et de la documentation correctes et optimale des ressources allouées à l'UGP, en assurant la conformité avec les règles, procédures, et dispositions standard liées à l’utilisation des fonds alloués par les bailleurs respectifs. Il/elle doit s'assurer que chaque unité de l’UGP et chaque sous-récipiendaire dispose d'un budget pour les fonds qui leur sont alloués et que la direction financière prépare pour l'UGP un budget consolidé qui sera disponible et présenté à toutes les parties prenantes. Il/elle doit superviser l'exécution du budget et les dépenses, examiner les données financières, les utiliser et rechercher des opportunités d’amélioration dans l'exécution budgétaire et la réorientation budgétaire sur une base trimestrielle en collaboration avec le Directeur Technique de l'UGP.

7) Assurer la coordination entre toutes les directions impliquées dans les opérations de l’UGP telles que les directions Technique, Finances et d’Administration pour élaborer des bilans partagés de leur gestion, leur vision, des actions complémentaires ou conjointes. Le/la titulaire doit travailler avec ces directions pour identifier les problèmes, éliminer les goulots d’étranglement, créer des procédures pour minimiser les points de friction dans leur travail, favoriser l'échange d'idées et d’offrir des opportunités d'apprentissage inter équipes.

8) Faciliter la prise de décision et l'action de la direction exécutive en communiquant et en faisant rapport au Directeur Exécutif sur les points clés et les rapports concis sur l'état de toutes les opérations.

La position étant co-financée par plusieurs bailleurs, le/la titulaire devra s’assurer de la conformité des activités financées avec les règles, procédures et standards de chaque bailleur.

Profil des compétences et qualifications requises

Le/la Directeur/rice des Opérations occupe un poste de cadre supérieur et, à ce titre, il/elle est censé(e) avoir une expérience préalable significative au moment de postuler le poste. Le/la candidat(e) idéal(e) doit avoir une vue globale d’une grande organisation, car il/elle sera responsable du succès des généraux des opérations de l'UGP. Il/elle doit faire preuve d’une réflexion critique et être capable d'analyser les situations complexes et de prendre des décisions axées sur les meilleurs intérêts de l'UGP et des projets dans leur ensemble, plutôt que sur ceux d'un seul service.

Education/formation et expériences

• De préférence, maîtrise en administration publique, administration des affaires, gestion des finances publiques, administration de la santé, ou d’un domaine d'études connexe pertinent pour le poste.
• Le candidat doit fournir la preuve de son expérience dans certains domaines tels que la gestion des opérations, la comptabilité, les finances, la gestion de projet et la gestion des relations.
• Au moins dix (10) ans d'expérience vérifiable en gestion dans des postes de responsabilités d’équipes et/ou de direction pertinentes pour le poste.
• Une expérience de travail dans divers secteurs économiques, publics, privée et/ou de la société civile et dans d’autres champs connexes à la santé est un atout.

Connaissances professionnelles, compétences et aptitudes

Le/la Directeur/trice des Opérations est un poste de leadership avec de nombreuses responsabilités. Il est donc important que le/la titulaire ait un ensemble de compétences diversifiées.
• Le/la titulaire du poste doit gérer des équipes dans plusieurs les services de l'organisation pour atteindre les objectifs au sein de l'UGP, par conséquent, le candidat doit avoir une connaissance des principes ou des pratiques dans des domaines tels que:
o Gestion des opérations et efficacité organisationnelle.
o Gestion d'entreprise, administrations publiques, ou autre.
o Principes comptables
o Gestion de projet
o Ressources humaines

• Esprit d’initiative pour faire avancer les choses, s’appliquer aux tâches à accomplir et prendre les devants lorsque des obstacles surgissent.
• Compétences en gestion pour gérer des équipes mixtes au sein de l’organisation.
• Compétences en résolution de conflits avec capacité de trouver des solutions rapides, pratiques et réalistes.
• Compétences rédactionnelles pour aider la Direction Exécutive et la Direction Technique à l'élaboration de leurs plans respectifs : stratégique, opérationnel.
• Compétences en matière de planification pour s'assurer que tout le monde connaisse les directives de l’UGP.
• Capacités en informatique pour naviguer efficacement dans les différentes applications web utilisées par le programme pour le suivi résultats techniques et financiers. Bonne maitrise des outils informatiques et de communications courants (MS Office, etc.).
• Compétences pour présenter des résultats et perspectives aux différentes parties prenantes, y compris la haute Direction du Ministère, les Directeurs de l'UGP et d'autres membres du personnel.
• Compétences en relations humaines pour assurer la mise en place d’une communication fonctionnelle entre les différentes sections de l’UGP.
• Capacité de travailler en équipe pour atteindre les objectifs fixés par l'entreprise.
• Connaissance des outils de comptabilité (tel qu’ACCPAC) et gestion financière.
• Maîtrise du français parlé, lu et écrit
• Maîtrise du créole haïtien parlé, lu et écrit.
• Maîtrise de l'anglais parlé, lu et écrit
• Sens de priorisation et d’organisation dans la coordination des différentes activités.

Les plis ou objet du courriel de transmission doivent porter la mention « Candidature au poste de Directeur (trice) des Opérations à l'UGP-MSPP ».

Le/la Directeur/trice des Opérations est supervisé/e par le Directeur exécutif de l’UGP MSPP. En tant que personnel de l’UGP, le/la titulaire sera sujet à une évaluation de la performance annuelle suivant le processus standard de l’UGP.

Le dossier de candidature est constitué du CV et titres académiques accompagnés d’une lettre de motivation adressé à M. Yves Gérard Joseph PIERRE-LOUIS, Directeur Exécutif, UGP/MSPP, 10, Delmas 81, Delmas, Haïti.

Tout autre renseignement complémentaire peut être obtenu par écrit auprès de l’Unité de Gestion des projets à l’adresse email suivante : prosys.procurement@gmail.com

2023-03-30