Le Comité de Coordination Multisectoriel des Projets du Fonds mondial de lutte contre le VIH/SIDA, la Tuberculose et le Paludisme en Haiti (CCM Haiti) a pour mission principale de fixer et de déterminer les orientations spécifiques concernant l’utilisation des ressources mises à la disposition d’Haïti par le Fonds Mondial de lutte contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme en lien avec les stratégies et les politiques nationales de santé.
A ce titre, le CCM Haïti est spécifiquement chargé :
o du développement des propositions soumises au Fonds mondial pour financement ;
o de la nomination transparente des Récipiendaires Principaux (RP) pour la mise en œuvre des subventions du Fonds mondial ;
o du suivi stratégique (Oversight) de la performance du/des RP(s) et de la mise en œuvre des programmes ;
o de l’examen périodique des programmes financés.

Conformément à ses statuts, le CCM Haiti, désire recruter un (e) Chargé (e) de Suivi Stratégique pour le suivi de la performance des subventions et des programmes nationaux – un (e ) Assistant (e ) Administratif (ve ).

Responsabilité principale : Supporter le secrétariat exécutif du CCM du point de vue administratif dans l'exécution de son mandat.
Superviseur : Secrétaire Exécutif (ve)
Redevabilité au : Comité de Coordination Multisectoriel
Relation fonctionnelle : Equipe Pays du Fonds mondial, Récipiendaire principal, Partenaire au Développement, Equipe du Secrétariat, Commissions technique du CCM et les consultants.

Description des responsabilités
o Avoir une vue d'ensemble du travail du secrétariat exécutif et suivre de près toutes les activités afin de garantir qu'un soutien opportun soit donné dans les domaines tant généraux que spécialisés.
o Aider dans l'organisation et la planification des réunions du Bureau, des assemblées générales du CCM, des commissions techniques du CCM, des ateliers de travail, des visites de terrain et des voyages (réservation d'hôtel, transport, etc.)
o Participer dans les rencontres/ réunions et préparer les comptes rendus et les rapports de manière régulière et selon les procédures en vigueur ;
o Gérer les listes de contacts des membres, partenaires et fournisseurs de biens et de services du CCM Haïti, des Organisations Internationales, des organisations non-gouvernementales, du Corps Diplomatique et Consulaires, et des Agences de Nations-unies ;
o Écrire des lettres et des courriels au nom du secrétariat et bureau du CCM Haïti
o Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres, des télécopies et des formulaires ;
o Assurer le service du standard téléphonique, répondre aux demandes téléphoniques de renseignements ;
o Recevoir, enregistrer les visiteurs et les adresser au bureau approprié après vérification auprès de la personne qui reçoit ;
o Tenir les registres de courriers, journaux, factures, reçus et les visiteurs ;
o Aider le personnel du secrétariat exécutif en assurant des fonctions simples de bureau telles que la tenue des fichiers et dossiers, l'archivage électronique et physique des documents d'achats et administratifs, de la correspondance, des manuels d'instruction, circulaires, etc.
o Gérer la petite caisse puis - soumettre et rapprocher les rapports de dépenses
o Préparer et surveiller les factures
o Travailler en étroite collaboration avec la comptabilité pour préparer et finaliser tous les paiements courants tels : loyers, maintenances des services du bureau, contrats de téléphonie mobiles/ contrats l’Internet/ contrat d'électricité,
o Commander des fournitures de bureau et rechercher de nouvelles offres et des fournisseurs
o Traiter les requêtes d'achats de biens ou de services, etc.
o Faire suivre le bon de commande auprès des fournisseurs, préparer les bons de réception, recevoir et/ou expédier les articles commandés vers leurs destinations finales ;
o Assurer le fonctionnement de l'équipement en remplissant les exigences d'entretien préventif ; coordonner des réparations ; tenir à jour les inventaires d'équipement ; évaluer de nouveaux équipements.
o Maintenir l'inventaire des fournitures en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau d'inventaire ; anticiper les fournitures nécessaires ; placer et accélérer les commandes de fournitures ; vérification de la réception des fournitures
o Superviser le travail du personnel d'appui
o Maintenir à jour les registres des congés des employés
o Contribuer à I ’effort d'équipe en réalisant des résultats connexes au besoin ;
o Gérer les informations sensibles de manière confidentielle

Qualifications et Expérience
o Diplôme d'études en tant qu'assistant(e) administratif(ve), secrétariat de direction ou domaine connexe
o Au moins 1 année d'expérience similaire dans un organisme gouvernemental, une ONG ou une organisation internationale
o Aptitude confirmée à la communication et l'interaction avec des hauts cadres gouvernementaux, des organisations non gouvernementales (ONG) et des organisations du secteur privé et/ou de la Société civile
o Excellentes compétences de communication écrite et verbale
o Maitrise du Français et de l'anglais pour la compréhension des communications du Fonds mondial. Connaissance pratique de l'équipement de bureau, comme les imprimantes et les télécopieurs
o Maîtrise de MS Office (MS Excel, MS Word, MS PowerPoint, Outlook)
o Excellentes compétences en gestion du temps la capacité de prioriser le travail
o Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de multi-tâche

Compétences et habiletés requises :
o Professionnalisme
o Leadership
o Esprit d'initiative
o Travail en équipe
o Capacité de fournir un support adapté dans un environnement changeant
o Aptitudes à résoudre les problèmes
o Talents exceptionnels dans la communication, dactylographie, rédaction et correction
o Compétences en rédaction administrative
o Analyse, précision, discrétion et jugement
o Gestion des achats
o Contrôle de l'inventaire
o Attention au détail
o Expérience professionnelle ou bénévole auprès de populations socialement marginalisées

CV, Lettre de motivation, Diplôme et/ou Certificats

o Les postes sont basés à Port au Prince
o Intéressé (es) doivent être disponibles immédiatement
o Seuls les candidats qualifiés seront contactés.

2023-04-10