Kore Sante est un projet de l'Agence des États-Unis pour le développement International (USAID) en Haïti mis en œuvre par Saint Boniface Haiti Foundation pour appuyer le Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP) dans la prestation de services de santé dans les sites cliniques et dans la communauté des quatre départements du grand sud d'Haïti. Kore Sante vise à renforcer les capacités locales de gestion et d’opérationnalisation pour fournir des services de santé et à améliorer l'accès et l'utilisation de services de santé de qualité.
Le ou (la) Réceptionniste est un membre de l’équipe des Finance et Administration qui assure l’accueil, l’orientation et fournit des renseignements aux visiteurs, qui gère la coordination des courriers et appels téléphoniques. Il ou elle travaillera en étroite collaboration avec le HR & Office Manager, le Manager logistique et l’Assistante Exécutive.

• Accueillir avec respect les partenaires et visiteurs du Projet à leur arrivée au bureau
• Orienter les partenaires et visiteurs selon leur demande
• Annoncer les visites au personnel concerné et se renseigner de leur disponibilité
• Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques
• Tenir à jour le registre des visiteurs
• Maintenir la sécurité en suivant les procédures ; utiliser le journal de bord de surveillance ; se charger de l'émission de badges visiteurs
• S’assurer que la zone de réception est bien arrangée, présentable et attrayante
• Signaler à la hiérarchie toute anomalie constatée au niveau de l’accueil et de la sécurité
• Fournir un support pour maintenir à jour les répertoires des employés et des départements
• Véhiculer des informations au personnel, avec l’aval du superviseur
• Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone / email
• Recevoir, trier et distribuer les envois quotidiens
• Assister l’assistante administrative dans la gestion des courriers (in/ out) du Projet, assurer leur traçabilité (réception, tri, suivi et classement)
• Recevoir et transférer des messages aux personnes concernées en respectant la hiérarchie
• Assister le personnel du Projet au besoin (photocopie, numérisation des documents)
• Assurer le classement des dossiers du Projet sur demande de l’assistante administrative
• Communiquer avec des fournisseurs sur demande de l’équipe logistique
• Effectuer d'autres tâches comme le classement, la photocopie, la transcription et la télécopie
• Superviser le travail du gardien
• Exécuter toutes autres taches connexes pour l’atteinte des objectifs du Projet

• Détenir un diplôme en Assistance Administrative ou tout domaine connexe.
• Avoir 2 ans d’expérience dans un poste similaire dans un organisme international.
• Expérience de travail avec des organisations internationales à but non lucratif.
• Expérience démontrée de travail avec des bailleurs publiques et/ou privés.
• Expérience pratique avec du matériel de bureau (imprimantes, photocopieuse, télécopieurs …)
• Attitude professionnelle
• Capacité de faire montre de réserve, confidentialité et discrétion
• La discrétion et le souci de confidentialité sont deux compétences essentielles pour ce poste.
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• Solides compétences en communication orale et écrite en français. L’anglais est un atout
• Capacité d'être ingénieux et proactif lorsque des problèmes surviennent
• Excellentes compétences organisationnelles
• Compétences multitâches et de gestion du temps.
• Attitude du service à la clientèle
• Connaissance approfondie des applications logicielles et le MS Office.
• Capacité de travailler sous un minimum de supervision ou de manière indépendante tout en respectant le délai.
• Disponible pour voyager à l’intérieur du pays.

Un courriel d’introduction contenant la fiche technique du candidat (200 mots maximum) avec objet : Le titre du poste «Kore Sante - Réceptionniste », une lettre de motivation, un curriculum vitae mis à jour, avec 3 références professionnelles. Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas prise en considération. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

2023-03-19