Gestion Administrative et financière

Assurer la mise en œuvre et le maintien efficace de la gestion financière et les systèmes administratifs

Surveiller la rapidité et l'exactitude des rapports financiers qui sont soumis aux Bailleurs de Fonds en Haïti.

Approuver les demandes de décaissement ainsi que les sorties de fonds.

Préparer le budget annuel et les sous budgets.

Encadrer et coordonner le travail du Personnel Administratif

Veiller à l’application des dispositifs de manuels de procédures et faire des propositions si nécessaires.

Vérifier les procédures d’achat avant d’émettre un chèque

Assurer la présentation en temps voulu des données sur le terrain afin de Vérifier les rapports financiers sur les dépenses des fonds de subvention en vue de leur inclusion dans des rapports aux bailleurs de fonds.

Préparer le rapport annuel pour le Ministère de la planification.

Veiller à ce que toutes les taxes soient payées régulièrement à la DGI ainsi que les bordereaux (TELECO, CAMEP, ED’H, internet) sont payés régulièrement

Préparer les séminaires pour les organisations travaillant sur le terrain.

Aider à renforcer les capacités des organisations partenaires dans la gestion financière et d'établissement de rapports par le biais de visites d'assistance technique sur le terrain.

Assurer la liaison régulière avec le Représentant National, les Agents de programmes aux fins de suivre l'exécution du budget.

Élaborer des stratégies pour attirer des fonds pour les programmes, en coordination avec le bureau.

Travailler étroitement avec le bureau mère dans l'élaboration de propositions et de budgets à soumettre aux bailleurs de fonds et les fondations comme et quand nécessaire;

Coordonner et travailler avec les vérificateurs externes pour Haïti ainsi que les audits requis pour les programmes en Haïti.

Logistique

Fournir toutes les mesures administratives et de soutien logistique au personnel du programme en voyage.

Gérer tous les biens du bureau (Véhicules, matériel informatique, groupe électrogène, photocopieuses, téléphones) ainsi que la maintenance régulière du bâtiment.

Faire l’Acquisition de matériels et Equipements

Contrôler la consommation moyenne des véhicules en carburant Et vérifier si les assurances des véhicules sont payées régulièrement.

Ressources Humaines

Participer au recrutement des employés

Gérer les ressources humaines et de maintenir des politiques et des procédures pour l'ensemble du personnel.

Assurer la gestion des dossiers du personnel, les demandes de congé et maladie, et veiller à ce que les assurances sont payés mensuellement ainsi que le fonds de retraite des employés.

Coordonner les évaluations annuelles du rendement pour tout le personnel en en collaboration avec le Représentant National.

Soutenir l'équipe en l’aidant à s'acquitter de leurs fonctions de façon efficace et rentable.

Planifier et organiser efficacement le travail du personnel administratif


Autres taches

Maintenir de bonnes relations avec les collègues, les partenaires financiers, ainsi que les autres intervenants externes.

Effectuer des déplacements sur le terrain ou le bureau a des activités

Effectuer toutes autres tâches préalablement discutées en accord avec le superviseur

Licence en Sciences Comptables
Avoir au moins 5 ans d’expériences dans le domaine de la Comptabilité (expérience dans les ONGs préférable)
Parler et écrire couramment le Français et le Créole
Connaissance de l’Anglais (parlé et écrit)
Connaissance approfondie en Quick books, Excel, Word, Internet, Powerpoint
Confidentialité
Attention aux détails
Habiliter à travailler indépendamment et en Equipe
Expérience dans la Gestion du Personnel

Le bureau se trouve a Mirebalais avec des deplacements sur le terrain.
Horaire 8h - 4h du lundi au vendredi

CV Detaille avec deux references
Lettre Manuscrite
Copies des diplomes et certificats

Poste a promouvoir immediatement

2010-07-07